Esses dias montei um quadro do Trello para um dos meus alunos de mentoria que precisava acompanhar e controlar uma grande quantidade de chamados abertos e depois gerar um relatório mensal.
Sugeri uma combinação do Power-Up "Epic Cards" para o controle dos chamados em formato de tarefas e o plugin "CSV Export for Trello" para exportar o conteúdo do quadro e criar o relatório. Mas o foco do vídeo de hoje será apenas a primeira parte, ou seja, a instalação e configuração do Power-Up para lidar com cartões como se fossem tarefas.
O primeiro passo é instalar o Power-Up Epic Cards. Depois vamos precisar de um fluxo para controlar os chamados em aberto. No meu exemplo vamos trabalhar com 5 listas. A primeira funciona como um cadastro dos clientes ativos. Depois temos as três etapas do processo de abertura de chamados, ou seja, a ABERTURA, o ACOMPANHAMENTO e a FINALIZAÇÃO. Por fim, uma lista para arquivar aqueles cartões que não são mais clientes. Para ter uma visão mais clara de como ficou a estrutura, sugiro que assista o vídeo.
A partir de agora será preciso sempre conectar os novos cartões. A medida que novos chamados forem sendo abertos, crie um novo cartão, clique no botão "Epic Cards" e escolha o cartão do cliente.
Os cartões da primeira lista funcionarão como uma espécie de resumo do progresso dos chamados. Um novo elemento em formato de lista de tarefas mostrará os cartões em progresso e os que já foram concluídos (vide vídeo). E ao lado de cada item é possível ter também o avatar do responsável pelo cartão.
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Mas para que tudo isso funcione você precisa antes configurar o Power-Up. Clique em Epic Cards (canto superior direito do quadro) e escolha Settings. No primeiro item escolha o quadro. Depois a lista que conterá os cartões-resumo. A próxima opção é a lista onde arquivaremos os clientes que não fazem mais parte do projeto. E finalmente a lista para onde cada um dos chamados em progresso irá depois de concluído.
O exemplo que compartilhei no vídeo foi todo criado dentro de um único quadro, mas não precisa ser dessa forma. Os cartões contendo as tarefas podem estar em um outro quadro, transformando o “quadro mãe” numa espécie de painel de controle para gestores conhecerem o status das atividades da equipe.
Se você é dono de um pequeno negócio e precisa de ajuda para construir um conjunto de quadros usando o Epic Cards ou aprender como criar um bom fluxo de atividades no Trello usando Kanban, entre em contato.
