Gestão de tarefas e projetos com o Evernote

Nesse episódio explico como é meu trabalho diário nesse cadernos e como organizo as coisas usando a área de atalhos, busca avançada, regras de gramática e uma série de outros recursos do Evernote.

Controlo as minhas tarefas pessoais e profissionais via Evernote desde de 2012, mas já mudei a forma de fazer isso algumas vezes. Recentemente modifiquei parte dos procedimentos e achei importante gravar o vídeo abaixo (no final do artigo) para compartilhar as novidades com você.

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No vídeo da semana passada expliquei que uso Cadernos do Evernote para dividir minhas atividades. Cada um deles contém tudo que preciso para trabalhar e vou passando de um para o outro ao longo do dia. Além disso, para facilitar as coisas, os Cadernos nos quais e trabalho com mais frequência estão na área de Atalhos do meu Evernote. 

São eles: 2do, Alunos, Clientes e Dicas. E abaixo desses, tenho outros tipos de informação: Checklist dos vídeos, Reutilizáveis, Pagar, Comprar, Novos Patreon, Dados da Empresa e Arquivo.

Em 2do estão minhas tarefas mais genéricas. Por exemplo, uma das Notas desse Caderno é minha lista de compras. Mas qualquer coisa que eu tenho que fazer vai pra lá: um e-mail que eu preciso responder, uma ideia para um novo projeto, uma ligação, enfim, qualquer tarefa.

Alunos, Clientes e Dicas, funcionam de forma muito parecida. Em Dicas estão todos os conteúdos do podcast, YouTube, blog etc. Todas as ideias vão para lá e futuramente a pauta é preparada dentro de cada Nota.

Alunos e Clientes são idênticos em formato. Apenas dividi em dois Cadernos por conta da relação que é um pouco diferente. Para meus alunos, uso uma Nota para cada um e vou alimentando elas a medida que vamos evoluindo nas aulas. Faço a mesma coisa com as empresas, que ficam no caderno Clientes, mas cada cliente tem também um caderno Business para onde vai todo conteúdo da minha relação com ele: contratos, levantamentos, imagens etc.

A propósito se você é um profissional liberal ou pequeno empresário e está com a sensação de que o trabalho não está rendendo, entre em contato.

Quando vou trabalhar, passo os olhos primeiro nesses 4 Cadernos um por um e vou trabalhando no que defini como atividades daquele dia. E como faço isso? As Notas que escolhi previamente para trabalhar estão marcadas com Lembretes. Dentro de cada uma dessas Notas eu tenho um esquema de organização que me ajuda a saber o que fazer e ao mesmo tempo elas guardam um histórico do que já aconteceu. Mas isso vou deixar para um outro vídeo.

A pergunta é: como escolher o que é prioritário? Existe uma regra que funciona muito bem para desenvolvimento de software que é a seguinte: 80% do valor está em 20% das funções. Portanto, em se tratando de software me parece óbvio por onde começar. Mas e o resto?

Não acredito que existam estudos estatísticos tão detalhados para tudo que fazemos na vida, mas me parece ser bem sensato usar uma regra semelhante. Ou seja, o que gera mais valor, vem primeiro.

E quando digo valor, não estou me referindo só ao valor financeiro. Pode ser algo que agrada seus filhos, que fará o cliente mais satisfeito, que deixará a esposa ou o marido feliz e assim por diante. Portanto, acredito que é razoável acreditar que na maioria das vezes você consegue identificar o que tem mais valor.

Os outros conteúdos da área de atalhos são Notas, Etiquetas e regras de gramática. Vou deixar os detalhes dessa parte para outro vídeo também, mas já falei sobre o assunto em outros momentos. Dê uma olhada na relação de conteúdo complementar que incluí no início do artigo.

A grande mudança fiz recentemente foi mudar meu Caderno padrão. Antes tudo chegava automaticamente no 2do, mas agora tudo chega no Arquivo. Tudo que vem automaticamente do Gmail e outras coisa que capturo como notas fiscais, comprovantes de pagamento, cartões de visita etc. vai tudo para lá. Também eliminei diversos Cadernos seguindo o que sugeri no vídeo explicando quando faz sentido organizar as coisas. Já assistiu esse vídeo? Assista.

E para tudo que eu preciso encontrar com frequência, uso as regras de Gramática. Por exemplo, toda vez que alguém se torna um novo Patreon, o e-mail via para o Caderno Arquivo e uma regra de Gramática me ajuda a encontrar essas pessoas para mencionar aqui no vídeo. O mesmo acontece com os pagamentos que tenho que fazer todo mês.

Assista o vídeo abaixo para entender melhor o processo e ter acesso a conteúdo adicional.

Gostou do vídeo? Por favor, clique no like, compartilhe e se ainda não está seguindo, siga o Canal para não perder nada. Estou publicando ao menos um vídeo como este por semana.

Você entendeu todas as mudanças no Evernote 8 para iOS?

Mês passado saiu a versão 8 do Evernote para iOS e até já falei um pouco sobre o assunto no vídeo sobre o futuro da empresa. Mas eu tenho algumas perguntas para te fazer: você já identificou todas as mudanças? Já descobriu como capturar conteúdo de forma mais rápida? Entendeu o novo filtro de Etiquetas e Lembretes?

Bom, se você quiser descobrir como ser mais eficiente no Evernote 8 para iOS, esse episódio é pra você.

Pra começar te convido a lembrar de como era o Evernote para iOS. Havia uma tela inicial com uma série de funções. Ou seja, para criar uma simples Nota era preciso encontrar o botão no meio de todas aquelas informações.

Usuários antigos provavelmente nunca tiveram muitos problemas com isso porque acompanharam a evolução do aplicativo, mas tenho que imaginar que novos usuários sofriam um pouco com tanta informação na tela.

É quais são mesmo os objetivos de ter o aplicativo Evernote no seu telefone? Conseguir capturar conteúdo com agilidade e encontrar o que precisamos, quando precisamos, certo? Ele tem que ser a versão portátil do nosso segundo cérebro, não é mesmo?

A versão 8 para iOS tentou trazer de volta essas características tão importantes do aplicativo e em minha opinião, atingiu o objetivo.

Grande parte dos controles que tínhamos em uma tela inicial da antiga versão agora estão disponíveis logo que abrimos o App e tudo isso junto das nossas Notas.

Bem no meio da base da tela há um sinal de adição que é bem familiar para os usuários Android. Aliás, em minha opinião, essa é uma das funções mais legais do aplicativo no Android. Pressione o sinal e você criará uma nova Nota instantaneamente. Ou mantenha o dedo pressionado sobre o sinal de mais e você será apresentado a três formas de entrada de dados: áudios; fotos e lembretes.

O acesso ao conteúdo também está muito mais fácil. Além da sua lista de Notas, que já aparece ocupando quase a tela toda, você pode escolher e mudar de Cadernos a partir de uma lista que aparece no topo da tela. E uma vez dentro do Caderno, você poderá filtrar o conteúdo de forma muito mais eficiente. 

Clicando no ícone das Etiquetas, você verá todas as Etiquetas que existem naquele Caderno e poderá escolher uma para filtrar o conteúdo. A mesma lógica vale para os Lembretes.

Pode ser que você tenha gostado, pode ser que não, mas o detalhe sutil dessa mudança é o pensamento voltado para gestão de tarefas usando o Evernote. O CEO Chris O'Neill, já tinha dito na apresentação que fez em São Paulo que muita gente usa o Evernote para gerenciar tarefas. Colocar os dois recursos que as pessoas mais usam para gerenciar tarefas bem ali no topo me pareceu muito mais que acaso.

Voltando a base da tela temos como navegar entre os outros recursos. Notas, Busca, Atalhos e informações da conta. O segundo recurso que mais gostei nessa barra foi a estrela que dá acesso rápido aos Atalhos. Isso já foi assim no passado, mas infelizmente desapareceu na versão 5.

+ Tudo sobre Atalhos do Evernote

Falo muito sobre os Atalhos nos workshops e já gravei vários episódios a respeito. Colocar o conteúdo mais adequado para sua realidade lá e ter acesso rápido é fundamental para aumentar a produtividade. Se você não usa, ouça os episódios a respeito desse tema e experimente. Vai facilitar muito diversos dos seus processos.

O que não gostei

Em primeiro lugar, o Atlas desapareceu. Eles já haviam ensaiado remover o recurso na versão anterior. Muita gente reclamou e o Atlas voltou. Dessa vez me parece um caminho sem volta. Ele já foi removido da versão Windows, não existe no Android há algum tempo e agora saiu do iOS. Acho que a próxima baixa será o Mac. Uma pena porque gosto muito do recurso.

+ Descubra como incluir localização em Notas do Evernote

Outra mudança que não gostei foi terem escondido o Work Chat. Na mesma visita a São Paulo, o Chris, também falou muitas vezes a respeito do Slack e, se não me engano, nem mencionou o Work Chat. Será um sinal?

+ Work Chat na prática
+ O que é e como funciona o Slack

 

Algumas pessoas também notaram que o Modo de Apresentação desapareceu. Eu nem tinha notado porque pouco uso o recurso no telefone. É um recurso que nunca chegou ao Android e realmente acho que faz mais sentido usar algo assim no computador.

+ Melhore a apresentação no Modo de Apresentação

Android vai mudar também?

Acredito que não será nada radical. Mesmo com essas mudanças no iOS, ainda vejo a versão Android como mais avançada. Por exemplo, o sinal de adição abre muito mais funções; é possível selecionar múltiplas Notas como no Mac e Windows; e o menu lateral que da acesso a várias funções é muito eficiente e bem comum nos aplicativos para Android.
 

Evernote ou Google Trips para planejar sua próxima viagem?

Comecei a usar o Evernote em 2008 justamente para organizar e planejar minhas viagens e, desde então, já produzi muito conteúdo a esse respeito.

Mas na minha última viagem usei em paralelo o Google Trips do primeiro ao último dia. Quer saber minha opinião? Assista o vídeo abaixo até o final para descobrir vantagens e desvantagens de cada um.

O Google Trips é bem simples, mas muito poderoso. O primeiro passo é se cadastrar com uma conta do Google e deixar ele trabalhar se conectando ao seu Gmail. O App vai buscar tudo relacionado a viagens e construir automaticamente alguns roteiros.

Mas nos meus testes, o Trips nunca conseguiu pegar todas as informações de reservas. Várias coisas podem acontecer e dificultar essa automação do Google.

Por exemplo, às vezes eu reservo o Airbnb e a minha esposa compra a passagem aérea. Nesse caso, cada um recebe um e-mail e mesmo que ela me encaminhe a confirmação da passarem, por algum motivo o Trips não captura essa informação automaticamente.

Portanto, o melhor nesses casos é continuar usando o Web Clipper do Evernote para capturar todo conteúdo pré-viagem e guardar em um Caderno como já sugeri em diversas ocasiões.

Enfim, estamos vivendo uma mudança de paradigmas e no vídeo “Entenda como será o Evernote e como ele te ajudará ainda mais no futuro” falei bastante sobre o assunto. Também comento o tema inteligência artificial no artigo "Não é uma competição por esse ou aquele espaço, é tudo em função da inteligência artificial”.

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