Kanban no Evernote (gestão de tarefas e projetos). | Ep. 224.

No primeiro vídeo a respeito de Kanban falei sobre o livro Personal Kanban. O autor adaptou o Kanban para ser usado individualmente e gostei muito da ideia. Mas como sou um apaixonado por determinados conceitos do Scrum, adaptei a adaptação dele e é sobre isso que vou conversar no vídeo de hoje.

No meu Evernote tenho basicamente 4 posições relacionadas a coleta e execução de atividades e uma posição que funciona como arquivo e que na verdade está dividida em diversos cadernos do meu Evernote. A propósito, no meu caso, as posições do Kanban são em realidade os Cadernos do Evernote. Chamo de posição porque as atividades ficam estacionadas ali até mudarem para a próxima etapa.

A posição de coleta é chamada de Backlog e inspirada no conceito com mesmo nome no Scrum. Lá junto ideias que me vem a cabeça, atividades que quero realizar em breve ou no futuro, sonhos etc. O Personal Kanban também prega uma caixa de entrada. Alias, todo método, desde o início dos tempos, prega esse conceito de caixa de entrada. É uma ideia muito antiga e extremamente valiosa.

No Scrum a priorização do que será executado é definida com base no valor de cada atividade. É assim que defino também o que farei. Não defino por tempo gasto porque sou apenas um e tanto faz começar pela tarefa mais curta ou mais longa. No final, o tempo total de execução será o mesmo. Portanto, o que me importa é terminar (entregar) primeiro o que tem mais valor.

O Personal Kanban sugere uma lista depois do backlog chamada "Preparado". A palavra em inglês é "ready", ou seja, que está pronto para ser executado (preparado). Pessoalmente acho que etapas demais complicam as coisas. Portanto, no meu caso, uso apenas o Backlog, mas o o interessante do Kanban é justamente o fato de poder ser adaptado a cada realidade. Portanto utilize quantas etapas forem necessárias para você.

Essas são as posições de coleta e preparo. Agora entramos nas posições e execução. O que levo manualmente para ser executado vai para a posição WIP (Work in Progress) ou, em bom português, "Trabalho em Progresso".

O WIP em realidade é uma medida para ser usada nas etapas do Kanban. É aquela quantidade passível de ser executada em um determinado tempo. Ou seja, você tem que experimentar e descobrir quanto tempo leva nas suas atividades para definir um WIP para cada etapa (posição) do seu quadro Kanban, No meu caso defini uma uma posição que chamo de WIP e para lá movo o que escolhi executar no dia.

Depois de concluída aquela atividade, as minhas notas são movidas para a posição de arquivo, que é representada por diversos cadernos do meu Evernote.

Existe também uma outra posição de execução que é para onde vão todas as atividades geradas automaticamente. Essa posição chamo de Ação Necessária e o Zapier quem leva para lá as minhas contas a pagar, contatos que recebo de clientes, mensagem que chegam nos meus cursos online. Enfim, tudo que exige uma resposta minha.

E finalmente há uma lista para follow-up. Algumas pessoas usam o termo "Bloqueado" ou "Aguardando". Prefiro usar "Follow-Up" porque a expressão remete a algo que precisa ter continuidade.

Minha rotina segue o seguinte caminho: abro o caderno Follow-Up e vejo se há alguma coisa que precisa ser realizada hoje. Para as atividades lá dentro uso os Lembretes do Evernote e isso facilita a visualização do que tenho que realizar hoje. E se percebo algo de outro dia que pode ser feito, executo também.

Depois parto para Ação Necessária. Normalmente ali dentro estão as coisas que preciso fazer com agilidade. Contas e outras ações que chegam automaticamente para serem executadas em breve. Se for o caso, posso também organizar com Lembretes, mas normalmente o que faço e simplesmente executar as tarefas dali.

Depois vou ao WIP executar as tarefas do dia. E ao final do dia vou ao Backlog em busca de inspiração ou para organizar o que será trabalhado no dia seguinte.

Não gosto de muitas etapas ou separações porque sinto que fica burocrático demais e acaba me demandando mais tempo de organização das tarefas em lugar de estar trabalhando. Nem mesmo separo o que é pessoal de profissional, mas isso é assunto para um outro vídeo.

E você, como organiza seu trabalho? Por favor, deixe seu comentário e compartilhe este conteúdo com os amigos

 

Esqueça os aplicativos. Use um workflow (baixe o eBook Gratuito).

Videoaula

Será que existe um número mínimo de aplicativos para atingirmos a produtividade ideal? Há algumas semanas o Leandro Mello deixou um comentário a respeito deste tema em um dos vídeos do meu Canal no YouTube e mais recentemente o Sergio Rodrigues fez a pergunta de uma forma bem mais direta:

"—Gostaria que você me sugerisse quais os aplicativos mínimos para uma efetiva produtividade".

Embora estes comentários tenham acontecido no meu Canal no YouTube, muitos contatos que recebo via formulário de clientes aqui no meu site são acompanhados de uma narrativa muito parecida. A pessoa descreve todas as experiências que teve com os mais variados aplicativos e diz que nenhum deles resolveu o problema.

A verdade nua e crua é que nenhum aplicativo vai resolver seu problema. Eles são apenas ferramentas. O mais importante é criar um workflow, um fluxo de atividades que só então será transportado para um ou mais aplicativos. Esqueça essa história de aplicativos por um minuto, assista o vídeo abaixo, me acompanhe na ideia de construção de um workflow e depois pegue seu eBook Gratuito para entender as etapas que sigo para trabalhar com eficiência

O primeiro passo é criar um ambiente organizado de forma inteligente. A organização serve como base para o trabalho eficiente, que pode ser conquistado com o uso de elementos do Kanban, Scrum e da Técnica Pomodoro. E a tecnologia, na forma de aplicativos e serviços, funciona como elemento transformador. Ou seja, nos permite fazer mais em menos tempo sem perda de qualidade.

Enfim, assista o vídeo, baixe o eBook e conhece alguém que pode precisar deste tipo de ajuda, compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo.

 

P/M/G para valor, dificuldade, probabilidade etc. (classifique suas tarefas).

Muito provavelmente você já ouviu falar da necessidade de mensurarmos e priorizarmos tarefas e atividades. Eu mesmo já gravei e escrevi sobre o assunto algumas vezes. O tema é extenso, mas quero hoje focar em um detalhe que nos escapa com certa frequência: qual a melhor escala para definir a diferença entre pesos subjetivos?

Por exemplo, de 1 a 5 você saberia me dizer claramente a diferença entre o 3 e o 4? Ou de 1 a 10, como é que você define se algo é 7 ou 8? Na aula de hoje você vai entender porque não uso números em determinadas situações.

Se você já me acompanha há algum tempo, sabe da minha paixão pelo Scrum e Kanban e foi uma boa prática do Scrum que me inspirou a mudar a mensuração que uso para dificuldade, probabilidade etc. No Scrum é muito comum o uso de uma variação da sequência Fibonacci. Sim, aquela que ficou famosa por conta do livro Código Da Vinci.

A sequência vai aumentando com base na soma dos dois números anteriores (1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144,...), fazendo com que a sensação da diferença entre o anterior e o próximo fique mais clara. Isso ocorre porque a medida que os números crescem, a separação entre eles fica cada vez maior. A variação do Scrum elimina alguns números e substitui outros para que a relação de grandeza entre eles fique ainda mais clara.

Pessoalmente não gosto nem da variação sugerida pelo Scrum porque acho muito difícil colocar em números, por exemplo, a probabilidade de um cliente assinar um contrato comigo. Existem alguns sinais, mas são costumeiramente subjetivos. Por isso, prefiro escalas subjetivas em situação subjetivas.

Por exemplo, os tamanhos P, M e G, usados para roupas, são suficientemente subjetivos para boa parte das minhas necessidades. Portanto, com três etiquetas —no Trello ou no Evernote— posso facilmente filtrar os potenciais clientes por probabilidade de fechamento de contrato e decidir qual ação tomarei em cada caso.

O mesmo vale para os vídeos que gravo para o Canal. Tenho um montão de ideias que também ganham o P, M e G como probabilidade de gravação.

É importante ter essa classificação porque algumas ideias exigem muito estudo ou são complicadas demais para gravar. Ou seja, quando vou planejar as gravações, posso escolher de acordo com o tempo que tenho para fazer isso.

E não precisa ser P, M e G. Funcionará bem com várias outras escalas subjetivas. Por exemplo, se você é o tipo que gosta de heróis da Marvel, pode criar uma escala baseada na força de cada um deles. Não é o meu estilo, mas vai funcionar.

O que você achou desta dica? Conhece alguém que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.