Vladimir Campos

Ontem tive uma reunião com alguns coordenadores de um potencial cliente e notei algo que costumo notar em várias empresas.

Se na sua vida pessoal ou no seu trabalho em equipe você está usando a ferramenta de organização como “preciso lembrar de preencher depois”, algo está muito errado.

Pode ser que você tenha caído na armadilha da indústria, ou seja, adotou uma “ferramenta milagrosa”. Outra opção é que a ferramenta esteja sendo vista como algo que serve apenas para criar um histórico de informações para controle do que foi realizado — como notei na minha reunião de ontem. Há ainda algo que acontece com muita frequência: o sistema de trabalho que você está usando na sua ferramenta não está bem construído. Mas a experiência me diz que normalmente é um pouco de cada.

Sistemas x Aplicativos

A primeira coisa que faço ao ligar meu computador é abrir o Obsidian. Antes dele, era o Evernote. E antes dos smartphones, era o bloco de notas do meu Palm Pilot, onde eu já mantinha um sistema rudimentar. Quando trabalhava com equipes, abrir o Trello era sempre a primeira coisa a fazer.

Mas não basta abrir, é preciso que o aplicativo esteja sendo consultado e alimentado em tempo real. Ele deve funcionar como um mapa que te ajuda a encontrar seu caminho. Ele indica o que tem que ser feito, o estado em que está aquilo que falta ser concluído e também contém informações e materiais de referência que te auxiliam no trabalho.

Mas lembre-se, o aplicativo nunca fará isso milagrosamente. É o seu sistema de trabalho, usando o aplicativo apenas como ferramenta, que faz as coisas funcionarem de forma harmônica. Consultar ou preencher um quadro ou sua ferramenta de organização pessoal preferida depois — no final do dia, por exemplo — tende a criar a sensação de “mais uma coisa pra eu fazer … amanhã eu faço”.

Painel de Controle

Uma analogia que sempre uso com meus alunos é dirigir. Ao virar a chave na ignição, tendemos a olhar para o painel, no mínimo para saber qual é o nível do tanque de combustível. Se estiver baixo, nossa primeira ação será procurar um local para o reabastecimento. E, ao dirigirmos, procuramos ficar atentos à velocidade para evitar multas. Se estamos usando um mapa, procuramos por caminhos menos congestionados. E assim por diante.

Além de saber o que está acontecendo dentro do carro, temos também que sinalizar para os demais motoristas que vamos entrar à direita ou à esquerda. Se há um problema mecânico que nos obriga a parar no meio da rua, ligamos o pisca-alerta. Enfim, as sinalizações e o painel são utilizados em tempo real e servem para os que conduzem e para os que estão à volta.

Certamente você já passou por situações nas quais a falta de atenção ao painel ou a ausência de sinalizações externas criou um problema ou mesmo um acidente.

A dica é pensar no seu sistema de trabalho como as regras de trânsito e, consequentemente, a ferramenta que você usa — o carro — tem que ser acompanhada e atualizada em tempo real.

Ou seja, um gestor nunca precisará perguntar para a equipe como está o andamento disto ou daquilo. Nunca interromperá o trabalho pedindo para a equipe preencher uma planilha com todos os dados atualizados. Basta olhar para o quadro a qualquer momento.

E é perfeitamente possível transportar este raciocínio para a organização pessoal. Mesmo trabalhando sozinhos, saber o que já fizemos e o que falta fazer é fundamental para evitar retrabalho ou erros.

Enfim, quando você voltar do almoço ou do final de semana, basta olhar para o aplicativo para saber exatamente onde você havia parado. É simples e fácil saber o que já fez e o que falta fazer, porque o que está ali é precisamente o que aconteceu.

Em outras palavras, manter tudo atualizado significa evitar custos de transação para você ou para a equipe. E sem atritos causados pela falta de informação, o trabalho de todos seguirá de forma muito mais harmônica.