Cuidado com o MONSTRO do INBOX! | 256

Sabe aquela história de ficar jogando tudo para dentro de um inbox e esperar a hora da triagem para colocar as coisas nos devidos lugares? Cuidado! 

Imprevistos acontecem o tempo todo e você vai deixar de realizar a triagem por uma serie de motivos. Alem disso, não somos máquinas e rotinas são coisas chatas. Você terá preguiça, vai deixar de fazer só uma vezinha, depois outra e finalmente seu inbox vai acabar virando uma lata de lixo. Você vai começar a postergar a triagem cada vez mais e no final estará morrendo de medo de encarar o MONSTRO do INBOX.

Já aconteceu algo assim com você? Acontece com frequência? No vídeo de hoje explico como uso a tecnologia, algumas constatações científicas e o bom senso para não ter que enfrentar o monstro do inbox. 

Em primeiro lugar, não se culpe, culpe o processo, culpe o método. Você não é uma máquina, você é humano. Para exemplificar, usarei o Evernote, mas funcionará no Trello, no seu arquivo de papel e em diversos outros lugares.

Os Cadernos do meu Evernote são uma representação dos assuntos com os quais lido na minha vida pessoal e profissional. Uso nomes simples de lembrar para poder ir direto a eles quando for o caso de arquivar ou procurar algo. O objetivo é reduzir o atrito e a dificuldade evitando passar pelo inbox. Sempre que posso vou guardando tudo no local correto no momento da coleta.

Se você usa Android, aplique as dicas que mencionei no episódio 254. Ou seja, crie seus pontos de entrada e consulta rápida. No iPhone, explore ao máximo a Área de Atalhos do Evernote. Digamos que você está digitalizando um comprovante de pagamento. Abra o Caderno específico e guarde o comprovante lá. Teve uma ideia para um projeto? Coloque imediatamente no Caderno reservado para suas ideias.

Fazendo na hora você gastará apenas alguns segundos porque seu cérebro já está naquele mindeset. Se está pagando uma conta e quer guardar o comprovante, o Caderno óbvio é o "Pagamentos", por exemplo. É um movimento quase automático. Ou seja, é simples ir direto a ele. E quanto mais vezes fizer isso, mas vai se tornar uma ação mecânica.

Agora vamos pensar em uma situação inversa com um monte de coisas no seu inbox para serem organizadas. Quando começar a passar os olhos, vai ter que relembrar do que se trata item por item antes de poder associar ele a algum Caderno para finalmente arquivar. A soma dos minutos usados será muito maior do que fazendo na hora porque na hora você não tem que relembrar o assunto. O tema já está na sua mente e você simplesmente arquivará no local correto.

Esse fenômeno é facilmente percebido no desenvolvimento de software e foi também detectado nas primeiras linhas de montagem da Ford. Deixar para completar ou corrigir depois é ineficiente quando comparado a fazer na hora porque será preciso usar uma parte do tempo para relembrar o que estava sendo feito e só depois disso tomar uma ação.

Gosto muito do conceito de inbox, mas, em minha opinião ele é apenas um backup para situações inesperadas, conforme mencionei no episódio 250. Por exemplo, se estou conversando com uma pessoa interessante e ela me dá um cartão de visitas, não vou parar a conversa para procurar o local correto para arquivar aquele cartão. 

Ao usar o inbox dessa forma, como exceção, você terá muito menos conteúdo para triar e, consequentemente gastará muito menos tempo no processo.

Você acumula coisas com frequência no seu inbox? Já teve medo de enfrentar o monstro do inbox? Responda com honestidade nos comentários: sim ou não?

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Evernote: não cometa os erros que eu cometi. | Ep. 223.

Recentemente a empresa Evernote completou 10 anos de vida, o que significa que em breve eu completarei 10 anos de uso deste incrível aplicativo.

Quero aproveitar a oportunidade para compartilhar com você um pouco da minha história pré-Evernote e como o aplicativo me ajudou a resolver alguns problemas de organização e acesso a informação.

Sou de uma era pré-computador pessoal. Nasci em 1973 e apesar de já existirem computadores, tudo era muito caro, inclusive na década de 90, quando essas máquinas passaram a fazer parte da minha vida.

Sempre gostei de pesquisar e estudar e usei papel e arquivos físicos por muitos anos. Depois migrei para um misto de papel e referências em planilhas de cálculo. Anotava o nome do artigo ou documento em uma coluna e ao lado uma referência de onde ele estava fisicamente guardado. E finalmente incluía uma série de palavras-chave.

Quando precisava encontrar algum material, bastava realizar uma busca dentro da planilha para chegar ao nome do artigo e onde encontrá-lo no arquivo físico. Funcionava bem, mas algumas limitações me levaram a estudar bancos de dados. Infelizmente nem uma coisa nem outra atendia meus objetivos por completo, principalmente por conta da escolha das palavras-chave. Definir as erradas significava não encontrar o artigo.

Meu desejo era ter algo mais flexível. Algo que eu pudesse alimentar de forma menos estruturada. Queria o Evernote saber que um dia ele existiria.

Uma vantagem do Evernote é que você pode guardar conteúdos sem muita preocupação com relacionamento entre eles. O aplicativo fará isso por você. Porém, se preferir, é possível organizar tudo.

Por outro lado, algo que não vai conseguir é levar para lá uma estrutura tradicional de pastas aninhadas porque o Evernote tem basicamente três níveis de organização: nota, cadernos e etiquetas. Portanto, é preciso mudar a forma de pensar e se deixar levar pelo aplicativo.

Por exemplo, uma vez que a nota é um local muito rico em termos de possibilidade, minha sugestão é que você explore ao máximo esse potencial.

Olhe com atenção e perceberá que vários conteúdos de um sistema de pastas podem ser organizados em uma única nota do Evernote.

Outra dica é não criar estruturas de pastas e etiquetas só porque você acha que elas são interessantes. Minha sugestão é que vá criando a medida que estiver usando. Assim será mais fácil identificar qual a melhor forma de organizar.

No vídeo de hoje exploro em mais detalhes os elementos e formas de organização. Por favor, assista e se achar interessante, compartilhe com um amigo que esteja tendo dificuldades com o Evernote. E se você tem alguma outra dica ou sugestão, deixe um comentário.

 

Evernote: Etiquetas ou Cadernos? (como escolher).

Videoaula

Acredito que a dúvida "etiquetas ou cadernos do Evernote" é uma das mais recorrentes desde que comecei a gravar o podcast Diário de um elefante em 2013.

Já falei muito sobre o assunto e também já publiquei alguns artigos e vídeos no Canal. O mais popular dentre eles é a entrevista com o Rui Silva, na qual ele explica como mantem apenas três cadernos no Evernote e como usa etiquetas para organizar todo o conteúdo.

Vamos começar com uma comparação técnica. Independente da conta, Gratuita, Plus ou Premium, você pode ter no máximo 250 Cadernos e 100.000 etiquetas. Considerando que é possível classificar notas usando qualquer dos dois recursos, comparando os números, fica evidente que é possível fazer muito mais com etiquetas.

Por outro lado, cadernos podem ser mantidos em modo offline. Em outras palavras, é possível acessar o conteúdo de alguns deles mesmo quando não temos Internet disponível. No caso das etiquetas, não há como escolher uma ou mais delas para que fiquem sempre disponíveis em modo offline. Em minha opinião, esta é uma grande desvantagem.

Uma forte desvantagem dos cadernos é que não há como ter um mesmo conteúdo em diferentes cadernos. As notas do Evernote só podem ficar em um caderno por vez e esta limitação pode ser um problema para determinadas pessoas.

+ Como otimizar os 250 Cadernos do Evernote?

Afinal, qual a forma certa de organizar? A verdade é que não existe. Cada caso é um caso. Mas posso te ajudar com algumas dicas.

Se preciso acessar muitas vezes um determinado conteúdo e, principalmente, se preciso chegar nele com velocidade, prefiro os cadernos. Por exemplo, tenho cadernos para as pautas dos vídeos no YouTube, textos que envio para a newsletter e artigos do blog.

Tudo poderia estar junto em um único caderno filtrado por etiquetas, mas não organizo assim porque quando tenho uma ideia para um novo vídeo quero entrar no caderno específico, anotar esta ideia e continuar a fazer o que estava fazendo. O mesmo vale para artigos, newsletter e cursos.

Exatamente por esta razão realizei uma mudança radical no meu sistema de organização de viagens. Se você me acompanha há bastante tempo, sabe que eu tinha um caderno para cada país. Funcionou assim por anos, mas o sistema perdeu o sentido porque meu acesso a este conteúdo é eventual. Portanto, é tranqüilo entrar no caderno viagens e "perder" alguns segundos ou minutos filtrando o conteúdo com ajuda de etiquetas.

Seguindo este raciocínio, o mais racional no caso dos meus clientes e alunos seria separar por cadernos e ter tudo dos clientes armazenado em cada um deles. Mas faço diferente. Mantenho o material mais pesado como vídeos com instruções nas respectivas pastas do Google Drive conectadas as notas do Evernote. Outros materiais, como comprovantes de pagamentos, coloco dentro das próprias notas. Como sou usuário Premium, cada nota minha suporta até 200 MB.

E como filtrar as informações para acesso rápido? Uso lembretes para os clientes ativos. Chego no caderno clientes e olho para os lembretes. Bato o olho nos nomes dos clientes e clico no que preciso.

Percebeu que não existe uma forma única de fazer? O importante é conhecer as limitações técnicas de cadernos e etiquetas e configurar da melhor forma para você. E se não der certo, mude.

O que você achou desta? Gostaria de saber como você organiza seus cadernos e etiquetas. Por favor, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.