Quando falo de Kanban para meus alunos ou nos vídeos que gravo para o Canal no YouTube, é muito comum eu também mencionar a importância da transparência nas empresas. Seja nos processos, seja das informações. Por outro lado entendo perfeitamente a necessidade do sigilo para alguns dados que precisam ser armazenados de forma protegida.
Uma forma de resolver o impasse é manter a maior parte dos fluxos e informações de forma aberta no Trello e usar serviços externos como o G Suite ou Evernote para gradar documentos ligados aos cartões, porém compartilhados apenas com aqueles que podem ter acesso àquelas informações.
Para assuntos de trabalho prefiro sempre o G Suite por conta dos termos de serviço, mas funcionará também com o Google Drive gratuito. O primeiro passo é usar o compartilhamento do Drive para convidar pessoas que podem ver ou editar arquivos ou pastas. Depois basta usar o Power-Up ou o link de arquivos para ligar o conteúdo a um ou mais cartões do Trello.
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Na prática o arquivo ou pasta aparecerá no cartão, mas só as pessoas com acesso autorizado via Drive poderão clicar e entrar para ler ou editar. O mesmo raciocínio funcionará no Evernote, mas é preciso ter muita atenção a um detalhe.
Ao anexar uma nota do Evernote ao Trello via Power-Up você está sempre transformando aquela nota em uma nota pública. Ou seja, todos aqueles que clicarem no link conseguirão ver seu conteúdo. A solução é não usar o Power-Up.
Vá até o Evernote, copie o link interno daquela nota (assista o vídeo para entender melhor) e depois volte ao cartão do Trello, clique no botão anexo e cole o link dentro da caixa de texto. Um novo arquivo anexo aparecerá no cartão, mas só você conseguirá ver o conteúdo daquela nota. Amenos é claro que você compartilhe a nota via Evernote, com outras pessoas.
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