Google Agenda: 4 recursos que sempre uso

Existem alguns recursos do Google Agenda que adoro e não consigo viver sem.

Já expliquem em outras situações que a Agenda de Compromissos é onde anoto e controlo aquilo que tem data e hora para acontecer e é também o espaço no qual aplico a minha técnica de Blocos de Atividades. A ferramenta que mais gosto é o Google Agenda porque ele funciona em toda parte e tem alguns recursos que considero muito importantes para o meu trabalho fluir da forma mais eficiente possível.

Fusos Horário

No seu computador, vá até o Google Agenda, clique na engrenagem e escolha a opção para adicionar um segundo fuso horário. A propósito, esta e as demais explicações estão também demonstradas em vídeo. No meu caso tenho Portugal e Brasil, mas, dependendo das suas necessidade, pode ser também usado para dois fusos do Brasil.

Agora, na tela principal, onde aparece a régua da timeline, você verá os dois fusos selecionados e ficará muito fácil saber exatamente que horas são no país ou região onde estão seus clientes ou colegas de trabalho. Por outro lado, se você marca poucas reuniões em outros fusos, a outra possibilidade é escolher o fuso da pessoa quando você for marcara um compromisso.

E finalmente, você pode também escolher alguns relógios de diferentes partes do mundo para aparecerem na lateral esquerda do Google Agenda. Tenho um marcando o horário da Califórnia para coordenar minhas conversas com o pessoal da Evernote, outro da costa leste dos EUA e finalmente um para Europa central. A hora do Brasil e Portugal já vejo apenas olhando para a timeline no Google Agenda ou para os dois relógios que tenho na minha mesa.

Encontre Tudo

Há quem não saiba, mas é possível realizar buscas no Google Agenda usando uma palavra ou o endereço de email de alguma pessoa que você convidou para um compromisso. Uso bastante este recurso para verificar se quem está me procurando para uma conversa já falou comigo no passado. E no caso da agenda pessoal, é útil para lembrar quando foi que um determinado compromisso aconteceu.

No vídeo eu reclamei que o recurso não estava ainda disponível nos aplicativos para telefone ou tablets, mas não é verdade. Fui prontamente corrigido pelo Sbrana, que deixou um comentário explicando por onde o recurso da busca andava escondido. Fiquei muito feliz com a descoberta poque era algo que fazia muita falta no meu fluxo de trabalho.

Produtividade com Atalhos de Teclado

Existem atalhos de teclado para todos os serviços do Google, mas confesso que minha utilização está restrita aos que estão disponíveis no Google Agenda. Para conhecer todos, abra o Google Agenda no computador e clique na tecla interrogação. Uma janela abrirá sobre sua agenda com todos eles.

Os três atalhos que uso diariamente são D (day) para ver a agenda em modo de visualização DIA, W (week) para visualizar a SEMANA e o X pode ser configurado para quantos dias você quiser. No meu caso uso para TRÊS DIAS. Quase nunca uso, mas se você precisar espiar o ANO inteiro, use a tecla Y (year).

Além dos três que mais uso, adoro arrastar o mouse sobre alguns dias no pequeno calendário à esquerda para ver os os compromissos dos dias selecionado em tela e tomar alguma ação como mover algum compromisso. Para entender melhor, assista o vídeo.

Não perca tempo, use a Inteligência Artificial

Sei que para alguns é uma sensação horrível deixar certas coisas acontecendo automaticamente, mas honestamente, não consigo me ver perdendo tempo com tarefas que máquinas podem fazer por mim.

Todos os meus voos, reservas no Airbnb [cadastre-se e ganhe um desconto na sua próxima reserva] e diversos outros serviços que compro online aparecem automaticamente no meu Google Agenda. Para ativar o serviço, vá até as configurações (engrenagem) e clique na integração com o Gmail. Caso não esteja encontrando, assista o vídeo.

Você usa o Google Agenda? Que recursos do serviço são indispensáveis no seu sistema de trabalho? Deixe um comentário abaixo compartilhando sua experiência ou dicas para ajudar outras pessoas.