Post-its para Kanban (do papel para o Trello)

Além de ajudar na organização, o App pode levar suas ideias e anotações feitas em papel para o PowerPoint, Excel e Trello. A digitalização funciona muito bem e ainda é possível editar no celular todo que veio dos Post-Its de papel.

O App é antigo, mas por algum motivo a empresa resolveu promovê-lo em alguns Canais do YouTube que acompanho. Comecei a ver publicidade por toda parte e resolvi experimentar novamente. Instalei e logo notei que os antigos problemas ainda se encontravam sem solução. 

A navegação é pouco intuitiva. Inclusive existem algumas reclamação nas avaliações do App dizendo que "… quando consigo criar o Post-it, já esqueci o que queria anotar". É definitivamente um exagero, mas penso que a navegação precisa, sim, ser melhorada.

Outro problema é a falta de sincronismo em nuvem. O que você salva em um aparelho, fica lá. Ao menos não encontrei uma forma de criar uma conta e sincronizar as informação entre meus diversos aparelhos. E tenho certeza de que alguns usuários acharão extremamente grave a falta de um sistema de lembretes.

Calma, existem coisas boas...

Depois de usar por algum tempo, percebi que a finalidade do App Post-it é, na verdade, criar uma ponte entre o mundo real e o virtual. É muito fácil digitalizar suas ideias e anotações feitas em papel e que estão espalhadas em um quadro ou por toda parte na sua mesa. É possível capturar tudo, reorganizar, anotar com tinta eletrônica e depois mandar parte do material ou tudo para PowerPoint, Excel ou Trello.

Como o App funciona

É claro que sendo um App você pode simplesmente criar um Post-it virtual e começara a rabiscar ou digitar. Se preferir, pode inclusive escolher a cor do papel e da caneta. Mas, por algum motivo que não compreendo, não é possível girar ou manipular textos digitados. Assista o vídeo para entender melhor o que estou querendo dizer.

Criar a anotação é fácil, difícil é entender a forma como o App organiza as coisas. As anotações ficam dentro de um Grupo que fica dentro de um Quadro. No começo ache isso super confuso, mas depois que entendi, percebi como essa estrutura casa bem com a do Trello, por exemplo.

Ao fotografar um conjunto de Post-its você pode decidir quais deles quer efetivamente capturar e os selecionados aparecerão no App ordenados da mesma forma como estavam na sua mesa ou parede. No App é possível movimentar os papeis por toda parte, mudar um ou mais de um Grupo para o outro, escrever neles com tinta eletrônica e até apagar parte do que você fez com tinta de verdade.

Integração com o Trello

Na exportação para o Trello, o que está no Board ou Quadro do Post-it será criado no Trello como Quadro (do Trello) com o mesmo nome. E os Grupos do Post-it serão as Listas no Trello. Claro, você pode mudar o nome dos Boards e Grupos do Post-it, mas o mais interessante em minha opinião é a interface do App com o mundo real.

Muitas equipes preferem trabalhar com quadros Kanban de verdade, ou seja, criados com Post-its colados na parede. Entendo perfeitamente essa forma de trabalhar, mas conforme mencionei em vídeo recente. o eletrônico tem inúmeras vantagens e o App Post-it pode ser uma forma de transportar o que está no real para o virtual.

A digitalização é excelente, mas não existe nenhum tipo de vínculo entre o App e o Trello. O que ocorre é apenas uma exportação. Ou seja, se você incluir novos cartões no App Post-it, eles não aparecerão no Trello. Li também algumas reclamações a respeito da digitalização de quadros Kanban feitos na parede. Parece que o agrupamento automático do App nem sempre funciona bem, mas não tive oportunidade de experimentar.

Post-its no Evernote

Você deve ter notado que o Evernote não faz parte das opções para exportação no App Post-it. Uma opção é a exportação como imagem, mas, neste caso, não haverá como manipular as anotações ou mover o conteúdo pela tela. Felizmente existe uma opção integrada ao próprio App Evernote.

Vá até configurações e entre no sub-menu “fotos” e verá que pode configurar o App Evernote para capturar Post-its e já levar aquelas informações para determinado Caderno ou incluir uma Etiqueta. Tudo é feito de forma automática com base na cor do Post-it. Para saber como, recomendo meu o artigo e vídeo “Como funciona a digitalização de documentos no Evernote e quais as vantagens do Moleskine e Post-it”.

 

EVERNOTE | AULA 5: Veja meus Cadernos

Meu Evernote não está repleto de segredos. Sou uma pessoa comum, mas o conteúdo que guardo lá é pessoal e por isso evito compartilhar muitas telas nos vídeos. Por outro lado sei que com exemplos as coisas podem ser melhor assimiladas e compreendidas.

No vídeo de hoje demonstrarei 3 dos meus Cadernos. Começaremos navegando por um dos mais antigos e termino o vídeo explicando o mais novo de todos, para que você também conheça um pouco do meu processo de criação e organização de conteúdo e informações.

1. MEMÓRIAS

Este Caderno foi criado porque eu queria uma espaço para guardar algumas cartas que troquei com amigos e também com o escritor Fernando Sabino.

O Caderno Memórias é uma espécie de diário, mas uso de uma forma diferente. Não escrevo nada, vou apenas montando a minha história e o Caderno fica parecido com uma timeline de Rede Social. Às vezes encontro uma foto perdida da infância na casa dos meus pais, digitalizo e coloco dentro de uma Nota. Outras vezes é uma imagens de um antigo website ou algum texto ou email importante que por algum motivo eu havia guardado em papel ou no meu computador.

O que eu faço quando encontro algo que quero arquivar é criar uma Nota no Caderno Memórias e depois mudo a data de criação daquela Nota para que ela possa ficar correta dentro da ordenação cronológica de acontecimentos da minha vida.

Além do que já mencionei, guardo também versões digitalizadas de cartões que recebo no aniversário e outras datas, fotos de quadros ou obras de arte que gosto em algum museu e recentemente resolvi mover para lá meus documentos vencidos. Pensei nisso depois que gravei os primeiros vídeos aqui para a série Organizando a vida com o Evernote.

Os documentos não têm mais valor legal, porém, no Caderno certo, ganham um imenso valor sentimental. Da mesma forma como tenho feito com as demais memórias, mudo a data de criação da Nota para a data de expedição do documento e passo a ver, por exemplo, minha primeira carteira de motorista próxima ao recibo de compra do meu primeiro carro.

Outro tipo de Nota que costumo mover para lá é algo relacionado a algum projeto. Por exemplo, recentemente fiz uma pequena reforma em casa. Criei uma Nota no Caderno Casa, coloquei lá alguns desenhos e um checklist de itens que precisava comprar. Quando o projeto acabou, movi a Nota para o Caderno Memórias.

Tenho um mini-jardim e uma horta e eventualmente fotografo as plantas em diferentes momentos, especialmente quando estão nascendo tomates, pimentões etc. Enfim, existem inúmeras lembranças que vou guardando por lá. Inclusive desenhos e áudios de conversas que gravei do meu filho quando ele era bem pequeno.

Diria que é meu Caderno predileto e estou agora buscando preencher algumas lacunas de alguns anos que não têm nenhum tipo de conteúdo.

2. eWallet

A carteira digital do iPhone é o que mais me faz falta desde que migrei para o Android. É um aplicativo muito bem feito e o Apple Pay, que tive a oportunidade de usar muito quando morei nos Estados Unidos, é definitivamente excelente. Sei que existem alternativas para o Android, mas, ao menos até o momento, não encontrei nenhuma tão boa quanto a versão da Apple.

Outro problema é que nem todas as empresas oferecem integração com essas carteiras digitais e resolvi criar uma carteira dentro do meu Evernote. É simplesmente um Caderno que está na minha área de Atalhos e onde guardo:

  • Print da tela de Apps mostrando cartões que têm códigos de barra, e não oferecem integração com carteiras eletrônicas;

  • Print da tela de Apps mostrando Cartões de Fidelidade;

  • Print de tela contendo cartões de embarque.

É um caderno bastante simples, mas que me ajuda a ter acesso rápido ao que eu preciso, especialmente as passagens aéreas. E no caso dos cartões de embarque, levo todos eles para o Caderno Memórias depois da viagem.

3. MÚSICAS

É meu Caderno mais novo. Surgiu esses dias e achei interessante colocar ele aqui na relação para servir como inspiração. Quando crio um Caderno novo nem sempre sei se ele fará parte de alguma Pilha ou mesmo se continuará a existir. Também não me preocupo tanto com o nome. Este, por exemplo, nasceu como "Letras" e foi transformado em "Musicas".

Sempre curti muito fazer um trabalho investigativo de letras de músicas que gosto. É apenas um passatempo que tenho, mas sempre pesquisava, matava a curiosidade e nunca guardava nada. Resolvi fazer algo deferente. Comecei a montar um espaço com as letras e material de referência.

Primeiro surge a Nota com a letra de alguma música e depois vou fazendo as pequisas e usando o Web Clipper para capturar explicações. Ainda não cheguei ao formato ideal para o Caderno, mas estou imaginado que as letras das músicas ganharão a Etiqueta "Letras" e que o material de referência estará conectado via links internos do Evernote. E finalmente, se a cosia se tornar muito elaborada, pode ser que eu tenha que criar um Índice de Notas. Para entender todos estes temas em detalhes, dê uma olhada nos antigos vídeos a respeito de material de referência.

 

EVERNOTE | AULA 4: Etiquetas para quê?

A existência das Etiquetas do Evernote é um mistério para muita gente. Meus alunos me perguntam com frequência para que servem e como usá-las. Algumas pessoas nem sabem que elas existem. Já os apaixonados, usam Etiquetas para tudo. E finalmente alguns as usam de forma mais moderada e combinada aos Cadernos. É o meu caso.

Para entender quando usar Etiquetas, é preciso primeiro compreender como elas funcionam e qual a diferença entre elas e os Cadernos. Vamos começar por quantidades.

São permitidos 250 Cadernos na conta gratuita e 1.000 na Premium. Já a quantidade de Etiquetas que você pode ter, seja na conta paga ou na gratuita é 100.000, com um máximo de 100 por Nota.

Outra diferença técnica é que sendo um usuário Premium você pode ativar um ou mais Cadernos para funcionarem em modo offline no seu telefone ou tablet. Ou seja, será possível ver todo o conteúdo deles ainda que não exista conexão com a Internet em algum momento.

Não há como ter uma mesma Nota em vários Cadernos do Evernote, portanto, se você precisa de uma Nota classificada de diferentes formas, Etiquetas são o melhor caminho. Com elas é filtrar uma mesma Nota em diferentes grupos.

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Existe a possibilidade de criar uma árvore de Etiquetas arrasando uma para cima da outra, mas é uma estrutura que serve apenas para organizar as cosias. Ao clicar na Etiqueta mãe, você não verá o conteúdo das sub-Etiquetas e não há indícios de que isso vá mudar. Por outro lado, ao criar uma Pilha de Cadernos, também arrastando um Caderno para cima do outro, você pode ver todo conteúdo de todos os Cadernos que estão naquela Pilha.

QUAL É A SUA NECESSIDADE?

Agora que você conhece as diferenças técnicas entre Cadernos e Etiquetas, pergunte-se como e quando precisa acessar determinadas informações e pense sua organização para atender as suas necessidades. E claro, se algo mudar na sua vida ou trabalho, você pode sempre ajustar a forma como usa os Cadernos e Etiquetas do Evernote.

COMO EU USO ETIQUETAS

1. Filtros - No meu Caderno Casa tenho, por exemplo, as plantas da casa e de alguns cômodos e também as medidas de alguns móveis e paredes. Todas essas Notas estão marcadas com a Etiqueta Medidas. O mesmo acontece com os manuais, que também estão no Caderno Casa e são identificados com o uso da Etiqueta Manuais. Quando preciso de alguma informação específica relacionada à minha casa, posso entrar no Caderno e filtrar usando as Etiquetas.

Etiquetas também funcionam bem para Notas que estão em diferentes Cadernos do meu Evernote. Se preciso ver os passaportes de todos da família, clico na Etiqueta Passaporte e o Evernote me mostrará as Notas filtradas, mesmo que todas elas estejam em Cadernos diferentes. Assista a AULA 3 para entender melhor.

2. Estatísticas - Já as Notas dos meus alunos estão espalhadas por diversos Cadernos. Há os que apenas entraram em contato comigo uma vez, há os que marcaram uma conversa e não compareceram, os que decidiram começar o trabalho de mentoria, mas nunca foram adiante, os que iniciaram os trabalhos etc. Enfim, são diversos espaços que precisam ser organizados para que eu tenha acesso às informações de forma eficiente.

Todas as pessoas que marcaram uma conversa comigo, ganham a Etiqueta Meet na Nota. O nome vem do Google Meet, que é o App que uso para as conversas e mentorias. Os que não compareceram ganham a etiqueta NO-SHOW, que é um termo que vem dos meus tempos de trabalho com turismo. Importante deixar claro que essas classificações não surgiram todas de uma vez, nem da noite para o dia. Ao longo dos anos trabalhando como consultor, fui identificando informações que seriam importantes e fui criando as Etiquetas. Outras, que gosto muito, me ajudam a conhecer o estado e a profissão ou área de atuação de cada um dos alunos.

Com todas essas informações nas Notas, posso gerar uma série de estatísticas. Por exemplo, sei que Advogados, Arquitetos e Contadores são as profissões que mais me procuram para aulas ou mentorias. Sei também que nos últimos meses, Minas Gerais está em alta, quase ultrapassando Santa Catarina. Sei de tudo isso, simplesmente entrando na área de Etiquetas e olhando os números ao lado de cada uma delas.

3. Ação - Já tive várias etiquetas deste tipo, mas no momento tenho apenas uma, a Comprar, que fica na minha Área de Atalhos do Evernote. Mas você pode e deve ser criativo e criar outras como Ligar, Ler etc. A ideia é identificar as suas necessidades e ter um filtro para executar determinada ação.

FORMATO EM TESTES

No meu livro sugiro que você escolha um formato e o utilize sempre, simplesmente porque será mais fácil encontrar uma Etiqueta quando você precisar. Outra vantagem dessa estratégia é que evitará a criação de novas Etiquetas acidentalmente. O formato que eu usava no passado era tudo em letras minúsculas e o mais simples possível, mas ando realizando alguns testes e estou gostando muito.

Apesar de ser possível organizar as Etiquetas em árvore, conforme explico no vídeo, tenho experimentado uma estrutura com “nome e sobrenome”. Por exemplo, no caso do estado do cliente, tenho "Região | SP". Uso “região” porque aqui em Portugal e outras partes do mundo “estado” não existe e queria algo com significado mais amplo.

A vantagem desse formato é que só preciso lembrar do primeiro nome da Etiqueta. Ao escrever Região na caixa de buscas das etiquetas (vide exemplo abaixo), verei um filtro com todas as regiões e posso escolher rapidamente a que quero na lista. E se aquela região (Ex.: Região | PB) ainda não existe, é fácil perceber olhando para a lista que se abriu. E, finalmente, para filtrar informações estatísticas também ajuda muito.

Buscando por Região na caixa de etiquetas, verei algo como:

Região | Porto
Região | RJ
Região | SC
Região | SP

BUSCA AVANÇADA

As Etiquetas também podem ser combinadas entre si. Por exemplo, posso selecionar 2019 + Fevereiro + Região | RJ para saber quantos clientes atendi em fevereiro de 2019 e que, ao mesmo tempo, são do estado do Rio de Janeiro. Mas esse é um assunto para a aula específica a respeito de buscas e buscas avançadas no Evernote. Assine meu Canal no YouTube para acompanhar os próximos vídeos.