Novo Trello (2018). Entenda as mudanças.

Recentemente ocorreram algumas mudanças importantes na interface do Trello e em breve meu Curso Online será atualizado. Pretendo apenas esperar um pouco porque mudanças desse tipo normalmente sofrem pequenos ajustes nas semanas que seguem.

En outras palavras, detalhes podem acabar mudando assim que eu terminar de gravar a atualização curso e para evitar retrabalho, decidi esperar um pouco. Enquanto isso, por favor, assista esta minha explicação para que você possa entender as novidades.

Uma das maiores reclamações que escuto dos meus clientes em relação ao Trello é a dificuldade de lidar com informações vindas de muitos Quadros. Não havia uma forma de agrupar isso, mas as coisas mudaram para melhor.

São basicamente duas novas seções. A primeira delas é uma espécie de Timeline que agrupa tudo que vem de todos os seus Quadros e a outra é um aprimoramento no painel de notificações que fica dentro dos Quadros. 

Timeline

Clicar na logo do Trello no topo da tela agora vai te levar para uma página contendo um resumo de todos os seus Quadros. Isso é maravilhoso! Essa tela está dividida em três seções, ou colunas.

No centro você verá cartões agrupados por "Próximo" e "Destaque". Como o próprio nome diz, "Próximo" é o que está com data de conclusão próxima, mas há também as conversas que aguardam uma resposta sua e ações em cartões nos quais você é membro.

O interessante é que você pode tomar ações diretamente nos cartões que aparecem nessa Timeline. Ou seja, se for algo rápido, você pode agir ali mesmo, sem precisar entrar no Quadro.

Já os "Destaques" são assuntos ligados aos Times dos quais você faz parte. Pense nessa área como uma Timeline das ações no Time. E na coluna da esquerda você pode selecionar um Time para ver conteúdo apenas dele. 

E já que estamos na coluna da esquerda, você verá ali mais dois elementos. A palavra "Início", que leva você para esta nova tela do Trello e "Quadros", que mostra todos os seus Quadros como acontecia anteriormente no Trello.

* Trello: como configurar a privacidade (Quadros Público, Privado e Times).

Na coluna da direita você tem atalhos para os Quadros favoritos, os Quadros visualizados recentemente e algumas configurações.

Notificações

Em termos de visual as notificações agora aparecem agrupadas por cartão. Ou seja, todos os assuntos que foram discutidos num cartão enquanto você não estava acessando o Trello agora aprecem de uma só vez.

E da mesma forma como acontece na Timeline, ações podem ser agora tomadas dentro do painel de notificações. Você pode marcar cartões como concluídos, mudar datas de entrega e marcar um ou mais cartões como não lidos.

Um outro detalhe sutil é que na base da janela de notificações você pode também mudar os ajustes de recebimento de email. Se me lembro bem, isso só era possível no painel de configurações. Outra ação interessante é poder filtrar por notificações não lidas ou todas as notificações.

O que você achou desta mudança? Gostaria de ouvir a usa opinião. Conhece alguém que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

Será que a Técnica Pomodoro realmente funciona?

Será que a Técnica Pomodoro ainda faz sentido nos dias de hoje? Afinal, ela foi criada em circunstâncias bem diferentes na década de 80. Começo esse episódio com uma explicação de como ela funciona e depois partimos para os desafios de usar essa técnica em um mundo repleto de interrupções.

Além disso, vou compartilhar com você os prós e contras e tudo que aprendi depois de experimentá-la por um bom tempo e como aplico todo esse aprendizado nas minhas atividades diárias.

A técnica foi criada por Francesco Cirillo nos anos 80 para que ele conseguisse se concentrar no estudos. Com a ajuda de um cronômetro de cozinha, ele imaginou o seguinte cronograma. Estudar focado por 25 minutos e descansar por 5 minutos.

Para colocar a técnica em prática, você precisa de muito pouco. Basta um cronômetro e um pedaço de papel e lápis ou caneta para contabilizar seus Pomodoros. De posse desse material, você planeja o que vai fazer, estimando quantos Pomodoros acredita que vai gastar, liga o cronômetro e mãos à obra.

Mas, lembre-se, um detalhe muito importante da técnica é que você precisa bloquear todas as interrupções possíveis. Ou seja, desligar as notificações do seu celular, fechar a janela do Facebook e assim por diante. É essa a base que vai te levar a ser muito mais eficiente porque você não perderá tempo alternando entre tarefas.

E para descobrir se você acertou a estimativa de tempo que gastaria naquela tarefa, marque um “X” no papel a cada 25 minutos. Depois de 4 Pomodoros, você vai descansar um pouco mais, de 15 a 30 minutos. Ao concluir a tarefa, some os Pomodoros e compare os gastos com os que você imaginou que gastaria. Com esses números você descobrirá quanto tempo realmente investe em cada atividade e como pode melhorar sua forma de trabalhar.

Esse é um pequeno resumo da técnica, mas há muito material gratuito disponível ao alcance de uma busca no Google. Meu objetivo não é te explicar a técnica em detalhes e sim conversar sobre os problemas que encontrei e o que carrego de positivo comigo até hoje.

Quais os desafios?

Em primeiro lugar, como acontece com diversas outras técnicas, o Pomodoro tem regras bem rígidas. Por exemplo, o intervalo de 25 minutos não pode ser quebrado e, pessoalmente acho bastante contraprodutivo interromper uma atividade aos 25 minutos quando você percebe que ela pode ser concluída com 26 ou 27 minutos.

Outra grande dificuldade é que se um Pomodoro for interrompido porque seu chefe te chamou ou porque um colega de trabalho te pediu um favor, você, teoricamente, não pode contar aquele Pomodoro. E convenhamos, é muito difícil não ser interrompido no ambiente de trabalho.

Mas organize-se. Existem uma série de interrupções nos dias de hoje que você pode evitar. Provavelmente a principal seja o WhatsApp, mas o Facebook, Instagram, Snap, o telefone o cafezinho, cigarro etc. também são seus inimigos. Desligue as notificações e concentre-se no trabalho ou estudo.

E quando você está sentado em uma biblioteca estudando ou trabalhando sozinho em algum projeto, o Pomodoro é muito fácil de ser colocado em prática e vai funcionar muito bem.

Siga as instruções e adapte a técnica

Se você não é um estudante ou seu ambiente de trabalho for um caos, recomendo que treine o Pomodoro à risca em alguns projetos pessoais na sua casa. Faça isso por um bom tempo para aprender a se desintoxicar de tudo que atrapalha sua concentração. No começo vai ser difícil, mas você perceberá que ao ficar imerso no Pomodoro, o trabalho vai render muito e isso vai te trazer cada vez mais satisfação.

Depois de praticar por algum tempo, adapte o Pomodoro a realidade do seu ambiente de trabalho. Aumente ou diminua os períodos de 25 minutos, mas lembre-se, sua mente precisa de intervalos para descansar. Outra dica é dizer para os colegas que você está usando o Pomodoro e isso vai te ajudar a diminuir as interrupções. E se eles não conhecerem a Técnica Pomodoro, mande o vídeo para eles.

O que prendi e com o uso a técnica?

O mais importante aprendizado foi o foco. É muito fácil se isolar de algumas interrupções do nosso dia porque nós, na verdade, temos controle sobre elas. Por exemplo, não tenho alertas sonoros para e-mails no meu celular. Trabalho apenas com as notificações dos ícones ligadas. Dessa forma não sou interrompido toda vez que chega um novo e-mail. Quando tenho um tempo, olho para a tela do celular e abro os aplicativos com as notificações.

Penso que atualmente o WhatsApp é o maior inimigo da produtividade porque o costume geral é imaginar que você está sempre a disposição. Portanto, coloque o telefone em modo avião temporariamente quando for realizar suas atividades usando ou não o Pomodoro e verifique as mensagens apenas em momentos específicos do dia.

Outro aprendizado importante que a técnica me trouxe foi a compartimentalização de atividades. Alternar entre atividades o tempo todo não é eficiente porque nós não funcionamos bem em multi-tarefa. A verdade é que se perde um tempo dando com isso. 

O que faço é usar os Cadernos no meu Evernote para cada atividade. Tudo que preciso para os projetos está sempre sendo enviado para os Cadernos e quando começo a trabalhar em algo, apenas abro o Caderno e mergulho naquela atividade. É como se eu tivesse uma caixa cheia de papeis e documentos para trabalhar. Quando estou lidando com aquela caixa, nada mais importa.

Foi assim que adaptei e que atualmente uso a técnica junto com outros aprendizados e explorando a flexibilidade do Evernote. E você? Usa o Pomodoro? Adaptou algo? Compartilhe sua experiência nos comentários.