Google Tarefas vale a pena (opinião) | 238

Não gosto muito de gravar este tipo de vídeo, mas depois da última Live recebi algumas mensagens pedindo mais informações a respeito do Google Tarefas e resolvi gravar compartilhar minha experiência e opinião.

O plano hoje é filosofar um pouco a respeito do como o Google Tarefas pode ser útil para um determinado grupo de pessoas e como é que andei experimentando ele nos últimos dias.

Como você já deve saber, uso o Kanban para lidar com meus afazeres pessoais e profissionais e um aplicativo que existe para gerenciar tarefas não faz muito sentido no meu workflow. Principalmente quando o aplicativo tem funcionalidades tão básicas. O que eu fiz em nome do Canal foi levar diariamente para lá as atividades do meu dia para experimentar as funcionalidades.

Cursos Online
Automatização do Trello
Mais Resultado com Menos Trabalho (Curso Online)
Trello passo-a-passo (Curso Online)
Organização Inteligente & Trabalho Eficiente (Curso Online)

Vamos começar pelas vantagens. O Google Tarefas existe como aplicativo para Android e iOS e está presente no novo Gmail e novo Google Agenda e obviamente todos eles estão sempre em sincronismo.

As datas de conclusão já aparecem no Google Agenda, desde que você mude de Lembretes para Tarefas (veja como no vídeo). Mas ainda não aparecem do App Google Agenda para telefones ou tablets.

A partir do Gmail é possível arrastar um email para a barra lateral de tarefas e, dessa forma, estabelecer uma data para a resposta. Funciona como uma espécie de acompanhamento do caso. Mas, também não é possível fazer algo similar no App para telefones e tablets.

Já em termos de configuração, o serviço é bastante simples. Basicamente você pode criar diferentes listas para suas tarefas e ordená-las manualmente ou por data de conclusão. Mas surpreendentemente não é possível reordenar as listas. Elas aparecem no aplicativo de acordo com a ordem de criação e assim ficarão.

Cheguei a recomendar o uso do Google Tarefas para alguns clientes que buscavam apenas um local para tarefas super-rápidas do tipo ligar para o fulano, responder o email "x" ou pagar algo fora do rotineiro.

A melhor analogia que imaginei foram aquele papeizinhos que algumas pessoas mantêm espalhados por toda a mesa. E acredito que ele pode funcionar bem para esse tipo de tarefas bem básicas, especialmente se ele permanecer aberto na lateral do Gmail e Google Agenda.

E você, o que acha? Faz sentido usar o Google Tarefas? Chegou a experimentar? Qual é a sua opinião a respeito do aplicativo?

 

P/M/G para valor, dificuldade, probabilidade etc. (classifique suas tarefas).

Muito provavelmente você já ouviu falar da necessidade de mensurarmos e priorizarmos tarefas e atividades. Eu mesmo já gravei e escrevi sobre o assunto algumas vezes. O tema é extenso, mas quero hoje focar em um detalhe que nos escapa com certa frequência: qual a melhor escala para definir a diferença entre pesos subjetivos?

Por exemplo, de 1 a 5 você saberia me dizer claramente a diferença entre o 3 e o 4? Ou de 1 a 10, como é que você define se algo é 7 ou 8? Na aula de hoje você vai entender porque não uso números em determinadas situações.

Se você já me acompanha há algum tempo, sabe da minha paixão pelo Scrum e Kanban e foi uma boa prática do Scrum que me inspirou a mudar a mensuração que uso para dificuldade, probabilidade etc. No Scrum é muito comum o uso de uma variação da sequência Fibonacci. Sim, aquela que ficou famosa por conta do livro Código Da Vinci.

A sequência vai aumentando com base na soma dos dois números anteriores (1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144,...), fazendo com que a sensação da diferença entre o anterior e o próximo fique mais clara. Isso ocorre porque a medida que os números crescem, a separação entre eles fica cada vez maior. A variação do Scrum elimina alguns números e substitui outros para que a relação de grandeza entre eles fique ainda mais clara.

Pessoalmente não gosto nem da variação sugerida pelo Scrum porque acho muito difícil colocar em números, por exemplo, a probabilidade de um cliente assinar um contrato comigo. Existem alguns sinais, mas são costumeiramente subjetivos. Por isso, prefiro escalas subjetivas em situação subjetivas.

Por exemplo, os tamanhos P, M e G, usados para roupas, são suficientemente subjetivos para boa parte das minhas necessidades. Portanto, com três etiquetas —no Trello ou no Evernote— posso facilmente filtrar os potenciais clientes por probabilidade de fechamento de contrato e decidir qual ação tomarei em cada caso.

O mesmo vale para os vídeos que gravo para o Canal. Tenho um montão de ideias que também ganham o P, M e G como probabilidade de gravação.

É importante ter essa classificação porque algumas ideias exigem muito estudo ou são complicadas demais para gravar. Ou seja, quando vou planejar as gravações, posso escolher de acordo com o tempo que tenho para fazer isso.

E não precisa ser P, M e G. Funcionará bem com várias outras escalas subjetivas. Por exemplo, se você é o tipo que gosta de heróis da Marvel, pode criar uma escala baseada na força de cada um deles. Não é o meu estilo, mas vai funcionar.

O que você achou desta dica? Conhece alguém que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

Como criar tarefas recorrentes no Evernote | Tutorial Evernote.

Gostaria de criar lembretes recorrentes no Evernote? Você não é o único. Um grande número de pessoas que começa a experimentar os lembretes entra em contato comigo perguntando como é possível ativar o serviço de forma recorrente.

No Evernote não há como fazer isto, mas na aula de hoje compartilho uma forma de criar esta automação usando dois serviços gratuitos: o Calendário do Google e o Zapier.

Caso não tenha ideia do que seja o Zapier, por favor, assista também a aula “Automação de tarefas e rotinas com Zapier. O que é e como configurar” para que você entenda como usar o serviço. Neste vídeo, vou direto ao ponto.

Clique no botão “MAKE A ZAP” escolha o Google Calendar e a opção “Event Start”. Na página do Calendário, você escolherá o calendário específico da sua Agenda do Google e o intervalo antes do evento que funcionará como gatilho. No meu caso prefiro que seja um dia antes, mas você pode escolher minutos ou horas.

Na tela de configuração do Evernote, escolha “Create Note” e na configuração específica, escolhendo o Caderno no qual você deseja que o lembrete seja criado e o título da nota, que no meu caso é o título do compromisso que está na Agenda do Google.

Para o corpo da nota, sofistiquei um pouco as coisas. Usei HTML e incluí alguns elementos e um link para o compromisso no Calendário do Google. Mas você nem precisa preencher este campo se não quiser.

Importante lembrar também que você pode selecionar todas estas opções usando o sinal de adição que fica ao lado direito de cada caixa de conteúdo do Zapier.

E finalmente você vai precisar definir o horário de início do lembrete escolhendo a opção “Event Begins” no item “Reminder Time”.

A minha configuração leva todos os eventos do meu Calendário para o caderno Sprint que é onde estão todas as minhas atividades do dia, mas você pode, por exemplo, criar uma Agenda específica no seu Google com o nome de “Lembretes do Evernote” e escolher ela no momento de configurar a Agenda no Zapier.

Tudo que você precisa fazer agora é criar um compromisso recorrente na agenda do Google e ele aparecerá no seu Evernote como um lembrete. Gostou desta dica? Já tinha pensado nesta opção? Por favor, deixe seus comentários a respeito de como você usa o Zapier ou outros serviços de automação.

Gostou da dica? Compartilhe com os amigos.

Share