Trello: cartões por lista + totais do quadro 🔣 | 294

Há alguns dias expliquei como uso etiquetas do Evernote para extrair algumas estatísticas do meu caderno de Mentorias. O procedimento no Trello pode ser um pouco mais simples por conta do enorme eco-sistema de Power-Ups e Plugins.

Por exemplo, o plugin "CardCounter For Trello with Totalizer", faz apenas duas coisas e as faz muito bem. Mostra no topo de cada lista o total de cartões e também um resumo da situação do quadro. Em outras palavras, quantos cartões estão em cada lista e o que cada numero representa percentualmente. Dica: assista o video para entender melhor.

Ao instalar o plugin você verá dois novos elementos no quadro. Pequenos retângulos na cor laranja no topo de cada lista mostrando a quantidade de cartões e um retângulo maior na parte superior do quadro, que ao ser clicado, mostra um resumo da situação geral.

E se você já estiver utilizando nos títulos de cada lista os códigos do plugin Kanban WIP for Trello, melhor ainda. O número aparecerá relativo ao total de trabalho em progresso (WIP). Algo como "2/3", ou seja, dois cartões na lista para um trabalho em progresso máximo de três.

Uma das maiores vantagens que vejo no Trello em relação aos concorrentes é a enorme base de serviços que podem ser adicionados para personalizar os quadros. É por isso que nas minhas aulas e mentorias e recomendo o aplicativo. A propósito, se precisar de ajuda para trabalhar com eficiência na sua empresa ou departamento, entre em contato.

 

Limites WIP no Trello (KANBAN) 🔨 | 283

Um dos pontos mais importantes do Kanban é estabelecer o WIP (work in progress). Se não limitamos o trabalho em progresso em cada uma das etapas do fluxo de atividades, não há como ter uma visão clara do nosso ritmo de trabalho e será impossível realizar um planejamento eficiente.

E nada melhor do que usar a tecnologia para simplificar as coisas. O plugin "Kanban WIP for Trello" também conhecido como “Trello WIP Limits” é muito fácil de instalar, entender e usar e facilita demais o controle do trabalho em andamento. A propósito, para assistir os demais vídeos a respeito de Kanban, visite: vladcampos.tv/kanban

A primeira coisa a fazer é instalar a extensão no seu Chrome e seguir os passos de configuração. A propósito, o “Trello WIP Limits” É um entre os muitos Plugins e Power-Ups que podem transformar o Trello numa ferramenta ainda mais poderosa. Para conhecer outros, visite vladcampos.tv/trellopp

Agora vamos limitar o WIP para cada etapa usando um número entre colchetes. Por exemplo, se o WIP daquela Etapa for 3, escreva [3] depois do nome da Lista. É possível também estabelecer um intervalo. Por exemplo, caso queira estabelecer de 3 a 5 itens para a Etapa, escreva [3-5].

A medida que for movendo os Cartões para cada Etapa, a cor da Lista mudará em duas situações. Quando estiver próximo no limite a lista toda ficará amarela e quando o limite for ultrapassado a lista ficará vermelha. Fácil demais, não é mesmo?

Não somos capazes de executar tudo aquilo que desejamos, portanto, é importantíssimo descobrir nossa capacidade de fazer, estabelecer limites e tratar esses limites com seriedade.

Gostou dessa dica? Por favor, compartilhe o canal para ajudar outras pessoas. Basta usar os botões abaixo ou enviar o endereço vladcampos.tv pelo WhatsApp, Telegram, email etc.

 

Kanban no Evernote (gestão de tarefas e projetos). | Ep. 224.

No primeiro vídeo a respeito de Kanban falei sobre o livro Personal Kanban. O autor adaptou o Kanban para ser usado individualmente e gostei muito da ideia. Mas como sou um apaixonado por determinados conceitos do Scrum, adaptei a adaptação dele e é sobre isso que vou conversar no vídeo de hoje.

No meu Evernote tenho basicamente 4 posições relacionadas a coleta e execução de atividades e uma posição que funciona como arquivo e que na verdade está dividida em diversos cadernos do meu Evernote. A propósito, no meu caso, as posições do Kanban são em realidade os Cadernos do Evernote. Chamo de posição porque as atividades ficam estacionadas ali até mudarem para a próxima etapa.

A posição de coleta é chamada de Backlog e inspirada no conceito com mesmo nome no Scrum. Lá junto ideias que me vem a cabeça, atividades que quero realizar em breve ou no futuro, sonhos etc. O Personal Kanban também prega uma caixa de entrada. Alias, todo método, desde o início dos tempos, prega esse conceito de caixa de entrada. É uma ideia muito antiga e extremamente valiosa.

No Scrum a priorização do que será executado é definida com base no valor de cada atividade. É assim que defino também o que farei. Não defino por tempo gasto porque sou apenas um e tanto faz começar pela tarefa mais curta ou mais longa. No final, o tempo total de execução será o mesmo. Portanto, o que me importa é terminar (entregar) primeiro o que tem mais valor.

O Personal Kanban sugere uma lista depois do backlog chamada "Preparado". A palavra em inglês é "ready", ou seja, que está pronto para ser executado (preparado). Pessoalmente acho que etapas demais complicam as coisas. Portanto, no meu caso, uso apenas o Backlog, mas o o interessante do Kanban é justamente o fato de poder ser adaptado a cada realidade. Portanto utilize quantas etapas forem necessárias para você.

Essas são as posições de coleta e preparo. Agora entramos nas posições e execução. O que levo manualmente para ser executado vai para a posição WIP (Work in Progress) ou, em bom português, "Trabalho em Progresso".

O WIP em realidade é uma medida para ser usada nas etapas do Kanban. É aquela quantidade passível de ser executada em um determinado tempo. Ou seja, você tem que experimentar e descobrir quanto tempo leva nas suas atividades para definir um WIP para cada etapa (posição) do seu quadro Kanban, No meu caso defini uma uma posição que chamo de WIP e para lá movo o que escolhi executar no dia.

Depois de concluída aquela atividade, as minhas notas são movidas para a posição de arquivo, que é representada por diversos cadernos do meu Evernote.

Existe também uma outra posição de execução que é para onde vão todas as atividades geradas automaticamente. Essa posição chamo de Ação Necessária e o Zapier quem leva para lá as minhas contas a pagar, contatos que recebo de clientes, mensagem que chegam nos meus cursos online. Enfim, tudo que exige uma resposta minha.

E finalmente há uma lista para follow-up. Algumas pessoas usam o termo "Bloqueado" ou "Aguardando". Prefiro usar "Follow-Up" porque a expressão remete a algo que precisa ter continuidade.

Minha rotina segue o seguinte caminho: abro o caderno Follow-Up e vejo se há alguma coisa que precisa ser realizada hoje. Para as atividades lá dentro uso os Lembretes do Evernote e isso facilita a visualização do que tenho que realizar hoje. E se percebo algo de outro dia que pode ser feito, executo também.

Depois parto para Ação Necessária. Normalmente ali dentro estão as coisas que preciso fazer com agilidade. Contas e outras ações que chegam automaticamente para serem executadas em breve. Se for o caso, posso também organizar com Lembretes, mas normalmente o que faço e simplesmente executar as tarefas dali.

Depois vou ao WIP executar as tarefas do dia. E ao final do dia vou ao Backlog em busca de inspiração ou para organizar o que será trabalhado no dia seguinte.

Não gosto de muitas etapas ou separações porque sinto que fica burocrático demais e acaba me demandando mais tempo de organização das tarefas em lugar de estar trabalhando. Nem mesmo separo o que é pessoal de profissional, mas isso é assunto para um outro vídeo.

E você, como organiza seu trabalho? Por favor, deixe seu comentário e compartilhe este conteúdo com os amigos