Kanban: exemplo de uso no Trello. | Ep. 210.

No primeiro vídeo desta série, expliquei a origem do Kanban e alguns termos técnicos para que você possa começar a se familiarizar com alguns conceitos. Neste segundo vídeo você verá um quadro em funcionamento. Utilizei como exemplo um quadro real, o que utilizo para controlar a produção, edição e publicação dos meus vídeos no YouTube.

Caso não tenha nenhuma familiaridade com o Kanban e não tenha ainda assistido o primeiro vídeo, recomendo que assista antes de partir para esta segunda aula. Você pode também acompanhar e seguir a lista http://vladcampos.tv/kanban para receber notificações e acompanhar os próximos capítulos desta série.

Conforme expliquei na primeira aula, conhecer o fluxo de atividades e criar uma representação dele, por exemplo, no Trello, ou outro aplicativo, papel ou pastas do seu computador é muito importante. Por exemplo, desta forma é possível visualizar e tomar ações para controlar o trabalho em progresso (WIP) em cada uma das etapas.

Por exemplo, meu fluxo de produção de vídeos começa com uma IDEIA, passa pela criação de uma PAUTA, depois vem a GRAVAÇÃO do vídeo, EDIÇÃO e PUBLICAÇÃO. Estas etapas foram reproduzidas no meu quadro e em alguns casos subdivididas em etapas ainda menores.

Se estou planejando férias ou uma viagem a trabalho e quero manter o fluxo de publicações dos vídeos, posso olhar para o quadro e em poucos segundo saberei se tenho vídeos suficientes na etapa de publicação para que eu possa continuar publicando mesmo que eu não esteja gravando por algum período (durante a viagem).

Além de ser um importante aliado no planejamento de eventos futuros, o quadro, por si só, é um indicativo constante do que está acontecendo na nossa rotina. Caso eu tenha muitos itens nas colunas IDEIAS e PAUTA e poucos ou nenhum em PUBLICAÇÃO, é evidente que logo faltarão vídeos para serem publicados.

A situação inversa, muitos itens em PUBLICAÇÃO e poucos em IDEIAS, indica que logo faltará conteúdo para ser gravado, editado e publicado. Percebe como é simples? Não há necessidade de criar regras ou estabelecer rotinas especificamente para esta finalidade uma vez que você estará sempre olhando para o quadro porque ele é o guia do seu trabalho. É o mapa para o tesouro!

Essa visão instantânea da situação presente e previsão do futuro é um dos elementos que mais gosto no Kanban. E é algo que vários dos meus clientes relatam como um aspecto que facilita enormemente a visualização do trabalho em execução e consequentemente elimina uma série de reuniões e a infinita troca de emails ou mensagens apenas para checar entendimentos..

Facilita muito o trabalho de equipes e é uma forma simples e natural de subsidiar o gestor para tomada de decisão.

Se você não trabalha em equipe ou deseja ter uma visão das suas atividades pessoais, os benefícios são os mesmos. É com a ajuda do Kanban que consigo manter todas as minhas inúmeras atividades no radar e tarefas em dia.

O quadro demonstrado no vídeo faz parte dos quadros de Inspiração do Trello. Lá encontrará diversos outros quadros para copiar e usar.

O que achou da videoaula? Conseguiu entender um pouco melhor o potencial do Kanban? Se já é um usuário, por favor, compartilhe o vídeo com um colega de trabalho ou aquele amigo que está tendo dificuldade da gestão de atividades pessoais ou profissionais.

 

Aplicativos para trabalho remoto (Home Office & Viagem).

Videoaula

Este é o segundo vídeo da série a respeito de Home Office. Caso ainda não tenha assistido, recomendo que assista o primeiro também. O tema é extenso e por isso mesmo comecei a produzir esta série.

Há muito que não mencionei no primeiro vídeo e tenho certeza que este também estará incompleto. O objetivo hoje é compartilhar com você alguns dos aplicativos e serviços que considero essenciais.

Lembro que todo conteúdo abaixo está também disponível em formato de vídeo.

Minha primeira dica é focar nos aplicativos com versões para várias plataformas ou que funcionem bem via web e no celular. E para os que viajam com frequência ou ficam muito tempo fora do escritório é fundamental usar serviços que permitem manter conteúdo em modo offline, como o Evernote

Um bom aplicativo para videoconferência é muito importante também. Gosto muito da simplicidade do Google Meet, que é a versão corporativa do Hangouts. Basta enviar um link para a pessoa e ela clica para entrar na sala de conferências via navegador.

Se você já foi meu cliente ou aluno, lembrará que esta é a ferramenta que costumo usar. Principalmente porque é muito simples marcar uma chamada via compromisso. Basta usar o Google Agenda e selecionar a opção adicionar Hangouts ou Meet. a propósito, fique de olho na série a respeito dos serviços Google porque videoconferência via Meet e Hangouts é um dos próximos temas.

+ Série a respeito dos serviços Google.

A comunicação frequente que acontece naturalmente nos escritórios resolve muitos problemas de forma natural e isto acaba se perdendo no Home Office. Não necessariamente recomendo aplicativos ou soluções como o Slack. Existem outras formas de manter a comunicação em modo e assíncrono.

Montar um quadro Kanban no no Trello, ou em aplicativo similar, é perfeito para manter o trabalho fluindo e ao mesmo tempo permitir que o gestor tenha uma noção de todos os estados de cada um dos clientes e colaboradores. Outro benefício é conseguir manter a comunicação focada em cada tema.

Conforme mencionei no início, o tema é extenso e meu objetivo neste momento é passar uma visão de alguns serviços. Caso tenha alguma dica ou gostaria de ouvir minha opinião a respeito de algum outro aplicativo, por favor, deixe um comentário. E se gostou, por favor, compartilhe usando os botões abaixo.

 

Um papo sobre 6 anos em Home Office (minhas dicas).

Trabalho em esquema de Home Office desde 2012 e também já ajudei algumas empresas a migrarem para esta realidade.

A redução de custos é significativa e, considerando só as horas perdidas no trânsito, o ganho na qualidade de vida já é enorme. Além das empresas que ajudei na migração, atendo cada vez mais pequenas empresas que trabalham assim.

O plano hoje é compartilhar algumas opiniões a respeito do que é trabalhar em Home Office e como encontrar um equilíbrio entre lazer e trabalho estando dentro de casa sempre.

Mais adiante publicarei um segundo vídeo compartilhando dicas de aplicativos que podem nos ajudar nesta jornada.

Separe os Ambientes

Se prestar atenção nos meus textos e vídeos perceberá que sempre uso as expressões "casa" e "escritório" de forma separada. Portanto, minha primeira dica é: separe os ambientes. Sua mente precisa entender que existe um local da casa que server para trabalhar e o restante é sua casa.

Se você tem um quadro sobrando, ótimo. Caso contrario encontre um canto, coloque sua mesa e computador ali e se possível use alguma divisória. Pode ser até um biombo. Aquele é seu espaço de trabalho. Não leve trabalho para outras partes da casa e nem leve lazer para seu escritório.

Invista no Conforto

Não estou dizendo que você deve gastar horrores e comprar os melhores móveis do mundo, mas uma mesa que tenha a altura ideal e uma boa cadeira são essenciais. É o mínimo que você esperaria do seu empregador. Portanto, invista no seu conforto.

Trabalho Externo

Mesmo separando os ambientes, eventualmente você vai precisar sair um pouco de casa. Uma boa forma de fazer isso é visitando seus clientes. O relacionamento é importante e você poderá frequentar outros ambientes. Escolha um ou dois dias da semana para fazer isso e marque as reuniões em horários diferentes dos congestionamentos.

Outra possibilidade que explorei muito, principalmente no início, foi o trabalho em cafés. É uma forma de ver gente e trabalhar em um ambiente diferente. Mas tenha cuidado para não transformar suas idas frequentes em grandes dívidas no final do mês.

+ O café aumenta ou diminui a produtividade?

Frequente alguns cafés até descobrir aqueles que têm bons preços e boa Internet. Mas os sem Internet também são importantes porque às vezes o trabalho precisa desta desconexão.

Horários Flexíveis

Não necessariamente você precisará trabalhar no habitual horário de 8:00h as 18:00h. É claro que você não vai ligar para um cliente as 10 da noite, mas há uma série de coisas que você pode fazer em outros horários. Por exemplo, vou a academia no meio da tarde e resolvo problemas pessoais em horários comerciais. Depois compenso trabalhando até um pouco mais tarde. Se você se organizar, verá como é mais eficiente ir a um supermercado na terça-feira as 3 da tarde.

Preto, Branco e Cinza

Meu plano de migar para o Home Office é muito antigo, mas nenhuma das empresas nas quais eu trabalhei permitia trabalho remoto. Como o plano de ser um consultor era também muito antigo, resolvi unir as duas coisas. Mas não foi nada fácil.

Começar um negócio por conta proporia enquanto ainda está na sua atividade remunerada tradicional exige passar pelo que um amigo chama de zona cinza. Segundo ele, para ir do branco para o preto vamos, necessariamente, caminhar pelo cinza por algum tempo. No meu caso foram alguns anos entre os dois mundos. 

Mas comecei o processo de migração de fato há mais de seis anos e naquela época não existiam nem metade das ferramentas que existem hoje. Portanto, este for seu desejo, identifique algo que você faz bem e comece a experimentar sem deixar seu trabalho atual. Entenda se realmente existe demanda e vá caminhando aos poucos pela zona cinza até que você possa chegar na outra extremidade.

Equilíbrio

Lembre-se, Home Office não é estar de férias eternamente, mas o risco invertido também existe. Algumas pessoas acabam trabalhando demais. Não faça isso! A separação do espaço na casa ajuda muito, mas quando estiver no espaço pessoal da casa, esqueça as notificações de trabalho e vá curtir a vida.

E você, já pensou em migrar para o Home Office? Ou acha esta ideia um absurdo? Por favor, compartilhe suas opiniões porque estou curioso.