Trello: cartões por lista + totais do quadro 🔣 | 294

Há alguns dias expliquei como uso etiquetas do Evernote para extrair algumas estatísticas do meu caderno de Mentorias. O procedimento no Trello pode ser um pouco mais simples por conta do enorme eco-sistema de Power-Ups e Plugins.

Por exemplo, o plugin "CardCounter For Trello with Totalizer", faz apenas duas coisas e as faz muito bem. Mostra no topo de cada lista o total de cartões e também um resumo da situação do quadro. Em outras palavras, quantos cartões estão em cada lista e o que cada numero representa percentualmente. Dica: assista o video para entender melhor.

Ao instalar o plugin você verá dois novos elementos no quadro. Pequenos retângulos na cor laranja no topo de cada lista mostrando a quantidade de cartões e um retângulo maior na parte superior do quadro, que ao ser clicado, mostra um resumo da situação geral.

E se você já estiver utilizando nos títulos de cada lista os códigos do plugin Kanban WIP for Trello, melhor ainda. O número aparecerá relativo ao total de trabalho em progresso (WIP). Algo como "2/3", ou seja, dois cartões na lista para um trabalho em progresso máximo de três.

Uma das maiores vantagens que vejo no Trello em relação aos concorrentes é a enorme base de serviços que podem ser adicionados para personalizar os quadros. É por isso que nas minhas aulas e mentorias e recomendo o aplicativo. A propósito, se precisar de ajuda para trabalhar com eficiência na sua empresa ou departamento, entre em contato.

 

Trello: sigilo x transparência 😯 | 293

Quando falo de Kanban para meus alunos ou nos vídeos que gravo para o Canal no YouTube, é muito comum eu também mencionar a importância da transparência nas empresas. Seja nos processos, seja das informações. Por outro lado entendo perfeitamente a necessidade do sigilo para alguns dados que precisam ser armazenados de forma protegida.

Uma forma de resolver o impasse é manter a maior parte dos fluxos e informações de forma aberta no Trello e usar serviços externos como o G Suite ou Evernote para gradar documentos ligados aos cartões, porém compartilhados apenas com aqueles que podem ter acesso àquelas informações.

Para assuntos de trabalho prefiro sempre o G Suite por conta dos termos de serviço, mas funcionará também com o Google Drive gratuito. O primeiro passo é usar o compartilhamento do Drive para convidar pessoas que podem ver ou editar arquivos ou pastas. Depois basta usar o Power-Up ou o link de arquivos para ligar o conteúdo a um ou mais cartões do Trello.

Na prática o arquivo ou pasta aparecerá no cartão, mas só as pessoas com acesso autorizado via Drive poderão clicar e entrar para ler ou editar. O mesmo raciocínio funcionará no Evernote, mas é preciso ter muita atenção a um detalhe.

Ao anexar uma nota do Evernote ao Trello via Power-Up você está sempre transformando aquela nota em uma nota pública. Ou seja, todos aqueles que clicarem no link conseguirão ver seu conteúdo. A solução é não usar o Power-Up.

Vá até o Evernote, copie o link interno daquela nota (assista o vídeo para entender melhor) e depois volte ao cartão do Trello, clique no botão anexo e cole o link dentro da caixa de texto. Um novo arquivo anexo aparecerá no cartão, mas só você conseguirá ver o conteúdo daquela nota. Amenos é claro que você compartilhe a nota via Evernote, com outras pessoas.

Gostou dessa dica? Por favor, utilize os botões abaixo e compartilhe o conteúdo com seus amigos e colegas de trabalho.

 

Kanban: como lidar com gargalos | 269

Além de publicar 3 vídeos por semana no meu Canal do YouTube, realizo o trabalho de mentoria com diversas pessoas e consultorias para algumas empresas. Também apresento workshops, participo de eventos, produzo cursos online, viajo a trabalho e a passeio e, claro, como todos nós, tenho minhas atividades pessoais.

E como é que consigo lidar com tudo isso? Usando quadros Kanban e ajustando o processo ao longo do tempo. São eles que me dão uma visão do meu estado presente, ou seja, tudo que tenho realizado até o momento, e ao mesmo tempo me permitem ver uma projeção do que possivelmente acontecerá no futuro.

Para exemplificar utilizarei um dos meus quadros, o de controle de gravação e publicação de vídeos. Já se vão mais de dois anos dedicados ao YouTube e depois de algum tempo produzindo o material que você assiste, descobri que o que atrasava meu trabalho de criação eram os erros de gravação. Afinal, quanto mais eu erro, mais tenho que editar e mais demorado o processo fica.

Percebi no quadro das gravações que muitos cartões ficavam parados na etapa de edição. O nome deste acontecimento é "gargalo". O curioso é quem há quem culpe o Kanban pelos gargalos, quando na verdade eles já existiam e o quadro apenas evidencia o problema.

Uma vez que o gargalo é identificado, é preciso lidar com ele. Será que um treinamento resolveria? Será que é preciso utilizar alguma tecnologia? Uma mudança no processo? Enfim, é preciso investigar e buscar uma solução E o ponto de gargalo é sempre uma boa pista.

No meu caso, percebi que errava muito porque não tinha um roteiro detalhado. Quando comecei a escrever pautas mais específicas, passei a errar muito menos. Resultado, os gargalos foram transferidos para a etapa CRIAR PAUTA. Portanto, foi preciso procurar formas de simplificar e agilizar o processo de criação de pautas.

É um trabalho constante e por isso digo para meus alunos e clientes que nenhum sistema que montarmos juntos estará ou estará 100% pronto. Ele permanecerá sempre na casa dos noventa, noventa e poucos por cento concluído porque o restante representa a mudança e os ajustes que terão que sempre ser feitos ao longo do caminho.

Gostou de mais esta aula a respeito de Kanban? Assista os demais vídeos em vladcampos.tv/kanban e compartilhe o com amigos e colegas de trabalho.

Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o App WeVideo no meu Chromebook Acer R11. Seja um membro, tenha acesso a conteúdo exclusivo e ajude a manter o Canal.