Calendly para combinar reuniões 📆 | 286

Estou sempre recebendo perguntas a respeito de como usar o Google Agenda para combinar compromissos. Se você já foi meu aluno na mentoria, percebeu que uso um sistema automático de reserva de horários.

O serviço chama-se Calendly, que descobri por conta das minhas conversas com o pessoal da Evernote. Ele está disponível em português e a versão gratuita é bastante completa e muito provavelmente será suficiente para seu pequeno negócio, departamento onde trabalha ou mesmo suas reuniões pessoais.

Para criar sua conta, visita Calendly.com e coloque seu email na caixa de inscrição. Se o email for Gmail ou G Suite, o Calendly já vai sugerir a conexão via conta do Google e isso facilitará bastante as coisas porque já ligará o seu calendário ao serviço. Mas, se preferir, é possível também clicar na opção para criar um usuário e senha independentes e em um segundo momento conectar o calendário. Para entender melhor, assista o vídeo.

O próximo passo é confirmar o email e depois criar um nome e endereço para sua página dentro do Calendly. Ele pegará automaticamente o seu nome, mas é possível mudar isso na hora ou depois. Em seguida é preciso conectar a sua agenda para que o Calendly saiba os horários nos quais você já tem um compromisso.

É possível conectar diversos serviços, inclusive o Outlook, mas no tutorial publicado no YouTube usei o Google Agenda. Basta ir seguindo os passos e, se quiser, já defina sua disponibilidade de dias da semana. Isso também poderá ser mudado a qualquer momento no futuro.

Na tela Tipos de Evento você verá 3 tipos, um de 15 minutos e outros de 30 e 60. Existem 3 disponíveis porque você ainda está no período de experimentação da conta paga, mas a conta gratuita permite apenas um tipo de agendamento. Minha sugestão é: desligue dois deles usando a chave ao lado da engrenagem e vamos editar o de 15 minutos.

Existem diversas opções de configuração, mas só os dois primeiros itens fazem parte da conta gratuita. No primeiro, "O que é esse evento", é possível mudar tudo: nome e tempo de duração do evento, quantidade de dias no futuro em que as pessoas poderão marcar um compromisso com você, cores etc. Enfim, recomendo que você explore as opções.

Logo abaixo, no item “Quando as pessoas podem reservar este evento” é que estão as opções de formatação do agendamento propriamente dito. Mas o ponto mais importante é indicar que dias da semana e respectivos horários estão livres para marcação.

Agora pegue seu endereço do Calendly que tem o formato calendly.com/seu-nome e envie para quem deseja marcar uma reunião com você. A pessoa verá seus horários livres e poderá marcar o compromisso que aparecerá automaticamente nas duas agendas.

Outra possibilidade é clicar na engrenagem que fica ao lado do nome do evento na tela Tipos de Evento e capturar o código para embutir (incluir) o calendário do Calendly dentro do seu site. Se você não tem conhecimento técnico, envie o vídeo para o responsável pelo seu site e ele saberá o que fazer.

Gostou? Por favor, considere a possibilidade de ajudar o Canal com uma pequena doação. Outra forma de ajudar é usar um dos botões abaixo e compartilhar o vídeo e deixando seu comentário.

 

Mantenha seu Mac acordado com um pouco de cafeína!

Sempre que começo a gravar um podcast, ou que estou em uma reunião anotando informações, o Mac insiste em entrar em modo de proteção de tela. Acontece com frequência porque está ajustado para um intervalo bastante curto.

Uma solução simples seria aumentar o tempo de espera ou desligar o protetor, mas não me agrada em razão da segurança dos meus dados. Quando meu protetor de tela entra em ação, preciso usar a senha para desbloquear o computador. Portanto, se algo acontecer com o equipamento —perda ou roubo—, os dados estarão protegidos.

Para chegar a um meio termo, uso um aplicativo chamado Caffeine. Ele é gratuito e permite bloquear a ação do protetor de tela com um simples clique na xícara que fica na barra superior do OS X. Ao clicar no ícone, verá café dentro dela e o protetor de tela não entrará em ação. O problema é que ao esquecer de clicar novamente na xícara —para "tomar o café" e desligar o aplicativo— estou colocando em risco a segurança, porque o computador ficará desprotegido indefinidamente.

Felizmente os desenvolvedores do Caffeine levaram isso em consideração. Ao clicar com o botão direito sobre o ícone, você poderá modificar algumas configurações:

  1. Automatically start Caffeine at login;
  2. Activate Caffeine at launch;
  3. Show this message when starting Caffeine.

Verá também o item "Default duration" com uma lista que começa em "Indefinitely" e vai até "5 hours".

O item 1 abre o aplicativo Caffeine sempre que você inicia o Mac. Isso fará com que a xícara apareça vazia no menu para que você possa clicar nela. O item 2 ativa automaticamente o Caffeine, ou seja, interrompe o funcionamento do protetor de tela. Não vejo motivos para esta opção, pois seria o mesmo que desligar o protetor de tela, mas pode ser que você a utilize para algo. A opção 3 apenas mostra a tela de configurações ao iniciar o Caffeine. Me parece útil se marcou também a opção 2 porque será sempre apresentado às configurações e poderá modificar algo se necessário.

Mantenho apenas a opção 1 ativa e em "Default duration", mantenho em "1 hour". Dessa forma, quando estou gravando um podcast ou realizando anotações em uma reunião e ativo o Caffeine clicando na xícara, tenho certeza que a pausa no protetor de tela vai durar no máximo uma hora, que é mais ou menos o tempo gasto nas gravações ou reuniões.

O Caffeine faz parte de um conjunto de aplicativos muito simples e extremamente úteis que uso diariamente durante minhas atividades pessoais e/ou de trabalho e que, quem sabe, pode também ser útil para você. E além de ser gratuito, adoro o conceito do ícone em formato de xícara com e sem café!

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VCP 150 - Tome notas em reuniões

Mesmo as poucas pessoas que conheço com uma memória invejável tomam notas em reuniões. É uma atitude importante porque, passados alguns dias, inevitavelmente esqueceremos de algo. O Evernote é meu local preferido para realizar as anotações, mas o que explico no episódio pode ser aplicado até mesmo em uma folha de papal. O importante é criar o hábito de anotar.