Como funciona a digitalização de documentos no Evernote e quais as vantagens do Moleskine e Post-it

Antes de começarmos a falar sobre Post-It e Moleskine é importante que você entenda que a digitalização via App Evernote funciona muito bem em qualquer bilhetinho, num guardanapo, no seu sketchbook, em uma folha de papel comum, quadros brancos e em cadernos com ou sem pauta, cartões de visita etc. Enfim, tudo que puder ser riscado ou rabiscado. Leia o artigo e assista o vídeo e nunca mais perca suas informações.

Como Usar

Ao entrar no aplicativo usando seu telefone ou tablet, você verá um ícone com desenho de câmera no topo da tela (iOS) ou "escondido" no sinal de adição no canto inferior direto (Android).

Selecione a câmera e olhe para o canto superior direito. Há um ícone que indica se você está tirando uma foto normal ou se está digitalizando um documento. Se o ícone for uma montanha, a câmera está ajustada para fotos normais. Toque nele e ele mudará para uma folha de papel com contornos nas bordas (vide imagem). Esse é o modo escaner. Portanto, sempre que for fotografar algo com o Evernote, lembre-se de prestar atenção no ícone e mudar para o que vai usar naquele momento.

Câmera Normal

Não recomendo que você transforme o Evernote em um álbum de fotografias, mas tudo que quiser guardar no aplicativo pode ser fotografado com o modo câmera (ícone = montanha). Seus amigos, uma placa informativa em museu, desenhos do seu sketchbook, um rótulo de garrafa de vinho e até uma paisagem. A foto será incluída em uma nova Nota e você pode complementar as informações com os conteúdos que desejar.

Se houver algo escrito na imagem, o Evernote vai trabalhar na indexação e no futuro ela aparecerá nas suas buscas relacionada ao texto. Mas não se afobe, isso não acontece imediatamente. Leva alguns minutos.

Modo Escaner

Trocando o ícone para o modo escaner, será possível digitalizar documentos ou cartões de visita. Se você for um usuário Premium, o aplicativo criará uma Nota especial com o cartão de visitas.

Essa Nota conterá vários campos que serão preenchidos automaticamente com os dados do cartão. Além disso, você receberá uma notificação na tela perguntando se deseja enviar as informações para sua agenda de contatos do telefone.

No caso de documentos, a câmera tentará ajustar a imagem da melhor forma possível, mas o ideal é que você ajude um pouco. Sempre que for fotografar um papel, caderno ou cartão de visita, procure um fundo que seja de cor mais forte ou mais fraca que o que está digitalizando. Isso vai ajudar o Evernote a identificar as bordas.

Preste atenção e notará uma caixa verde tentando detectar as extremidades do documento. O procedimento de captura é automático, mas, se preferir, você pode pressionar o botão para fotografar.

E exatamente como acontece com as fotos normais, o Evernote trabalhará no texto e as informações aparecerão nas buscas relacionadas.

Por que digitalizar tudo?

Papel é algo que está sujeito a ação do tempo e inevitavelmente ficará velho e estragará um dia. Além disso, pode ser perdido ou destruído com algo tão básico quanto um copo d'água derramado.

É claro que você não precisa jogar fora seu sketchbook ou Bullet Journal, mas ao guardar o conteúdo dele no Evernote, mesmo usando a conta gratuita, você estará preservando para sempre uma cópia digital daquela memória.

Outra vantagem é que estará criando naturalmente uma forma de buscar e encontrar as suas anotações sem ficar revirando um monte de cadernos ou caixas com folhas de papel. A busca do Evernote é poderosíssima e vai encontrar até mesmo o que escreveu à mão. Ou seja, um vida organizada.

Moleskine

Se tudo isso funciona em papel convencional, por que usar o Moleskine Evernote? Se observar a imagem do caderno, verá alguns pontos claros fazendo o papel das linhas na folha. Esses pontos são detectados pelo aplicativo no momento da foto e eles ajudam a corrigir o enquadramento e a orientação da imagem.

Além disso, há um conjunto de adesivos que acompanha o caderno e que você pode usar para facilitar sua vida. Volte ao aplicativo Evernote no seu celular ou tablet e dentro do menu de configurações, procure pela opção “Câmera".

Agora vá até o item Moleskine e encontrará a relação de adesivos com opção para associar uma Etiqueta e Caderno a cada um deles.

A partir deste momento, toda vez que terminar de escrever algo em uma página do Moleskine, basta colar o adesivo específico antes de fotografar e o conteúdo será levado para o Caderno e terá a Etiqueta que você definiu para o adesivo.

E cada adesivo pode ser ligado às duas informações ou apenas uma. Portanto, você pode usar adesivos apenas para Etiquetas ou apenas para Cadernos. E no caso de Etiquetas, você pode pregar mais de um adesivo por folha.

Onde comprar?

Papelarias como a Kalunga e lojas híbridas como a Saraiva vendem diversos tipos de Moleskine e, em alguma ocasiões, cheguei a ver o modelo da Evernote. Mas não sei se é um item comum. Na Amazon dos EUA é possível encontrar e algumas pessoas já me relataram que ao incluir um livro na compra, não é cobrado o imposto de importação. Mas nunca experimentei.

Post-It

Você precisa usar os que são quadrados nas seguintes cores: amarelo, rosa, azul e verde. A configuração é feita seguindo o mesmo caminho do Moleskine e além de Caderno e Etiqueta, poderá definir também a criação de um Lembrete. Infelizmente não há como pré-programar uma data e horário específicos.

A quem se destinam

Apesar de considerar a ideia genial, vejo essa tecnologia sendo útil apenas para aqueles que já tem o hábito de usar o Moleskine ou o Post-It. Para esse público, vejo benefícios pois a integração permite automatizar algumas rotinas. Para os que não têm o costume de usar um ou os dois, não acredito que será eficiente.

Já a digitalização padrão do Evernote é extremamente útil para muita gente. Conforme já mencionado, é uma ótima forma de preservar suas memórias e encontrar tudo bem rapidinho. Se você não tem uma conta no Evernote, crie uma gratuita e experimente.

 

Como mover a base de dados do Evernote para um armazenamento externo

O Evernote está ocupando muito espaço no seu computador? Existe uma forma de transferir a base de dados para um HD externo, cartão de memória ou até mesmo um pendrive.

O procedimento para migração da base de dados nas versões Mac e Windows do Evernote é diferente. Mas há algo que sugiro que faça da mesma forma nos dois casos.

Realize um último sincronismo para atualizar seus dados nos servidores da Evernote e depois crie um backup da sua base de dados local. Basta copiar as pastas para outra parte como garantia. Afinal, nesses casos, todo cuidado é pouco.

Há alguns motivos que podem te levar a migrar a base de dados. Penso que o mais óbvio deles é a falta de espaço de armazenamento interno no seu computador. No meu caso, os 60 GB do MacBook Air simplesmente não são suficientes para guardar os aplicativos que utilizo e tudo que está no armazenado meu Evernote. Mas existem outras situações.

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Por exemplo, pode ser que você use um computador compartilhado no trabalho ou não queira deixar seus dados do Evernote no computador ao voltar para casa no final do expediente. Com armazenamento em um HD externo, basta descontar e ninguém terá acesso.

Windows

O primeiro passo é descobrir onde estão seus dados. Felizmente (ou perigosamente), isso é muito fácil na versão Windows do aplicativo. Abra o Evernote, vá até o menu "Ferramentas" e depois "Opções".

Na janela "Opções", clique em "Abrir pasta do banco de dados" e localize os diretórios abaixo. Mas fique atento, pode ser que tenha que voltar um nível na hierarquia de pastas para chegar a eles.

Copie esse conteúdo e salve em outra parte do seu computador para ter uma cópia de segurança da sua base de dados do Evernote.

Concluído o backup, voltemos a janela Opções (abaixo). Vá até a aba "Geral" e clique no botão "Alterar" para ver a estrutura de diretórios do seu computador e discos conectados. Escolha uma pasta ou crie uma nova e pressione "OK" para mover a base de dados para o novo local.

Dependendo do tamanho da sua base de dados, isso pode levar um bom tempo. Portanto, tenha paciência ou deixe o processo em andamento a noite antes de dormir.

Mac

No Mac o caminho para a base de dados não é nada obvio. Em realidade ele fica completamente escondido, mas há uma forma de ir direto a ele.

No menu clique em "Evernote" e selecione a opção "Sobre o Evernote". Depois aperte a tecla "Alt" e verá um link para o local onde está a base de dados.

A migração em si exigirá a utilização de Links Simbólicos. Mas não se assuste com termos técnicos. Assista o vídeo abaixo da Dica 188 e siga os passos. 

 

Como usar o Automator para criar uma pasta de exportação para o Evernote

Recentemente o assunto importação de conteúdo veio a tona em nosso grupo Telegram e esquentou ainda mais depois que publiquei o vídeo "Converta documentos Word em notas do Evernote”.

Ocorre que na versão Windows do Evernote existe uma forma de definir uma ou mais pastas de importação de documentos que podem ser levados automaticamente para Cadernos específicos do Evernote, como explico na Dica 209. O problema é que esse recurso nunca chegou a versão Mac do aplicativo e resolvi pesquisar uma forma de resolver essa lacuna sem que você precise comprar o Hazel.

Automator

Para realizar o procedimento sem gastar nada, você precisará usar o Automator, um sistema que permite automatizar tarefas no Mac e está disponível no seu computado. Além disso, será preciso incluir um pequeno código escrito em AppleScript. Mas não se preocupe, nessa parte você pode simplesmente copiar/colar o código que está mais abaixo.

Na videoaula "Use pastas para transportar conteúdo para o Evernote” explico detalhadamente os passos no Windows (sem necessidade de serviços externos) e também como fazer no Mac via Automator, mas os passos são os seguintes:

  1. Crie uma pasta que servirá como porta de entrada para seu Evernote. Os documentos sempre chegarão ao seu Caderno Padrão, mas você pode criar mais pastas e ligar elas a outros Cadernos específicos. Enfim, fica a seu critério.

  2. Abra o Automator e selecione a pasta que ficará sendo monitorada pelo sistema.

  3. O próximo passo é incluir o código AppleScript. Abaixo verá dois modelos. O primeiro é genérico, que mandará o conteúdo da pasta para o seu Caderno Padrão. O segundo inclui o nome de um Caderno. Nesse caso você precisará substituir pelo nome do Caderno para o qual deseja enviar o conteúdo. Lembre-se de escrever nome do Caderno exatamente da mesma forma como está no Evernote.

  4. O último passo é incluir uma rotina para apagar o que foi originalmente incluído na pasta porque aquele conteúdo já foi enviado para o Evernote. Mas se quiser manter tudo na pasta também, você pode simplesmente ignorar essa última etapa do processo.

Código AppleScript para ser usado no caso de envio para Caderno Padrão.

on run {input, parameters}
repeat with this_item in the input
set the item_info to info for this_item
tell application "Evernote"
activate
create note from file this_item
end tell
end repeat
return input
end run

Código AppleScript para ser usado no caso de envio para Caderno específico. Lembre-se de mudar a palavra "Artigos" para o nome exato do Caderno no seu Evernote (mantenha as aspas). O Caderno precisa existir, caso contrário, a automação não funcionará. 

on run {input, parameters}
repeat with this_item in the input
set the item_info to info for this_item
tell application "Evernote"
activate
create note from file this_item notebook "Artigos"
end tell
end repeat
return input
end run

Ponto de atenção

O Automator é muito interessante e se você é um usuário Mac, sugiro que experimente criar outras rotinas por lá. Mas tome cuidado porque ele guarda tudo que você salvou em uma pasta escondida no seu computador.

E dependendo da quantidade de testes que fizer por lá, você pode acabar tendo mais de uma regra para fazer a mesma coisa ou regras conflitantes.

Para chegar às rotinas salvas e apagar o que não precisa mais, siga o seguintes passos. Abra o Finder e com a tecla alt pressionada, clique no menu "Ir". Desse ponto em diante, siga o caminho ilustrado na imagem abaixo e verá tudo que salvou por lá. Sugiro que apague todas as rotinas que não está usando para evitar conflitos. 

Caminho até rotinas salvas