Workflow-C
Ideias simples com incríveis poderes
O primeiro fluxo de trabalho que gerenciei na minha vida, não usava um quadro Kanban. Estamos falando de uma empresa do final da década de 90, em que praticamente todo controle de atividades e processos era feito em papel. E ainda assim, havia uma sequência de etapas e um sistema baseado em diversos dos princípios que anos mais tarde incluí no Workflow-C.
Um dos princípios era ouvir a equipe ou perguntar e procurar entender a razão pela qual algumas coisas estavam sendo feitas fora dos procedimentos. Qualquer explicação convincente tinha uma grande chance de transformar aquela ideia em algo que adotaríamos dali por diante.
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Tantas ideias!
São tantas ideias que brotam diariamente na minha cabeça, que precisei criar um quadro no Trello para controlar a produção de vídeos. E como ideias geram mais ideias, vou usar este quadro para uma aula do curso Workflow-C. Há dias venho pensando em como criar um exemplo prático e hoje tive o clique.
Esse quadro é perfeito para isso. É um quadro real, que usa praticamente todos os ensinamentos (aulas) que estou produzindo para o curso.
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O novo Planejador do #Trello tem total relação com os Compromissos Genéricos do Workflow-C.
O novo Planejador do #Trello cria uma conexão com sua Agenda do Google (Google Calendar) ou Outlook, mas como o próprio nome dessa nova função sugere, trata-se de muito mais do que uma simples integração.
É algo que está totalmente em linha com o que chamo de Compromissos Genéricos no Workflow-C. No sistema, Compromissos Genéricos são os bloqueios criados no calendário para realizar atividades ou tarefas, mas sem especificar que tarefa. Por exemplo, “responder clientes”.
Aquele intervalo de tempo fica reservado, mas a decisão de que cliente ou clientes responder é tomada com base no fluxo de trabalho que está no quadro Kanban.
O que não tem solução, solucionado está.
A frase “o que não tem solução, solucionado está” aparece em diversos livros do meu autor predileto, Fernando Sabino. No caso dele, a impressão que fica é de que há certas coisas na vida que não podemos mudar e o melhor a fazer é aceitar. Porém, a minha visão a respeito dessa frase é um pouco diferente. Está mais ligada a algo que meu pai sempre diz: “Há solução para tudo, exceto a morte”.
Não sei se você já passou por isso, mas às vezes a nossa mente quase entra em pane de tanto tentarmos encontrar uma uma saída para um problema. Naquele momento, tudo parece terminar em barreiras insuperáveis, completamente impossíveis de serem contornadas.
Com o passar dos anos, aprendi algo que funciona muito bem tanto para a vida pessoal quanto profissional. Simplesmente vá fazer outra coisa. Foque em outro trabalho ou problema e, de repente, você ouvirá aquele click interior.
“Já sei!” 🎉
Isto acontece porque, ao alternar, o seu cérebro continuará processando o primeiro problema nos bastidores e tudo que você precisava era relaxar ou ver o problema a partir de outros ângulos. E é exatamente o que acontece quando nos afastamos da situação momentaneamente. O cérebro relaxa e, ao mesmo tempo, ao olhar para outras atividades, termina por encontrar alternativas em locais inesperados.
Porém, há um detalhe importante. O click tem que vir acompanhado de conseguirmos voltar para o ponto onde estávamos antes. No nosso trabalho, alternar pode ser tanto escolher outro quadro Kanban, quanto outro cartão como foco. Não faz diferença. O que importa é alternar. Porém, é fundamental termos quadros bem construídos. Espaços que, dentre outras coisas, congelem o momento de um trabalho em progresso e nos propiciem a calma e a certeza de que tudo estará lá quando voltarmos.
No que diz respeito a projetos pessoais, os “Containers de Informação” que uso no Timeline System cumprem exatamente o mesmo papel. Tudo que deixei guardado cronologicamente lá, estará lá quando eu voltar.
Enfim, no meu caso, o click surge de duas formas. Uma delas é finalmente visualizar a solução que parecia impossível, mas que agora ficou tão óbvia. A outra é conseguir enxergar o problema em si como uma vantagem e tirar proveito dele. Essa segunda é a que eu mais gosto. É quase como vencer uma batalha usando as estratégias do adversário.
De volta à minha visão a respeito do mantra do Sabino. “O que não tem solução”, ou seja, o problema em si, “solucionado está”, em outras palavras, usar o problema como a solução propriamente dita.
Quando isso acontece, é uma satisfação imensa, mas lembre-se, alternância também significa fazer algo muito difícil atualmente, desligar a mente por completo, como que numa longa pausa da Técnica Pomodoro. Mas isto é assunto para outro momento.
O sistema de gestão de atividades da sua empresa funcionaria sem um app?
Algo que digo com frequência aos meus clientes é para não focarem em tecnologias enquanto me explicam os processos da empresa. Ainda assim, é muito comum frases como “… aí movo o cartão para a lista ‘X’ do Trello…” e é neste momento que interrompo dizendo, “imagine que o Trello não existe”.
Entendo essa dificuldade de separar as coisas porque empresas vendem a ideia de que os aplicativos são a solução. Porém, isso não poderia estar mais longe da verdade. É, em realidade, uma armadilha. A solução é ter um bom processo e um fluxo transparente. Em outras palavras, uma equipe que pensa como equipe e age como equipe.
É por isto que o que preciso neste momento inicial é entender os processos. É uma informação crucial para podermos escolher e aplicar tecnologias como o Trello da forma mais eficiente possível.
Aliás, este momento inicial das mentorias é muito intrigante em vários aspectos. Algo que também percebo com bastante frequência são meus alunos anotando o que eles acabaram de me explicar. Ao que parece, a forma como conduzo as perguntas para compreender as etapas do que a empresa faz, ajuda o gestor ou dono a entender melhor os próprios processos.
Enfim, tudo isto para dizer que tive uma ideia para o meu livro e este acabou sendo o foco do que estou escrevendo agora pela manhã.
Entre 1997 e 1999, fui gerente de uma agência de viagens e nossos processos eram todos controlados por um fluxo que usava apenas papel. Apesar de quase 10 pessoas na equipe, havia apenas dois computadores na agência. Um deles ligado ao sistema de reservas das companhias aéreas e totalmente dedicado a isto, e outro que ficava na área administrativa para as pouquíssimas burocracias que já eram eletrônicas.
O que resolvi fazer logo no capítulo “Introdução” do livro foi apresentar o conceito de fluxo de trabalho usando o exemplo do que fazíamos naquela época e, ao mesmo tempo, estabelecer uma comparação com os termos e ensinamentos que uso atualmente nas minhas mentorias.
Além de uma viagem no tempo para quem viveu aquela época, acredito que será um exercício interessante para quem só sabe fazer as coisas usando aplicativos.