Kanban: como lidar com gargalos | 269

Além de publicar 3 vídeos por semana no meu Canal do YouTube, realizo o trabalho de mentoria com diversas pessoas e consultorias para algumas empresas. Também apresento workshops, participo de eventos, produzo cursos online, viajo a trabalho e a passeio e, claro, como todos nós, tenho minhas atividades pessoais.

E como é que consigo lidar com tudo isso? Usando quadros Kanban e ajustando o processo ao longo do tempo. São eles que me dão uma visão do meu estado presente, ou seja, tudo que tenho realizado até o momento, e ao mesmo tempo me permitem ver uma projeção do que possivelmente acontecerá no futuro.

Para exemplificar utilizarei um dos meus quadros, o de controle de gravação e publicação de vídeos. Já se vão mais de dois anos dedicados ao YouTube e depois de algum tempo produzindo o material que você assiste, descobri que o que atrasava meu trabalho de criação eram os erros de gravação. Afinal, quanto mais eu erro, mais tenho que editar e mais demorado o processo fica.

Percebi no quadro das gravações que muitos cartões ficavam parados na etapa de edição. O nome deste acontecimento é "gargalo". O curioso é quem há quem culpe o Kanban pelos gargalos, quando na verdade eles já existiam e o quadro apenas evidencia o problema.

Uma vez que o gargalo é identificado, é preciso lidar com ele. Será que um treinamento resolveria? Será que é preciso utilizar alguma tecnologia? Uma mudança no processo? Enfim, é preciso investigar e buscar uma solução E o ponto de gargalo é sempre uma boa pista.

No meu caso, percebi que errava muito porque não tinha um roteiro detalhado. Quando comecei a escrever pautas mais específicas, passei a errar muito menos. Resultado, os gargalos foram transferidos para a etapa CRIAR PAUTA. Portanto, foi preciso procurar formas de simplificar e agilizar o processo de criação de pautas.

É um trabalho constante e por isso digo para meus alunos e clientes que nenhum sistema que montarmos juntos estará ou estará 100% pronto. Ele permanecerá sempre na casa dos noventa, noventa e poucos por cento concluído porque o restante representa a mudança e os ajustes que terão que sempre ser feitos ao longo do caminho.

Gostou de mais esta aula a respeito de Kanban? Assista os demais vídeos em vladcampos.tv/kanban e compartilhe o com amigos e colegas de trabalho.

Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o App WeVideo no meu Chromebook Acer R11. Seja um membro, tenha acesso a conteúdo exclusivo e ajude a manter o Canal.

 

Como criar tarefas recorrentes no Trello | Power-UP Card Repeater.

Uma dúvida comum entre os novos usuários de Trello é: como criar tarefas recorrentes? É uma pergunta que chega a mim com frequência e que costumo responder em duas partes. Em primeiro lugar, o Trello não lida com listas de tarefas como o Todoist, Wunderlist e similares.

As atividades nos Quadros seguem um fluxo Kanban e entender e aceitar este fato é importante para que você compreenda a razão de ser do Power-Up Card Repeater.

Em tradução literal, o nome do Power-Up seria "Repetidor de Cartões", mas pessoalmente não gosto do nome. Não expressa bem o que acontece. Ao ativar o Card Repeater um novo botão aparece no cartão e você pode definir uma regra de repetição com base em semanas, dias do mês e até anos. Na prática o Cartão é clorado na Lista escolhida por você, em data e horário definidos nas configurações.

Ou seja, criar Listas com tarefas recorrentes no Trello como as que são criadas em outros aplicativos para gestão de tarefas, fará com que você tenha um novo cartão a cada período e pode ser que sua lista fique repleta de informações cloradas.

A forma mais eficiente de lidar com tarefas recorrentes no Trello é fazendo com que cada cartão clorado siga seu fluxo de atividades até o final do Quadro.

Desta forma no próximo período, quando o novo cartão aparecer, o antigo não estará mais lá. Se ainda está confuso, recomendo que assista a videoaula porque nela demonstro todo o processo dentro de um Quadro.

Já conhecia este Power-Up? Como é que você lida com a repetição de atividades no seu dia-a-dia. Por favor, compartilhe sua experiência para ajudar outras pessoas e divulgue o vídeo entre os amigos.

 

Google Agenda para Compromissos, Tarefas e Projetos.

O Google Agenda também funciona muito bem para organizar e controlar tarefas e projetos. Distribua as atividades em blocos semanais de acordo com o tempo que levará para executar cada uma delas e separe os tipos de atividade usando as cores disponíveis no aplicativo.

Além disso, as tarefas menores podem ser incluídas na forma de lembretes do Google e tudo aquilo que você não concluiu pode ser movimentado facilmente para outro dia e horário. Para entender melhor, continue lendo ou assista a videoaula.

Será que a primeira coisa a fazer é organizar suas atividades? Em minha opinião começar por este passo não e necessariamente o ponto de partida mais eficiente. Antes de mais nada é importante saber quanto tempo é utilizado nas suas tarefas mais comuns. Se você não conhece o tempo gasto nas suas atividades, estipular intervalos aleatórios na agenda significa mentir para si mesmo. Existem várias formas de fazer isso, mas a que mais gosto é a Técnica Pomodoro.

Além de conhecer o tempo, você pode também aproveitar o fato de que parte de nossas atividades funciona de forma cíclica. Use isso a seu favor distribuindo pelo calendário os afazeres que se repetem ao longo do tempo. Uma forma de fazer isso e usando o Trello, mas uma agenda como o Google Agenda funciona muito bem também porque é muito fácil incluir e mover compromissos para uma nova data ou horário apenas arrastando de um ponto para o outro.

Por exemplo, no meu caso, toda segunda-feira pela manhã realizo um follow-up nos meus clientes. Reviso todo conteúdo dos clientes ativos, entro em contato com os possíveis clientes que ainda não desistiram nem assinaram e assim por diante. 

Para o Canal no YouTube tenho também uma rotina de preparação das pautas em um dia da semana e no outro gravo os videos. E, evidentemente, existe também o dia de editar que está reservado no calendário. Percebe como essas atividades são cíclicas? Nem todas as nossas atividades são assim, mas uma parte é. Ou seja, está tudo organizado seguindo a minha cronologia semanal.

E porque recomendei o Google Agenda? Primeiro porque gosto muito dele. Principalmente depois da reformulação. Mas um detalhe que gosto bastante é que você pode escolher entre incluir compromissos ou lembretes.

Sugiro que coloque os compromissos recorrentes distribuídos em blocos semanais e ative a repetição. Assim esses intervalos ficarão bloqueados na agenda. Os espaços que sobraram você pode usar para assuntos inesperados ou para pequenas tarefas usando os lembretes.

O mais interessante nos lembretes do Google Agenda é que eles não largam do seu pé. Se deixou de fazer algo, isso vai te perseguir literalmente para o resto da vida.

Um lembrete não concluído aparecerá no próximo dia e assim por diante, ate que você conclua a tarefa. E se você é um usuário do Google Keep, melhor ainda. Os lembretes de lá também aparecem no seu calendário.

E você, como controla suas atividades e compromissos? Usa uma agenda ou um sistema de gestão tarefas? Por favor, compartilhe seu método conosco. E se acha que o vídeo pode ser útil para alguém, que tal usar o botão abaixo e enviar pelo WhatsApp?