Evernote ou Dropbox ou OneNote ou Google Drive ou...

Enxergo o universo de serviços de armazenamento em nuvem dividido em dois grandes grupos.

De um lado temos o Evernote, Google Keep, OneNote e Notas da Apple, que funcionam muito bem para coleta e localização de informações úteis para atividades pessoais e profissionais.

No outro lado existem os serviços mais voltados para armazenamento tradicional como o Dropbox, Google Drive, OneDrive e iCloud, que são baseados em uma antiga estrutura hierárquica de pastas e sub-pastas.

Entender esta diferença entre um grupo e outro é importante porque eles não são necessariamente excludentes. Além disso, é preciso também conhecer as características, vantagens e desvantagens de cada aplicativo para saber como utilizar o melhor de cada um deles.

Minha opinião é a seguinte: o Evernote é excelente para capturar conteúdo e melhor ainda para encontrarmos o que precisamos e quando precisamos. O Google Keep também é muito bom nas buscas, mas para o que preciso ele muito simples. Especialmente no que se refere a estrutura rígida dos elementos nas notas (veja video abaixo).

Já o OneNote é muito melhor que o Keep nesses aspectos, mas acho que ainda peca nos aplicativos móveis, no sincronismo e principalmente na estrutura de etiquetas. Por conta destas limitações é muito complicado usar o OneNote para algo mais elaborado como o que ilustrei no vídeo "Gestão de Tarefas com o Evernote".

Por outro lado, para guardar arquivos pesados ou trabalhar em edição colaborativa de documentos, o Evernote não é bom. É nesse ponto que entram em cena os sistemas de armazenamento.

iCloud

Apesar de achar os produtos e serviços da Apple muito bons, descarto o iCloud por conta do costumeiro ambiente fechado da empresa.

Não existe a menor possibilidade de eu usar um serviço que me prende dentro do seu eco-sistema. Se amanhã ou depois, por algum motivo eu quiser ou precisar deixar de usar os produtos da Apple, terei uma enorme dificuldade de acesso ou exportação/importação.

Dropbox

O sincronismo do Dropbox é excelente, mas a medida que as outras empresas foram criando seus sistemas de armazenamento, o serviço foi ficando isolado e limitado.

Muitos têm falado do Paper, mas ele é basicamente um ambiente colaborativo que já existe no Office e no Google Drive.

Google Drive

Optei pelo uso Google Drive por conta do serviço G Suite que assino. E escolhi pagar pelo G Suite em lugar do Office ou Dropbox por alguns motivos.

O G Suite me permite usar meu próprio domínio e ele está cada vez melhor integrado ao Gmail e a outros serviços do Google e de terceiros, conforme demonstro no vídeo "Crie uma bela apresentação PowerPoint em minutos".

O conjunto de serviços que uso é:

  • Evernote para coleta, organização de conteúdo e gerência de tarefas;
  • Google Drive para arquivos maiores que são ligados em notas do Evernote;
  • Trello para trabalhos colaborativo.

E você, que ferramentas você usa? Compartilhe seu setup nos comentários do vídeo para ajudar os colegas que ainda estão em busca de um conjunto ideal.

VCP 155 - Organize suas fotos com o Flickr

O Flickr surgiu em 2004, foi adquirido pelo Yahoo em 2005 e, apesar de ser um serviço incrível, ficou abandonado por anos. Atualmente recebeu diversas atualizações e tem se transformado em uma alternativa muito interessante para armazenamento e organização de fotos.

iPhoto, Photos, Photo Stream, iCloud Photo Library e como entender tudo isso...

Este texto é para você que faz parte do grupo de pessoas que não está entendendo o que a Apple anda fazendo com suas fotos. Vamos começar com um pequeno glossário:

  • iPhoto: antigo aplicativo para gerência de fotos no Mac;
  • Photos: novo aplicativo para gerência de fotos no Mac;
  • Photo Stream: sistema gratuito para transferência de fotos entre dispositivo iOS e Mac;
  • iCloud Photo Library: novo sistema de armazenamento e sincronismo de fotos em nuvem.

Cada coisa no seu lugar

As atualizações recentes do iOS (8.3) e OS X (10.10.3) trouxeram o serviço iCloud Photo Library para todos os dispositivos Apple e o novo aplicativo Photos para o OS X. Ao atualizar o sistema operacional do seu Mac, verá o ícone do novo Photos (similar ao do iPhone e iPad) e ao clicar nele, será apresentado ao processo de migração das suas fotos que estão hoje armazenadas no iPhoto.

A migração trará suas fotos para o novo aplicativo que usa uma apresentação em forma de linha do tempo como acontece no iOS. Além disso, seus Eventos do iPhoto serão convertidos em Álbuns do novo Photos. Se gostava dos Eventos, infelizmente terá que se acostumar com o novo sistema, pois eles não serão mais criados automaticamente como antes.

Nota: No meu caso a migração bagunçou algumas das datas de fotos antigas (principalmente as digitalizadas) e precisei ajustá-las mentalmente. Isso pode ser feito no menu Imagem.

O sistema de transferência Photo Stream continua existindo. Ou seja, se ele está ativo nos seus dispositivos, qualquer nova foto será sincronizada entre todos eles, respeitando o limite de 1.000 fotos ou 30 dias. Depois disso, fotos antigas começam a ser apagadas. Um detalhe importante é que no antigo iPhoto ou no novo Photos, as fotos são automaticamente transferidas para o rolo de câmera do aplicativo no computador, garantindo uma cópia local que não será apagada. Mas para que isso funcione, o Mac (com iPhoto ou Photos) precisa estar conectado à Internet antes do limite de 30 dias ou 1.000 fotos ser atingido.

O fato é que mesmo com o limite, o sistema funciona muito bem para quem tem como baixar as fotos no computador. No dia a dia é tranquilo, mas em viagens você pode acabar atingindo o limite antes de poder transferir as imagens. Uma alternativa é deixar o Mac em casa ligado e conectado à Internet durante sua ausência. Assim as fotos podem continuar sendo baixadas para lá enquanto você está viajando.

O Photo Stream é funcional e gratuito, mas, em minha opinião, seu imediatismo e via de mão única são seus pontos fracos. Ele funciona apenas nas redes Wi-Fi, mas assim que você se conecta a uma, ele começa a trabalhar e mandar as fotos para a nuvem. Por um lado isso é bom porque garante que suas memórias estão temporariamente preservadas, mas como ele não mantém o conteúdo em sincronismo, qualquer edição feita em fotos do iPhone (depois do upload), não se refletirá nos demais locais para onde as fotos foram enviadas. Em outras palavras, você terá, por exemplo, uma versão sem edição no Mac e uma versão editada no iPhone.

Outro problema é a gerência manual de fotos. Tudo que está no seu Rolo de Câmera continuará lá e também no Photo Stream (respeitando os limites) até que você tome alguma ação. Quem precisa cuidar de apagar no iPhone o que já está no Mac é você.

O iCloud Photo Library soluciona todos esses problemas. O objetivo do serviço é manter suas fotos no armazenamento do iCloud (nuvem) e sempre em sincronismo. Além disso, edições feitas em uma foto são constantemente sincronizadas entre os demais dispositivos. Obviamente isso vem com um preço. O iCloud Photo Library usa espaço de armazenamento do seu iCloud e, dependendo do tamanho da sua biblioteca de fotos, você pode ter que gastar um bom dinheiro para manter o serviço ativo.

Dica: a "lixeira" do novo Photos no Mac fica meio escondida. Para encontrá-la, vá até o menu Arquivo e escolha a opção mostrar fotos excluídas recentemente.

Até me predispus a pagar porque viajo muito e seria uma forma de ter todas as minhas fotos sempre a disposição. Inclusive é possível (tanto no iOS quanto no Mac) ajustar o Photos para mostrar localmente versões das suas fotos em resolução menor. Ou seja, mesmo no MacBook Air ou dispositivos com menos memória de armazenamento, conseguirá provavelmente ver toda sua biblioteca. OBS.: Obviamente vai depender do tamanho da sua biblioteca. Há usuários de iPhone com 16 GB já reclamado da impossibilidade de sincronismo de 100% das fotos mesmo em baixa resolução.

Que confusão!

Tenho ouvido mais relatos de sucesso, mas há também muitas pessoas com problemas. Aqui, por exemplo, o caos foi enorme. Ativei a transferência do iPhoto para o Photos e ao mesmo tempo liguei o iCloud Photo Library para o armazenamento em nuvem.

Tudo parecia que estava funcionando bem. As fotos começaram a subir para o iCloud e descer em resolução menor para meu iPhone. Quando o processo de upload foi concluído, resolvi então visitar o iCloud.com para ver como minha biblioteca apareceria na versão web do serviço. Para minha surpresa, as fotos que estavam lá eram apenas uma parte muito pequena da minha coleção. E para piorar as cosias o iPhone parou de baixar as fotos que estavam (teoricamente) já na nuvem.

Sabia que as fotos haviam subido porque nas configurações no iCloud a barra de espaço ocupado indicava um volume enorme em uso. Mas por que elas não apareciam no iCloud.com? Não tenho ideia! Estava decepcionado, mas pretendia continuar tentando entender o problemas para buscar uma solução. Desisti quando o básico parou de funcionar. Meu iPhone parou de descer e subir fotos por 2 dias. Não era problema de espaço porque tenho um modelo de 64 GB e comprei 200 GB no iCloud. Ou seja, bug mesmo!

E quando as coisas não podiam piorar mais, resolvi dar uma olhada no arquivo da minha biblioteca de fotos. Há tempos tenho apenas uma biblioteca no iPhoto, mas, por algum motivo o novo Photos criou duas novas bibliotecas. Pode ter sido isso que causou a confusão no iCloud, mas a essa altura eu já havia desligado tudo e confesso que por um bom tempo não tenho pretensão de tentar novamente.

 

É uma pena que tudo isso tenha acontecido. Estava muito ansioso para poder usar o novo iCloud Photo Library. Além do acesso a todas as fotos via qualquer dispositivo, ganharia também um backup automático. Agora meu plano é continuar usando o Photo Stream no Photos e manter meu sistema de backup em nuvem via Backblaze, que até me permite acessar arquivos remotamente via App para iOS, mas não posso ver fotos  porque a Apple empacota tudo de um formato que só o Photos (ou antigo iPhoto) consegue ler.

Espero que sua transição tenha sido mais agradável que a minha, mas se teve problemas, lembro que precisa transferir manualmente as novas fotos do iCloud.com para o Mac antes de desligar o iCloud Photo Library. Muitas delas podem já estar na nuvem e com versão menor no telefone.

[Atualização em 24/4/2015] Leia o artigo complementar: iCloud Photo Library, parte 2.