Cuidado com o MONSTRO do INBOX! | 256

Sabe aquela história de ficar jogando tudo para dentro de um inbox e esperar a hora da triagem para colocar as coisas nos devidos lugares? Cuidado! 

Imprevistos acontecem o tempo todo e você vai deixar de realizar a triagem por uma serie de motivos. Alem disso, não somos máquinas e rotinas são coisas chatas. Você terá preguiça, vai deixar de fazer só uma vezinha, depois outra e finalmente seu inbox vai acabar virando uma lata de lixo. Você vai começar a postergar a triagem cada vez mais e no final estará morrendo de medo de encarar o MONSTRO do INBOX.

Já aconteceu algo assim com você? Acontece com frequência? No vídeo de hoje explico como uso a tecnologia, algumas constatações científicas e o bom senso para não ter que enfrentar o monstro do inbox. 

Em primeiro lugar, não se culpe, culpe o processo, culpe o método. Você não é uma máquina, você é humano. Para exemplificar, usarei o Evernote, mas funcionará no Trello, no seu arquivo de papel e em diversos outros lugares.

Os Cadernos do meu Evernote são uma representação dos assuntos com os quais lido na minha vida pessoal e profissional. Uso nomes simples de lembrar para poder ir direto a eles quando for o caso de arquivar ou procurar algo. O objetivo é reduzir o atrito e a dificuldade evitando passar pelo inbox. Sempre que posso vou guardando tudo no local correto no momento da coleta.

Se você usa Android, aplique as dicas que mencionei no episódio 254. Ou seja, crie seus pontos de entrada e consulta rápida. No iPhone, explore ao máximo a Área de Atalhos do Evernote. Digamos que você está digitalizando um comprovante de pagamento. Abra o Caderno específico e guarde o comprovante lá. Teve uma ideia para um projeto? Coloque imediatamente no Caderno reservado para suas ideias.

Fazendo na hora você gastará apenas alguns segundos porque seu cérebro já está naquele mindeset. Se está pagando uma conta e quer guardar o comprovante, o Caderno óbvio é o "Pagamentos", por exemplo. É um movimento quase automático. Ou seja, é simples ir direto a ele. E quanto mais vezes fizer isso, mas vai se tornar uma ação mecânica.

Agora vamos pensar em uma situação inversa com um monte de coisas no seu inbox para serem organizadas. Quando começar a passar os olhos, vai ter que relembrar do que se trata item por item antes de poder associar ele a algum Caderno para finalmente arquivar. A soma dos minutos usados será muito maior do que fazendo na hora porque na hora você não tem que relembrar o assunto. O tema já está na sua mente e você simplesmente arquivará no local correto.

Esse fenômeno é facilmente percebido no desenvolvimento de software e foi também detectado nas primeiras linhas de montagem da Ford. Deixar para completar ou corrigir depois é ineficiente quando comparado a fazer na hora porque será preciso usar uma parte do tempo para relembrar o que estava sendo feito e só depois disso tomar uma ação.

Gosto muito do conceito de inbox, mas, em minha opinião ele é apenas um backup para situações inesperadas, conforme mencionei no episódio 250. Por exemplo, se estou conversando com uma pessoa interessante e ela me dá um cartão de visitas, não vou parar a conversa para procurar o local correto para arquivar aquele cartão. 

Ao usar o inbox dessa forma, como exceção, você terá muito menos conteúdo para triar e, consequentemente gastará muito menos tempo no processo.

Você acumula coisas com frequência no seu inbox? Já teve medo de enfrentar o monstro do inbox? Responda com honestidade nos comentários: sim ou não?

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Evernote: Porque voltei a usar Pilhas (reorganizando) | 252

Quando o Evernote foi criado não existiam as Pilhas. E cheguei a ler que o Phil Libin, CEO naquela época, foi contra, mas terminou sendo voto vencido. Minha opinião ao longo dos anos variou entre adorar Pilhas e achar que elas são completamente desnecessárias e até bem pouco tempo meu Evernote não tinha nenhuma Pilha.

Continuo acreditando que não há necessidade de organizar os Cadernos do Evernote dentro de Pilhas porque é muito fácil chegar a um Cadernos usando a busca ou o atalho de teclado CMD + J (Mac) / CTRL + Q (Windows) que mencionei em vídeo recente.

Mas atualmente acredito que elas podem, sim, ser úteis como ferramentas de trabalho. Foi por esta razão que elas voltaram para o meu Evernote e no vídeo de hoje compartilho com você como é que elas estão funcionando.

Antes de mais nada, vamos a um esclarecimento técnico. O Caderno é um espaço onde as Notas estão guardadas, portanto, se você apaga um Caderno, as Notas vão para o lixo. Já as Pilhas são estruturas visuais. Apagar ou desmontar Pilhas não afeta o conteúdo dos Cadernos. Portanto, você pode criar e destruir Pilhas e deixar a preocupação de lado.

Parei de usar Pilhas porque sigo uma das minhas próprias recomendações. Ou seja, criar Cadernos com nomes simples e fáceis de memorizar. Se você definir nomes coerentes com a sua forma de pensar, com o tempo vai memorizar a maioria dos Cadernos e passará a utilizar o CMD + J (Mac) / CTRL + Q (Windows).

Habitue-se a fazer dessa forma porque é mais ágil. Não há necessidade de entrar na relação de Cadernos e ir olhando um por um até chegar no que você deseja. São pequenos hábitos como este que farão diferença no tempo que você gasta ao longo do seu dia, semanas, meses e anos.

Voltei a usar as Pilhas porque me ocorreram algumas ideias para aprimorar o Kanban dentro do Evernote e quero colocar em prática para testar.

Movi três quadros do Trello para dentro do Evernote usando o seguinte padrão: Pilhas funcionam como Quadros e Cadernos como Listas. Para que a coisa toda fique realmente funcional, movi as Pilhas para a Área de Atalhos e quando chega a hora de trabalhar em um determinado assunto, abro a Pilha correspondente e trabalho com base no workflow pré-definido. Ao mudar para outra atividade, basta fechar aquela Pilha e abrir a outra. Dessa forma, o workflow no qual estou, fica sempre ativo na lateral esquerda do Evernote. 

Você usa Pilhas? Deixe seu comentário: "sim" ou "não". Se quiser elaborar a resposta, será ótimo conhecer a sua forma de usar e com certeza ajudará outras pessoas que acompanham o canal.

 

Evernote: não cometa os erros que eu cometi. | Ep. 223.

Recentemente a empresa Evernote completou 10 anos de vida, o que significa que em breve eu completarei 10 anos de uso deste incrível aplicativo.

Quero aproveitar a oportunidade para compartilhar com você um pouco da minha história pré-Evernote e como o aplicativo me ajudou a resolver alguns problemas de organização e acesso a informação.

Sou de uma era pré-computador pessoal. Nasci em 1973 e apesar de já existirem computadores, tudo era muito caro, inclusive na década de 90, quando essas máquinas passaram a fazer parte da minha vida.

Sempre gostei de pesquisar e estudar e usei papel e arquivos físicos por muitos anos. Depois migrei para um misto de papel e referências em planilhas de cálculo. Anotava o nome do artigo ou documento em uma coluna e ao lado uma referência de onde ele estava fisicamente guardado. E finalmente incluía uma série de palavras-chave.

Quando precisava encontrar algum material, bastava realizar uma busca dentro da planilha para chegar ao nome do artigo e onde encontrá-lo no arquivo físico. Funcionava bem, mas algumas limitações me levaram a estudar bancos de dados. Infelizmente nem uma coisa nem outra atendia meus objetivos por completo, principalmente por conta da escolha das palavras-chave. Definir as erradas significava não encontrar o artigo.

Meu desejo era ter algo mais flexível. Algo que eu pudesse alimentar de forma menos estruturada. Queria o Evernote saber que um dia ele existiria.

Uma vantagem do Evernote é que você pode guardar conteúdos sem muita preocupação com relacionamento entre eles. O aplicativo fará isso por você. Porém, se preferir, é possível organizar tudo.

Por outro lado, algo que não vai conseguir é levar para lá uma estrutura tradicional de pastas aninhadas porque o Evernote tem basicamente três níveis de organização: nota, cadernos e etiquetas. Portanto, é preciso mudar a forma de pensar e se deixar levar pelo aplicativo.

Por exemplo, uma vez que a nota é um local muito rico em termos de possibilidade, minha sugestão é que você explore ao máximo esse potencial.

Olhe com atenção e perceberá que vários conteúdos de um sistema de pastas podem ser organizados em uma única nota do Evernote.

Outra dica é não criar estruturas de pastas e etiquetas só porque você acha que elas são interessantes. Minha sugestão é que vá criando a medida que estiver usando. Assim será mais fácil identificar qual a melhor forma de organizar.

No vídeo de hoje exploro em mais detalhes os elementos e formas de organização. Por favor, assista e se achar interessante, compartilhe com um amigo que esteja tendo dificuldades com o Evernote. E se você tem alguma outra dica ou sugestão, deixe um comentário.