Cuidado com o MONSTRO do INBOX! | 256

Sabe aquela história de ficar jogando tudo para dentro de um inbox e esperar a hora da triagem para colocar as coisas nos devidos lugares? Cuidado! 

Imprevistos acontecem o tempo todo e você vai deixar de realizar a triagem por uma serie de motivos. Alem disso, não somos máquinas e rotinas são coisas chatas. Você terá preguiça, vai deixar de fazer só uma vezinha, depois outra e finalmente seu inbox vai acabar virando uma lata de lixo. Você vai começar a postergar a triagem cada vez mais e no final estará morrendo de medo de encarar o MONSTRO do INBOX.

Já aconteceu algo assim com você? Acontece com frequência? No vídeo de hoje explico como uso a tecnologia, algumas constatações científicas e o bom senso para não ter que enfrentar o monstro do inbox. 

Em primeiro lugar, não se culpe, culpe o processo, culpe o método. Você não é uma máquina, você é humano. Para exemplificar, usarei o Evernote, mas funcionará no Trello, no seu arquivo de papel e em diversos outros lugares.

Os Cadernos do meu Evernote são uma representação dos assuntos com os quais lido na minha vida pessoal e profissional. Uso nomes simples de lembrar para poder ir direto a eles quando for o caso de arquivar ou procurar algo. O objetivo é reduzir o atrito e a dificuldade evitando passar pelo inbox. Sempre que posso vou guardando tudo no local correto no momento da coleta.

Se você usa Android, aplique as dicas que mencionei no episódio 254. Ou seja, crie seus pontos de entrada e consulta rápida. No iPhone, explore ao máximo a Área de Atalhos do Evernote. Digamos que você está digitalizando um comprovante de pagamento. Abra o Caderno específico e guarde o comprovante lá. Teve uma ideia para um projeto? Coloque imediatamente no Caderno reservado para suas ideias.

Fazendo na hora você gastará apenas alguns segundos porque seu cérebro já está naquele mindeset. Se está pagando uma conta e quer guardar o comprovante, o Caderno óbvio é o "Pagamentos", por exemplo. É um movimento quase automático. Ou seja, é simples ir direto a ele. E quanto mais vezes fizer isso, mas vai se tornar uma ação mecânica.

Agora vamos pensar em uma situação inversa com um monte de coisas no seu inbox para serem organizadas. Quando começar a passar os olhos, vai ter que relembrar do que se trata item por item antes de poder associar ele a algum Caderno para finalmente arquivar. A soma dos minutos usados será muito maior do que fazendo na hora porque na hora você não tem que relembrar o assunto. O tema já está na sua mente e você simplesmente arquivará no local correto.

Esse fenômeno é facilmente percebido no desenvolvimento de software e foi também detectado nas primeiras linhas de montagem da Ford. Deixar para completar ou corrigir depois é ineficiente quando comparado a fazer na hora porque será preciso usar uma parte do tempo para relembrar o que estava sendo feito e só depois disso tomar uma ação.

Gosto muito do conceito de inbox, mas, em minha opinião ele é apenas um backup para situações inesperadas, conforme mencionei no episódio 250. Por exemplo, se estou conversando com uma pessoa interessante e ela me dá um cartão de visitas, não vou parar a conversa para procurar o local correto para arquivar aquele cartão. 

Ao usar o inbox dessa forma, como exceção, você terá muito menos conteúdo para triar e, consequentemente gastará muito menos tempo no processo.

Você acumula coisas com frequência no seu inbox? Já teve medo de enfrentar o monstro do inbox? Responda com honestidade nos comentários: sim ou não?

Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o WeVideo.
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Triagem do Backlog Kanban com um Power-Up do Trello (Card Aging) | 241

O backlog de um Quadro Kanban é um espaço para guardar todas as atividades relacionadas à execução de um determinado projeto. E no caso do Personal Kanban, funciona como uma caixa de entrada para todas as tarefas pessoais.

Nas metodologias ágeis, a mudança é um fator que é sempre levado em consideração porque as coisas mudam ou falham no mundo real. Portanto, as tarefas e necessidades panejadas certamente mudarão ao longo da execução e algumas inclusive perderão o sentido.

Existem ao menos duas ações que você precisa executar no backlog de um Quadro Kanban: a triagem e a priorização. Não existe uma frequência pré-determinada no Kanban para nenhuma das duas e no caso da triagem, assunto do vídeo de hoje, é possível usar a tecnologia para facilitar essa atividade.

As atividades incluídas no backlog podem ser divididas em três grandes grupos. (1) as que serão de fato executadas; (2) as novas tarefas que aparecem e não estavam previstas e (3) as tarefas que perderam o sentido em razão da da evolução natural do projeto.

O backlog tende a crescer e uma forma de diminuir a quantidade de atividades armazenadas nele é eliminar itens do grupo 3 periodicamente.

O Kanban não determina um intervalo para que isso seja feito. Cada caso é um caso e cabe às equipes estabelecerem suas rotinas. Mas é importante limpar o backlog periodicamente para que seja possível enxergar melhor as tarefas que realmente fazem sentido.

Se você está realizando o controle com papel, Post-its, por exemplo, uma dica é colocar a data de criação em alguma parte do cartão e com base nela sua equipe pode definir quanto tempo as antigas tarefas devem ser para que sejam eliminadas. Digamos 1 mês, um trimestre, enfim, é uma decisão que cabe a cada equipe.

Gosto muito da ajuda da tecnologia para esse tipo de tarefas mecônica e o Power-Up Card Aging é uma excelente pedida. Ao ativá-lo você pode definir dois tipos de visualização do envelhecimento.

Um faz com que o cartão vá desaparecendo e outro transforma ele em uma espécie de mapa do tesouro que vai ficando cada vez mais estragado.

Independente de qual dos dois você estiver usando, o envelhecimento ficará evidente diante dos seus olhos e no momento em que for triar as atividades, será muito fácil identificar as mais antigas.

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