Trello: sigilo x transparência 😯 | 293

Quando falo de Kanban para meus alunos ou nos vídeos que gravo para o Canal no YouTube, é muito comum eu também mencionar a importância da transparência nas empresas. Seja nos processos, seja das informações. Por outro lado entendo perfeitamente a necessidade do sigilo para alguns dados que precisam ser armazenados de forma protegida.

Uma forma de resolver o impasse é manter a maior parte dos fluxos e informações de forma aberta no Trello e usar serviços externos como o G Suite ou Evernote para gradar documentos ligados aos cartões, porém compartilhados apenas com aqueles que podem ter acesso àquelas informações.

Para assuntos de trabalho prefiro sempre o G Suite por conta dos termos de serviço, mas funcionará também com o Google Drive gratuito. O primeiro passo é usar o compartilhamento do Drive para convidar pessoas que podem ver ou editar arquivos ou pastas. Depois basta usar o Power-Up ou o link de arquivos para ligar o conteúdo a um ou mais cartões do Trello.

Na prática o arquivo ou pasta aparecerá no cartão, mas só as pessoas com acesso autorizado via Drive poderão clicar e entrar para ler ou editar. O mesmo raciocínio funcionará no Evernote, mas é preciso ter muita atenção a um detalhe.

Ao anexar uma nota do Evernote ao Trello via Power-Up você está sempre transformando aquela nota em uma nota pública. Ou seja, todos aqueles que clicarem no link conseguirão ver seu conteúdo. A solução é não usar o Power-Up.

Vá até o Evernote, copie o link interno daquela nota (assista o vídeo para entender melhor) e depois volte ao cartão do Trello, clique no botão anexo e cole o link dentro da caixa de texto. Um novo arquivo anexo aparecerá no cartão, mas só você conseguirá ver o conteúdo daquela nota. Amenos é claro que você compartilhe a nota via Evernote, com outras pessoas.

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Google Fotos: entendendo álbuns 🌁 | 291

Gosto muito do Google Fotos e já publiquei alguns vídeos no Canal a respeito do tema. No último tentei responder as perguntas mais comuns que as pessoas fazem a respeito do serviço, mas a pergunta campeã diz respeito a organização de fotos em álbuns. As pessoas querem ter as fotos apenas nos álbuns mas problema é que o Google Fotos não funciona dessa forma.

O Google Fotos é um serviço excelente, mas não é um álbum de fotografias tradicional. Todas as suas fotos estarão sempre no mesmo lugar. Sempre aparecerão na tela principal. Os álbuns são apenas categorias. Significa que você não está movendo nenhuma foto para álbum. Está apenas criando um filtro. Ou seja, ao clicar no álbum, o Google Fotos mostra as fotos que você categorizou com o nome daquele álbum.

A única forma que conheço para contornar essa situação é criar o álbum e depois selecionar as mesmas fotos na timeline e escolher a opção arquivar. Elas ficarão escondidas e só poderão ser visualizadas clicando na opção Arquivo ou no álbum.

Mas é importante entender que no Google Fotos não existe um lugar para onde você está movendo as coisas. Você está sempre apenas categorizando aquelas informações. Ou seja, no fundo, a timeline é o único local onde as fotos estão armazenadas.

 

Evernote: Etiquetas = Estatísticas 📈 | 290

Não tenho ideia de quantas vezes já me perguntaram qual a forma correta de usar etiquetas no Evernote. A verdade nua e crua é que não existe uma forma correta de configurar e usar o Evernote.

Já percebeu que nos vídeos que publico no canal, nunca prometo fórmulas ou soluções milagrosas? Já percebeu que minha forma de ensinar é provocando sua mente? Enfim, cuidado com as promessas de modelos de trabalho e organização no Evernote. Somos todos diferentes e o ponto de partida deve ser sempre a sua necessidade.

No caso específico das etiquetas, uma boa dica é não utilizá-las apenas para enfeitar suas notas no Evernote. Saber ou imaginar que tipo de informação você precisará extrair do conteúdo que tem armazenado no aplicativo no futuro ajudará a entender que tipo de etiquetas fazem sentido. No meu caso, utilizo etiquetas para classificar e localizar informações e também para ter acesso a uma série de dados estatísticos e este é o tema do vídeo de hoje.

Como você já sabe, ajudo pessoas e empresas ensinado Organização Inteligente e Trabalho Eficiente. É a minha atividade principal e preciso de informações estratégicas. Por exemplo, preciso saber quantos clientes estou atendendo no momento, para que eu possa atender com qualidade. Também preciso identificar se está havendo um crescimento ou redução de clientes mês a mês. Outra informação útil é ter um histórico para conhecer os meses com mais e menos alunos.

Tudo isso e mais eu faço com etiquetas, mas para não complicar as coisas, vou compartilhar apenas dois exemplos de uso.

[1] Preciso saber o número de clientes que começaram um trabalho comigo em cada um dos meses do ano e como um mês se compara com o mês anterior.

Todos os alunos de janeiro de 2019 ganham a etiqueta "2019-01". Para fevereiro uso "2019-02" e assim por diante. Ao entrar na tela de visualização de etiquetas verei uma relação crescente agrupada por ano.

E ao lado de cada item aparecerá o número de notas com aquela etiqueta. Ou seja, o número de clientes em janeiro de 2019, fevereiro e assim por diante. Dessa forma, posso facilmente comparar a evolução de alunos mês a mês dentro do ano.

No meu caso é mais importante ver a evolução mensal, mas se quisesse ter uma visualização mais fácil para comparar o mesmo mês em diferentes anos, bastaria inverter a formatação da etiqueta para "01-2018", “01-2019” e o agrupamento mudará, tendo o mês como elemento agregador.

[2] Outra estatística que coleto é a de tipo de profissional que me procura. Neste caso, para que as etiquetas fiquem sempre próximas umas das outras, uso a letra "M" (mentoria) na frente da profissão. Ou seja: "M | Advocacia", "M | Arquitetura", "M | Finanças" etc. O "M", além de agrupar os itens, também facilita a inclusão da etiqueta na nota. Basta digitar "M" e todas as profissões que já tenho cadastradas irão aparecer. Basta selecionar a desejada e ela será incluída na nota.

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