Calendly para combinar reuniões 📆 | 286

Estou sempre recebendo perguntas a respeito de como usar o Google Agenda para combinar compromissos. Se você já foi meu aluno na mentoria, percebeu que uso um sistema automático de reserva de horários.

O serviço chama-se Calendly, que descobri por conta das minhas conversas com o pessoal da Evernote. Ele está disponível em português e a versão gratuita é bastante completa e muito provavelmente será suficiente para seu pequeno negócio, departamento onde trabalha ou mesmo suas reuniões pessoais.

Para criar sua conta, visita Calendly.com e coloque seu email na caixa de inscrição. Se o email for Gmail ou G Suite, o Calendly já vai sugerir a conexão via conta do Google e isso facilitará bastante as coisas porque já ligará o seu calendário ao serviço. Mas, se preferir, é possível também clicar na opção para criar um usuário e senha independentes e em um segundo momento conectar o calendário. Para entender melhor, assista o vídeo.

O próximo passo é confirmar o email e depois criar um nome e endereço para sua página dentro do Calendly. Ele pegará automaticamente o seu nome, mas é possível mudar isso na hora ou depois. Em seguida é preciso conectar a sua agenda para que o Calendly saiba os horários nos quais você já tem um compromisso.

É possível conectar diversos serviços, inclusive o Outlook, mas no tutorial publicado no YouTube usei o Google Agenda. Basta ir seguindo os passos e, se quiser, já defina sua disponibilidade de dias da semana. Isso também poderá ser mudado a qualquer momento no futuro.

Na tela Tipos de Evento você verá 3 tipos, um de 15 minutos e outros de 30 e 60. Existem 3 disponíveis porque você ainda está no período de experimentação da conta paga, mas a conta gratuita permite apenas um tipo de agendamento. Minha sugestão é: desligue dois deles usando a chave ao lado da engrenagem e vamos editar o de 15 minutos.

Existem diversas opções de configuração, mas só os dois primeiros itens fazem parte da conta gratuita. No primeiro, "O que é esse evento", é possível mudar tudo: nome e tempo de duração do evento, quantidade de dias no futuro em que as pessoas poderão marcar um compromisso com você, cores etc. Enfim, recomendo que você explore as opções.

Logo abaixo, no item “Quando as pessoas podem reservar este evento” é que estão as opções de formatação do agendamento propriamente dito. Mas o ponto mais importante é indicar que dias da semana e respectivos horários estão livres para marcação.

Agora pegue seu endereço do Calendly que tem o formato calendly.com/seu-nome e envie para quem deseja marcar uma reunião com você. A pessoa verá seus horários livres e poderá marcar o compromisso que aparecerá automaticamente nas duas agendas.

Outra possibilidade é clicar na engrenagem que fica ao lado do nome do evento na tela Tipos de Evento e capturar o código para embutir (incluir) o calendário do Calendly dentro do seu site. Se você não tem conhecimento técnico, envie o vídeo para o responsável pelo seu site e ele saberá o que fazer.

Gostou? Por favor, considere a possibilidade de ajudar o Canal com uma pequena doação. Outra forma de ajudar é usar um dos botões abaixo e compartilhar o vídeo e deixando seu comentário.

 

Reuniões eficientes usando Evernote, Trello e outras ferramentas.

Depois de mais de 20 anos no mercado posso dizer que conheço bem a diferença entre uma reunião na qual todas as partes se prepararam e uma que foi realizada sem preparo algum. É uma diferença gigantesca.

Quando li o tweet do Chris O'Neill‏, CEO da Evernote, com uma hashtag dizendo algo como "Sem pauta, sem reunião", resolvi gravar o vídeo abaixo com várias dicas que aprendi ao longo dos anos. O tema é amplo e por isso dividi o assunto em quatro partes: Agendamento, Pauta (ou Conteúdo), Anotações e Próximas Ações.

Agendamento

Não é uma tarefa simples, mas existem alguns truques que você pode utilizar. Por exemplo, nunca deixe para depois. Se já está com a pessoa, marque uma data. Se é uma segunda ou terceira reunião, comece sugerindo o mesmo horário na próxima semana. Muitas vezes funciona porque todos temos rotinas.

Se está tentando marcar por email, a melhor alternativa é sugerir dois ou no máximo três dias e horários diferentes. Menos opções facilitam escolhas. Mas se estiver complicado, ligue ou utilize uma das diversas ferramentas online que permitem marcar o melhor horário para as partes.

Pauta

Pautas são importantíssimas e existe um campo de texto nos convites que você pode usar para isso. Defina ao menos os tópicos principais, compartilhe com as partes, prepare-se e, o mais importante, siga os tópicos durante a reunião.

Anotações

Minhas anotações são divididas em três partes e feitas sempre no Evernote. No topo coloco o nome e sobrenome de todos. Além de ter o nome de todos os participantes, usuário Premium verão abaixo da Nota os cartões de contexto mostrando o perfil de cada um no LinkedIn.

Prefiro organizar tudo em tópicos, mas se você gosta de Mapa Mental, papel ou qualquer outro tipo de anotação, será sempre muito fácil levar isto para o Evernote depois. A vantagem de estar para o Evernote é que tudo será indexado e no futuro aparecerá na busca.

+ Evernote e Mapas Mentais, um belo casamento.
+ Curso Mapas Mentais Passo-a-Passo básico com Liz Kimura para iniciante.
+ Curso Curso Online de Mapas Mentais com Liz Kimura.

A última parte da Nota são as minhas tarefas e a dos participantes. Procuro sempre definir um prazo perguntando quando é uma boa data para a outra pessoa ou sugerindo um prazo se é algo que eu tenho que fazer. E antes de deixar a sala é sempre bom checar o entendimento de tudo. Repita os itens que anotou, verifique se algo está falando e ajuste o que foi entendido errado.

Próximas Ações

Depois da reunião normalmente há o que fazer. Se forem atividades simples os Lembretes do Evernote são uma boa opção. Controle o que tem que tem que ser feito usando as caixas de marcação de tarefas e cobre dos demais as tarefas que eles ficaram de executar.

Se for um trabalho mais complexo e em equipe, sugiro que as anotações e prazos sejam transcritos para um Quadro no Trello compartilhado entre todos. Monte o Quadro em formato de fluxo de atividades onde cada lista é um passo e cada Card contém os membros responsáveis.

Desta forma as tarefas vão caminhando no tempo, cada pessoa sempre saberá o que é sua responsabilidade e as dúvidas e discussões acontecerão sempre ligadas a cada tarefa.

Gostou da dica? Compartilhe com os amigos.