P/M/G para valor, dificuldade, probabilidade etc. (classifique suas tarefas).

Muito provavelmente você já ouviu falar da necessidade de mensurarmos e priorizarmos tarefas e atividades. Eu mesmo já gravei e escrevi sobre o assunto algumas vezes. O tema é extenso, mas quero hoje focar em um detalhe que nos escapa com certa frequência: qual a melhor escala para definir a diferença entre pesos subjetivos?

Por exemplo, de 1 a 5 você saberia me dizer claramente a diferença entre o 3 e o 4? Ou de 1 a 10, como é que você define se algo é 7 ou 8? Na aula de hoje você vai entender porque não uso números em determinadas situações.

Se você já me acompanha há algum tempo, sabe da minha paixão pelo Scrum e Kanban e foi uma boa prática do Scrum que me inspirou a mudar a mensuração que uso para dificuldade, probabilidade etc. No Scrum é muito comum o uso de uma variação da sequência Fibonacci. Sim, aquela que ficou famosa por conta do livro Código Da Vinci.

A sequência vai aumentando com base na soma dos dois números anteriores (1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144,...), fazendo com que a sensação da diferença entre o anterior e o próximo fique mais clara. Isso ocorre porque a medida que os números crescem, a separação entre eles fica cada vez maior. A variação do Scrum elimina alguns números e substitui outros para que a relação de grandeza entre eles fique ainda mais clara.

Pessoalmente não gosto nem da variação sugerida pelo Scrum porque acho muito difícil colocar em números, por exemplo, a probabilidade de um cliente assinar um contrato comigo. Existem alguns sinais, mas são costumeiramente subjetivos. Por isso, prefiro escalas subjetivas em situação subjetivas.

Por exemplo, os tamanhos P, M e G, usados para roupas, são suficientemente subjetivos para boa parte das minhas necessidades. Portanto, com três etiquetas —no Trello ou no Evernote— posso facilmente filtrar os potenciais clientes por probabilidade de fechamento de contrato e decidir qual ação tomarei em cada caso.

O mesmo vale para os vídeos que gravo para o Canal. Tenho um montão de ideias que também ganham o P, M e G como probabilidade de gravação.

É importante ter essa classificação porque algumas ideias exigem muito estudo ou são complicadas demais para gravar. Ou seja, quando vou planejar as gravações, posso escolher de acordo com o tempo que tenho para fazer isso.

E não precisa ser P, M e G. Funcionará bem com várias outras escalas subjetivas. Por exemplo, se você é o tipo que gosta de heróis da Marvel, pode criar uma escala baseada na força de cada um deles. Não é o meu estilo, mas vai funcionar.

O que você achou desta dica? Conhece alguém que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

Como criar tarefas recorrentes no Trello | Power-UP Card Repeater.

Uma dúvida comum entre os novos usuários de Trello é: como criar tarefas recorrentes? É uma pergunta que chega a mim com frequência e que costumo responder em duas partes. Em primeiro lugar, o Trello não lida com listas de tarefas como o Todoist, Wunderlist e similares.

As atividades nos Quadros seguem um fluxo Kanban e entender e aceitar este fato é importante para que você compreenda a razão de ser do Power-Up Card Repeater.

Em tradução literal, o nome do Power-Up seria "Repetidor de Cartões", mas pessoalmente não gosto do nome. Não expressa bem o que acontece. Ao ativar o Card Repeater um novo botão aparece no cartão e você pode definir uma regra de repetição com base em semanas, dias do mês e até anos. Na prática o Cartão é clorado na Lista escolhida por você, em data e horário definidos nas configurações.

Ou seja, criar Listas com tarefas recorrentes no Trello como as que são criadas em outros aplicativos para gestão de tarefas, fará com que você tenha um novo cartão a cada período e pode ser que sua lista fique repleta de informações cloradas.

A forma mais eficiente de lidar com tarefas recorrentes no Trello é fazendo com que cada cartão clorado siga seu fluxo de atividades até o final do Quadro.

Desta forma no próximo período, quando o novo cartão aparecer, o antigo não estará mais lá. Se ainda está confuso, recomendo que assista a videoaula porque nela demonstro todo o processo dentro de um Quadro.

Já conhecia este Power-Up? Como é que você lida com a repetição de atividades no seu dia-a-dia. Por favor, compartilhe sua experiência para ajudar outras pessoas e divulgue o vídeo entre os amigos.

 

Google Agenda para Compromissos, Tarefas e Projetos.

O Google Agenda também funciona muito bem para organizar e controlar tarefas e projetos. Distribua as atividades em blocos semanais de acordo com o tempo que levará para executar cada uma delas e separe os tipos de atividade usando as cores disponíveis no aplicativo.

Além disso, as tarefas menores podem ser incluídas na forma de lembretes do Google e tudo aquilo que você não concluiu pode ser movimentado facilmente para outro dia e horário. Para entender melhor, continue lendo ou assista a videoaula.

Será que a primeira coisa a fazer é organizar suas atividades? Em minha opinião começar por este passo não e necessariamente o ponto de partida mais eficiente. Antes de mais nada é importante saber quanto tempo é utilizado nas suas tarefas mais comuns. Se você não conhece o tempo gasto nas suas atividades, estipular intervalos aleatórios na agenda significa mentir para si mesmo. Existem várias formas de fazer isso, mas a que mais gosto é a Técnica Pomodoro.

Além de conhecer o tempo, você pode também aproveitar o fato de que parte de nossas atividades funciona de forma cíclica. Use isso a seu favor distribuindo pelo calendário os afazeres que se repetem ao longo do tempo. Uma forma de fazer isso e usando o Trello, mas uma agenda como o Google Agenda funciona muito bem também porque é muito fácil incluir e mover compromissos para uma nova data ou horário apenas arrastando de um ponto para o outro.

Por exemplo, no meu caso, toda segunda-feira pela manhã realizo um follow-up nos meus clientes. Reviso todo conteúdo dos clientes ativos, entro em contato com os possíveis clientes que ainda não desistiram nem assinaram e assim por diante. 

Para o Canal no YouTube tenho também uma rotina de preparação das pautas em um dia da semana e no outro gravo os videos. E, evidentemente, existe também o dia de editar que está reservado no calendário. Percebe como essas atividades são cíclicas? Nem todas as nossas atividades são assim, mas uma parte é. Ou seja, está tudo organizado seguindo a minha cronologia semanal.

E porque recomendei o Google Agenda? Primeiro porque gosto muito dele. Principalmente depois da reformulação. Mas um detalhe que gosto bastante é que você pode escolher entre incluir compromissos ou lembretes.

Sugiro que coloque os compromissos recorrentes distribuídos em blocos semanais e ative a repetição. Assim esses intervalos ficarão bloqueados na agenda. Os espaços que sobraram você pode usar para assuntos inesperados ou para pequenas tarefas usando os lembretes.

O mais interessante nos lembretes do Google Agenda é que eles não largam do seu pé. Se deixou de fazer algo, isso vai te perseguir literalmente para o resto da vida.

Um lembrete não concluído aparecerá no próximo dia e assim por diante, ate que você conclua a tarefa. E se você é um usuário do Google Keep, melhor ainda. Os lembretes de lá também aparecem no seu calendário.

E você, como controla suas atividades e compromissos? Usa uma agenda ou um sistema de gestão tarefas? Por favor, compartilhe seu método conosco. E se acha que o vídeo pode ser útil para alguém, que tal usar o botão abaixo e enviar pelo WhatsApp?