Quando eu começo o trabalho de mentoria com uma nova empresa, a primeira coisa que eu preciso entender é como o fluxo de trabalho deles funciona.

Pode ser que não seja bom, pode ser que as coisas não estejam andando bem, mas o fluxo está ali.

Existe um fluxo e eu preciso entender como as coisas, o caminho que as coisas fazem, os processos fazem dentro da empresa para poder ajudar.

E só depois de entender e de pensar naquele fluxo é que eu vou trabalhar com a parte de tecnologia, usualmente um quadro do Trello, mas depende da necessidade de cada cliente.

Enfim, é por isso que eu comecei o primeiro capítulo do meu livro sobre o meu sistema, o Workflow C, é justamente sobre isso, de perceber o fluxo como uma coisa desvinculada da tecnologia.

Eu dou o exemplo lá no livro de um fluxo, talvez tenha sido o meu primeiro fluxo kambanda vida que eu usei em uma agência de viagens lá no final da década de 90.

E não existia nem computador, a agência tinha dois computadores, um deles era só para fazer reservas no sistema de reservas de companhias aéreas e o outro ficava lá no administrativo para as burocracias, acessar banco, essas coisas.

Não tinha computador na mesa das pessoas.

E o fluxo funcionava, era um fluxo baseado em envelopes, mais ou menos desse tamanho aqui, é o que eu encontrei aqui, um envelope aqui da Amazon.

Era mais ou menos desse tamanho, um formato A5, ficava em pé assim dentro de uma caixinha e aqui na frente nós tínhamos uma ficha com informações, colava uma ficha que como se fosse uma ficha cadastral.

E dentro desse envelope todas as informações do cliente.

E havia muita informação porque tudo era manual, como eu disse, não tinha computadores.

E essas coisas iam, nós íamos colocando lá dentro e esse envelope ficava numa caixa, todos eles ficavam numa caixa.

E dependendo da posição deles dentro da caixa eu tinha um status, ou seja, potencial cliente, cliente em andamento ou cliente em viagem, coisas desse tipo.

E esse envelope perambulava pela agência, algumas vezes de forma meio bagunçada, mas ele tinha umas regras.

Eu falei sobre tudo isso lá naquele capítulo e enquanto ontem eu dava uns ajustes no capítulo, eu lembrei de uma coisa que eu incluí nesse capítulo que eu achei interessante comentar aqui.

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Enfim, esses envelopes lá, eu estava escrevendo o capítulo e aí eu lembrei de uma coisa que eu incluí nesse capítulo e que eu achei interessante trazer aqui.

Já mencionei isso de outras formas em outras conversas, mas vale muito a pena falar sobre isso.

Mas antes de falar sobre a minha história, algo que tem, de certa forma, uma relação.

Eu lembro de uma vez que eu estava com um gestor, ele era dono de uma empresa que tinha filiais em algumas partes do Brasil, se não me engano eram cinco filiais em diferentes cidades, e um dia eu estava com os gerentes, um de cada uma das filiais e o dono dessa empresa juntos.

E chegou um momento em que no fluxo, eu estava analisando o fluxo junto com eles, e eu falei, e agora, o que acontece nesse fluxo?

O que vocês fazem a partir desse momento?

E aí algumas pessoas disseram, não, nós fazemos isso, outras pessoas disseram, nós fazemos aquilo e tal.

E elas foram percebendo, falando de coisas que elas perceberam ao longo do processo que tinha relação com a realidade de cada uma das filiais.

Cada uma tinha uma característica diferente, então por isso que as coisas aconteciam de uma forma diferente.

E essas ideias vieram das pessoas da ponta, quem estava trabalhando na ponta.

E nós acabamos criando lá um processo que juntava várias dessas ideias, porque eu achei exatamente interessante isso.

Quem percebe mais o que está acontecendo, quem está executando o trabalho, que é uma outra dica que eu constantemente digo para os gestores, para os donos, e por isso que eu quero a maior parte das pessoas sempre comigo nas sessões, porque quem está executando sabe de coisas, problemas do dia a dia, e procura soluções que deviam estar sendo adotadas por outras pessoas em outros lugares.

Então foi muito interessante isso, e tem total relação com o que eu ia dizer com a história dos nossos envelopes.

Esses envelopes caminhavam, era um envelope, apesar de ter os dados do cliente, não era um envelope do cliente, era um envelope da viagem.

Então cada viagem, mesmo se fosse o mesmo cliente, quando ele voltasse ele ia ter um outro envelope com uma ficha, copiar os dados dele, atualizar os dados que tinha, era tudo manual, não tinha nem imprimir isso.

Era uma ficha que era feita cópias dessa ficha, era recortada e colada lá, e era tudo preenchido manualmente os dados do cliente.

Então cada envelope era uma viagem.

E quando terminava uma viagem, depois que passou pelo processo, todo esse envelope subia para o arquivo que a gente chamava de arquivo morto, e era guardado em uma caixa em ordem alfabética.

E algo que eu lembro que aconteceu, por pura observação e necessidade dos agentes de viagem, foi que esses envelopes antigos, eles começaram, algumas pessoas começaram a grampear, pregar um clipe de papel junto com o novo.

Então eles criavam um novo envelope, pediam para o administrativo o envelope antigo, copiavam os dados que estavam ali do cliente, perguntavam se tinha alguma atualização, telefone, alguma coisa desse tipo, e juntavam o outro envelope com aquele envelope, o envelope novo com o envelope da viagem antiga.

E eu queria saber, mas por que vocês fizeram isso?

Vocês já não copiaram todas as informações?

E a resposta foi muito simples, é para eu saber várias coisas desse cliente.

Tem histórias aqui, esse envelope tudo o que acontecia, qualquer bilhetinho, qualquer coisa, qualquer anotação, ia para dentro desse envelope.

E havia muito papel, não tinha sistemas.

E às vezes, uma coisa de uma viagem passada, o que a pessoa pediu em uma viagem passada, o gosto que aquela pessoa tinha, era como se fosse um CRM altamente manual.

Eles começavam a juntar todas essas informações, e haviam pessoas que viajavam com frequência, às vezes você tinha ali dois ou três envelopes grudados com as informações das viagens passadas.

Muito interessante isso, e algumas pessoas não faziam isso na agência, simplesmente copiavam os dados e usavam o envelope novo.

E quando nós percebemos que isso era algo que fazia sentido, que podia ajudar bastante, nós adotamos isso como uma prática.

Mas foi porque eu percebi que alguém fazia isso, perguntei por que essa pessoa fazia isso, achei interessante, conversamos com as outras pessoas da equipe, todos acharam que isso valia a pena, e nós adotamos isso como uma prática dentro da empresa.

Então, eu nunca saberia disso, porque eu tinha muitas outras preocupações, e se eu não tivesse percebido aquele envelope grudado, e se eu não tivesse perguntado por que o envelope estava grudado, porque eu podia ter deduzido também, deve estar aqui por algum tempo, só para eles copiarem alguma informação do envelope.

Não, eu perguntei, quis entender por quê, e aí nós adotamos isso como uma prática.

Então, faça isso na sua empresa, se você é dono de uma empresa, se você gerencia uma equipe, preste atenção nas coisas que estão acontecendo, entenda por que essas coisas estão acontecendo, porque é muito fácil eu dizer, não, não é para ficar assim, é uma bagunça, envelope arquivado é envelope arquivado, envelope novo é envelope novo.

Tem uma razão de ser, e era uma razão muito clara, uma razão que fazia muito sentido.

Então, muitas coisas que as pessoas fazem, elas fazem para tentar resolver problemas que um sistema, um fluxo não está resolvendo.

Por que não pegar aquilo, adotar e trazer para o seu sistema?

Uma parte, isso foi junto com, isso tem total relação com o sistema de trabalho para empresas, a minha mentoria para empresas, mas isso, junto com uma coisa que aconteceu lá no meu estágio, anos atrás, um processo histórico de arquivamento de coisas, foi, eu acho, quando eu olho para isso, eu acho que isso foi também um embrião do que me levou mais recentemente, há alguns anos, a criar o meu outro sistema, que é o Timeline System, porque isso tem a ver com tempo, história, é o passado ajudando, ou seja, no Timeline System, o que eu faço?

Eu trago de volta uma anotação, eu trago de volta uma pasta inteira para o Action Container, e quando ela termina de ser usada, eu mando ela para a Timeline.

Então, tem isso de ver a história, usar a história, trazer a história de volta para o estado atual, ou, se fosse o caso, digamos que o envelope não tinha quase nenhuma informação relevante, talvez só anotar mesmo os dados do cliente, ou seja, seria o que eu hoje faço, o que eu hoje digo que pode ser feito na Timeline, que é ir na Timeline só para consultar, verificar alguma coisa, e não necessariamente mover aquela informação para o Action, para o Container Action.

Enfim, estou me alongando agora aqui, matutando sobre isso, e certamente essas coisas, esses detalhes vão fazer parte dos dois livros.

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