Kanban no Evernote (gestão de tarefas e projetos). | Ep. 224.

No primeiro vídeo a respeito de Kanban falei sobre o livro Personal Kanban. O autor adaptou o Kanban para ser usado individualmente e gostei muito da ideia. Mas como sou um apaixonado por determinados conceitos do Scrum, adaptei a adaptação dele e é sobre isso que vou conversar no vídeo de hoje.

No meu Evernote tenho basicamente 4 posições relacionadas a coleta e execução de atividades e uma posição que funciona como arquivo e que na verdade está dividida em diversos cadernos do meu Evernote. A propósito, no meu caso, as posições do Kanban são em realidade os Cadernos do Evernote. Chamo de posição porque as atividades ficam estacionadas ali até mudarem para a próxima etapa.

A posição de coleta é chamada de Backlog e inspirada no conceito com mesmo nome no Scrum. Lá junto ideias que me vem a cabeça, atividades que quero realizar em breve ou no futuro, sonhos etc. O Personal Kanban também prega uma caixa de entrada. Alias, todo método, desde o início dos tempos, prega esse conceito de caixa de entrada. É uma ideia muito antiga e extremamente valiosa.

No Scrum a priorização do que será executado é definida com base no valor de cada atividade. É assim que defino também o que farei. Não defino por tempo gasto porque sou apenas um e tanto faz começar pela tarefa mais curta ou mais longa. No final, o tempo total de execução será o mesmo. Portanto, o que me importa é terminar (entregar) primeiro o que tem mais valor.

O Personal Kanban sugere uma lista depois do backlog chamada "Preparado". A palavra em inglês é "ready", ou seja, que está pronto para ser executado (preparado). Pessoalmente acho que etapas demais complicam as coisas. Portanto, no meu caso, uso apenas o Backlog, mas o o interessante do Kanban é justamente o fato de poder ser adaptado a cada realidade. Portanto utilize quantas etapas forem necessárias para você.

Essas são as posições de coleta e preparo. Agora entramos nas posições e execução. O que levo manualmente para ser executado vai para a posição WIP (Work in Progress) ou, em bom português, "Trabalho em Progresso".

O WIP em realidade é uma medida para ser usada nas etapas do Kanban. É aquela quantidade passível de ser executada em um determinado tempo. Ou seja, você tem que experimentar e descobrir quanto tempo leva nas suas atividades para definir um WIP para cada etapa (posição) do seu quadro Kanban, No meu caso defini uma uma posição que chamo de WIP e para lá movo o que escolhi executar no dia.

Depois de concluída aquela atividade, as minhas notas são movidas para a posição de arquivo, que é representada por diversos cadernos do meu Evernote.

Existe também uma outra posição de execução que é para onde vão todas as atividades geradas automaticamente. Essa posição chamo de Ação Necessária e o Zapier quem leva para lá as minhas contas a pagar, contatos que recebo de clientes, mensagem que chegam nos meus cursos online. Enfim, tudo que exige uma resposta minha.

E finalmente há uma lista para follow-up. Algumas pessoas usam o termo "Bloqueado" ou "Aguardando". Prefiro usar "Follow-Up" porque a expressão remete a algo que precisa ter continuidade.

Minha rotina segue o seguinte caminho: abro o caderno Follow-Up e vejo se há alguma coisa que precisa ser realizada hoje. Para as atividades lá dentro uso os Lembretes do Evernote e isso facilita a visualização do que tenho que realizar hoje. E se percebo algo de outro dia que pode ser feito, executo também.

Depois parto para Ação Necessária. Normalmente ali dentro estão as coisas que preciso fazer com agilidade. Contas e outras ações que chegam automaticamente para serem executadas em breve. Se for o caso, posso também organizar com Lembretes, mas normalmente o que faço e simplesmente executar as tarefas dali.

Depois vou ao WIP executar as tarefas do dia. E ao final do dia vou ao Backlog em busca de inspiração ou para organizar o que será trabalhado no dia seguinte.

Não gosto de muitas etapas ou separações porque sinto que fica burocrático demais e acaba me demandando mais tempo de organização das tarefas em lugar de estar trabalhando. Nem mesmo separo o que é pessoal de profissional, mas isso é assunto para um outro vídeo.

E você, como organiza seu trabalho? Por favor, deixe seu comentário e compartilhe este conteúdo com os amigos

 

Kanban: primeiros passos (introdução). | Ep. 209.

Em minha opinião a beleza do Kanban é que ele funciona de forma natural. Parece com um fluxo normal das nossas vidas.

Não há necessidade de pagar cursos caros ou aprender terminologias rebuscadas que às vezes me parecem ter sido inventadas para complicar o simples.

Também não precisará usar métodos que causam desconforto e acabam trazendo a sensação de que estamos perdendo mais tempo estudando, aprendendo e organizando do que fazendo.

Este é o primeiro vídeo de uma série a respeito do Kanban e caminharemos juntos neste aprendizado. Portanto, fica o convite: assine meu Canal no YouTube para acompanhar os demais vídeos e ensinamentos.

O Kanban foi criado na Toyota pelo engenheiro Taiichi Ohno com o objetivo de aprimorar os processos de manufatura da empresa. Mas é importante deixar claro que o Kanban é parte do Sistema de Produção da Toyota, ou TPS (Toyota Production System), desenvolvido entre as décadas de 50 e 70.

Um dos objetivos desse sistema era limitar a produção em excesso, por isso você pode também já ter ouvido a expressão "Just-In-Time", ligada a Toyota e a produção de seus carros. Outra expressão muito comum e o "Work In Progress" (trabalho em andamento/progresso), que aparece diversas vezes na forma da sigla “WIP” e é também muito mencionada no livro Personal Kanban.

Controlando o trabalho ou fornecimento de peças no caso da Toyota numa das pontas, era possível regular a saída na outra extremidade. Ou seja, uma redução ou aumento na procura por um carro pode ser facilmente regulada ao longo do fluxo Kanban.

Na prática, a demanda por um carro vai passando sinais por todo fluxo do final para o começo. Grosso modo, seria algo assim: os carros estão sendo comprados mais rapidamente, portanto, é preciso produzir mais. Para produzir mais, será preciso mais peças e assim por diante.

A inspiração de Taiichi Ohno veio das prateleiras de um supermercado. Um consumidor pega um produto, o espaço fica vago na prateleira, que é posteriormente completado por um funcionário do supermercado. Percebe que é algo natural? O espaço está vazio. Não há segredo. O funcionário olha e coloca um novo produto.

Esse fluxo Kanban é normalmente representado por cartões passando de uma lista para outra. O nome Kanban inclusive vem dessas sinalizações, dessas mudanças de status. Este é mais ou menos esse o significado da palavra em japonês. Os cartões você já deve ter inclusive visto em muitos vídeos online ou artigos representados por Post-its. Mas normalmente usam apenas 3 etapas: FAZER; FAZENDO e FEITO.

Muito cuidado! Isso é uma simplificação excessiva. O Kanban é o acompanhamento do processo como um todo. FAZER, FAZENDO e FEITO é o mesmo que ter uma lista de tarefas com itens a a fazer e itens marcados como concluídos. O Kanban vai muito além disso.

Um quadro Kanban precisa representar a realidade. Por exemplo, com muitos elementos no início do fluxo não se movendo, fica evidente que há algo errado ali. O mesmo vale para qualquer parte do fluxo. Um simples olhar e verá que algo está errado ou acumulando. Falaremos mais sobre isso nos próximos vídeos desta série.

Você já já conhecia o Kanban? Por favor, deixe nos comentários uma resposta simples: sim ou não. Assim posso preparar melhor os próximos vídeos. Mas se você já usa e sei que alguns dos assinantes aqui do Canal usam, por favor, deixar sua experiência registrada para ajudar outras pessoas. É novo aqui? Primeiro vídeo? Assine o Canal e acompanhe minhas várias dicas por semana a respeito de Organização Inteligente e Trabalho Eficiente.