Esqueça os aplicativos. Use um workflow (baixe o eBook Gratuito).

Videoaula

Será que existe um número mínimo de aplicativos para atingirmos a produtividade ideal? Há algumas semanas o Leandro Mello deixou um comentário a respeito deste tema em um dos vídeos do meu Canal no YouTube e mais recentemente o Sergio Rodrigues fez a pergunta de uma forma bem mais direta:

"—Gostaria que você me sugerisse quais os aplicativos mínimos para uma efetiva produtividade".

Embora estes comentários tenham acontecido no meu Canal no YouTube, muitos contatos que recebo via formulário de clientes aqui no meu site são acompanhados de uma narrativa muito parecida. A pessoa descreve todas as experiências que teve com os mais variados aplicativos e diz que nenhum deles resolveu o problema.

A verdade nua e crua é que nenhum aplicativo vai resolver seu problema. Eles são apenas ferramentas. O mais importante é criar um workflow, um fluxo de atividades que só então será transportado para um ou mais aplicativos. Esqueça essa história de aplicativos por um minuto, assista o vídeo abaixo, me acompanhe na ideia de construção de um workflow e depois pegue seu eBook Gratuito para entender as etapas que sigo para trabalhar com eficiência

O primeiro passo é criar um ambiente organizado de forma inteligente. A organização serve como base para o trabalho eficiente, que pode ser conquistado com o uso de elementos do Kanban, Scrum e da Técnica Pomodoro. E a tecnologia, na forma de aplicativos e serviços, funciona como elemento transformador. Ou seja, nos permite fazer mais em menos tempo sem perda de qualidade.

Enfim, assista o vídeo, baixe o eBook e conhece alguém que pode precisar deste tipo de ajuda, compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo.

 

Estou escrevendo um novo livro no Evernote e não tinha percebido.

Desde que lancei o curso online Evernote para Iniciantes, penso em produzir outros dois. O Empresa Organizada com Evernote Business foi publicado há alguns meses e agora falta o curso no qual explico todo meu processo de organização e trabalho utilizando princípios do Kanban, Scrum, Técnica Pomodoro e ferramentas como o Evernote.

Estou há alguns meses trabalhando no conteúdo e na gravação dos vídeos, mas algo inesperado aconteceu. Ontem cheguei a um conclusão surpreendente: descobri que estou também escrevendo um livro.

Todos os livros que escrevi foram 100% estruturados dentro do aplicativo Scrivener, que a propósito é muito bom. O Evernote sempre serviu como um repositório de informações de pós-lançamento, mas acredito que ontem isto mudou.

Como desde o começo o plano era produzir um curso online e não num livro, criei um novo caderno no Evernote com uma nota índice na qual comecei a jogar ideias que fui organizando até montar a estrutura base do curso.

Além disso, todo conteúdo extra que fui coletando ao longo dos anos e que estava no meu caderno Artigos, movi para este novo caderno do curso. Também fui organizando o conteúdo com etiquetas para conseguir encontrar informações relacionadas a cada tema.

O próximo passo, as pautas, fui criando dentro de novas notas a medida que o texto começava a ficar mais elaborado na nota índice.

Como nenhuma delas foi criada cronologicamente, a nota índice é muito importante. A cada nova pauta (capítulo?), eu crio um link dentro do índice e desta forma consigo navegar tranquilamente entre elas e incluir ou remover elementos.

Entendeu onde estou chegando? Como o Evernote está comigo o tempo todo, essas pautas estão sempre acessíveis e em construção. Quando tenho uma ideia e não posso parar de fazer o que estou fazendo, apenas jogo tópicos ou uma frase dentro da nota certa para depois elaborar o raciocínio.

E apesar de ser um curso em formato de videoaulas, as pautas acabam ficando muito elaboradas porque quero que os assuntos se encaixem perfeitamente independente da ordem de gravação dos vídeos. 

Em outras palavras, as pautas já são praticamente os capítulos de um novo livro e hoje resolvi que lançarei o curso em formato de videoaula e depois ajustarei as notas dentro do Scrivener para lançar o livro.

No passado já havia tentado escrever um livro dentro do Evernote, mas a falta de cronologia dos capítulos (notas) dentro do caderno me deixava confuso e abandonei a ideia. Infelizmente naquele ocasião não cheguei a pensar na nota índice que hoje me permite navegar facilmente entre os capítulos em construção.

E sabe o que é mais interessante? Depois de já ter lançado outros livros, olho para as notas fora de ordem e o que vejo é algo que funcionará como um registro da história de produção do livro. Como as notas são criadas a medida que tenho que evoluir naquele tema, sempre terei este registro cronológico de como as minhas ideias foram sendo construídas.

A propósito, há algum tempo publiquei uma aula a respeito da Rede de Projetos. Se não assistiu, assista, porque o tema de hoje tem total relação com aquele assunto.

O fato de ter o conteúdo em um caderno, que também está na minha área de atalhos, fez com que eu pudesse acessar as informações a qualquer momento e de uma forma muito eficiente.

Não é incrível o que a tecnologia e um pouco de organização podem fazer por nós? Já passou por alguma situação semelhante a esta. Compartilhe conosco. Deixe seu comentário, dicas ou dúvidas.

Caso precise de ajuda para otimizar os mais variados aplicativos e serviços na organização e produtividade da sua pequena ou média empresa, entre em contato.

Gostou da dica? Compartilhe com os amigos.

Criatividade e produtividade usando Cadernos do Evernote.

Se você faz parte do meu newsletter, é provável que tenha lido a mensagem na qual explico o conceito Rede de Projetos criado pelos pesquisadores criatividade Howard Gruber e Sara Davis.

Pense em uma prateleira cheia de caixas e dentro de cada caixa, tudo que você precisa para trabalhar em determinado assunto. É basicamente isso e, segundo os pesquisadores, muita gente realmente utiliza caixas de papel.

Essa separação de assuntos traz alguns benefícios, mas é importante que você entenda que existem outras atitudes que você precisa tomar, como, por exemplo, administrar bem suas notificações.

  • Foco - Escolher uma caixa e trabalhar com apenas aqueles elementos nos ajuda a ter foco. Já perdi a conta de quantas vezes falei sobre o assunto aqui no site, no meu Canal no YouTube e no newsletter, mas olhando de perto, as caixas de Gruber e Davis ajudam nosso cérebro de forma muito parecida com o que a Técnica Pomodoro proporciona.
  • Processo Inconsciente - Ao trocar de caixa, passamos a trabalhar no outro conteúdo, mas o subconsciente permanece processando os elementos que deixamos para trás. Sabe aquele momento de eureka que surge quando você está fazendo uma coisa completamente diferente? Acontece muito quando estamos no banho desligados do mundo, mas muitas vezes, quando estamos fazendo algo completamente diferente, surge o insight.
  • Fertilização Cruzada - Tudo aquilo que precisamos aprender de novo para resolver um problema ou colocar um projeto em prática é um conhecimento que no futuro pode vir a ser utilizado ou adaptado a um outro projeto completamente diferente.
  • Escapar da Exaustão - Quando nossa mente está mergulhada em um problema sem solução aparente, atingimos um ponto de esgotamento que pode ser aliviado com a dedicação a outro projeto ou atividade.

No meu Evernote tenho Cadernos substituindo as caixas. Por exemplo, alguns Cadernos representam as etapas nas quais trabalho com meus clientes. Ao entrar em um dos Cadernos, posso focar em cada uma das etapas em diferentes momentos do dia. E a medida que um cliente vai passado de uma etapa pra outra, vou mudando a nota dele para o outro Caderno.

A organização dos Cadernos para as consultorias funciona como um fluxo, mas este Blog, o Newsletter, os curso no Udemy, Workshops e YouTube também têm seus Cadernos e posso facilmente alterar entre eles quando estou cansado de um assunto ou quando preciso me dedicar a outro. E é tão simples quanto clicar em um novo Caderno.

Teoricamente o mesmo poderia ser feito com Etiquetas, mas identifiquei alguns problemas.

É impossível salvar apenas um tipo de Etiqueta para uso offline o que significa que se eu tivesse tudo em um único Caderno como o Rui Silva, eu teria que ter uma enorme capacidade de memória no meu telefone para armazenar essas informações para uso offline.

Usando meu sistema de Cadernos, não tenho o Caderno de clientes finalizados em modo offline no meu telefone porque é algo que eu raramente precisarei. O mesmo vale para o Cadernos dos cursos no Udemy. Ele só fica offline quando estou trabalhando em um novo curso.

Outro problema é que ao mover uma nota para cima de uma Etiqueta na área de Atalhos você na verdade está incluindo aquela nova Etiqueta na Nota e no caso dos Cadernos você está mudando aquele conteúdo para um novo Caderno.

No vídeo abaixo explico tudo isso detalhadamente.

E você, como organiza a estrutura do seu Evernote? Prefere Cadernos ou Etiquetas? Deixe um comentário compartilhado suas ideias para ajudar outras pessoas.