Cansado dos procedimentos? Seja a mudança!

Trabalhei por anos em grandes empresas e muitas vezes me deparei com processos e procedimentos que não faziam sentido algum. Se você já passou por isso, sabe bem que reclamar com o colega, cliente ou até mesmo com o chefe, provavelmente não vai resolver nada. Na maioria dos casos é uma batalha perdida e frustrante.

O fato é que aquele passo-a-passo é importante para que as coisas funcionem e cada uma das etapas foi criada por algum motivo em algum ponto no tempo. O problema é a falta de revisão e a estagnação.

Anos depois comecei a trabalhar como consultor e tenho meus próprios procedimentos, mas não é sobre eles que quero conversar hoje. O que tenho percebido nas minhas consultorias é que existe um grupo de pessoas que encontrou uma forma de contornar essa barreira.

Meus clientes vêm em busca de formas mais eficientes e modernas de fazer as coisas e minha primeira conversa é em forma de diagnóstico para entender em detalhes o que está acontecendo. Em alguns casos fica muito evidente que a pessoa se esforça, quer fazer as coisas e a empresa é que está atrapalhando. Mas eles são guerreiros e lutam pela mudança.

É incrível o que esse pequeno exército consegue fazer com o que aprendem comigo. Eles são fortes e desbravadores.

Usam os aplicativos, métodos e técnicas por conta própria, muitas vezes em paralelo com tudo aquilo que existe de mais antiquado nas empresas. O caminho é difícil e às vezes longo, mas eles não desistem!

Seguem com os altos e baixos até que um dia, quando menos se espera, começam as perguntas:

- Como é que você fez isso?
- Como encontrou essa informação tão rápido?
- Que aplicativo é esse?

A contaminação vai atingindo os colegas, o chefe e vai se espalhando até que é inevitável e uma mudança acontece.

Não é um caminho fácil, mas funciona. Ao menos é o que os clientes me contam meses depois. As histórias são fantásticas, mas a jornada definitivamente não fácil.

Se você busca a mudança, rebele-se, mas de outra forma. Bater de frente não vai funcionar. Vá em busca de alternativas e mostre que é possível fazer as coisas de uma forma mais eficiente.

 

Kanban: exemplo de uso no Trello. | Ep. 210.

No primeiro vídeo desta série, expliquei a origem do Kanban e alguns termos técnicos para que você possa começar a se familiarizar com alguns conceitos. Neste segundo vídeo você verá um quadro em funcionamento. Utilizei como exemplo um quadro real, o que utilizo para controlar a produção, edição e publicação dos meus vídeos no YouTube.

Caso não tenha nenhuma familiaridade com o Kanban e não tenha ainda assistido o primeiro vídeo, recomendo que assista antes de partir para esta segunda aula. Você pode também acompanhar e seguir a lista http://vladcampos.tv/kanban para receber notificações e acompanhar os próximos capítulos desta série.

Conforme expliquei na primeira aula, conhecer o fluxo de atividades e criar uma representação dele, por exemplo, no Trello, ou outro aplicativo, papel ou pastas do seu computador é muito importante. Por exemplo, desta forma é possível visualizar e tomar ações para controlar o trabalho em progresso (WIP) em cada uma das etapas.

Por exemplo, meu fluxo de produção de vídeos começa com uma IDEIA, passa pela criação de uma PAUTA, depois vem a GRAVAÇÃO do vídeo, EDIÇÃO e PUBLICAÇÃO. Estas etapas foram reproduzidas no meu quadro e em alguns casos subdivididas em etapas ainda menores.

Se estou planejando férias ou uma viagem a trabalho e quero manter o fluxo de publicações dos vídeos, posso olhar para o quadro e em poucos segundo saberei se tenho vídeos suficientes na etapa de publicação para que eu possa continuar publicando mesmo que eu não esteja gravando por algum período (durante a viagem).

Além de ser um importante aliado no planejamento de eventos futuros, o quadro, por si só, é um indicativo constante do que está acontecendo na nossa rotina. Caso eu tenha muitos itens nas colunas IDEIAS e PAUTA e poucos ou nenhum em PUBLICAÇÃO, é evidente que logo faltarão vídeos para serem publicados.

A situação inversa, muitos itens em PUBLICAÇÃO e poucos em IDEIAS, indica que logo faltará conteúdo para ser gravado, editado e publicado. Percebe como é simples? Não há necessidade de criar regras ou estabelecer rotinas especificamente para esta finalidade uma vez que você estará sempre olhando para o quadro porque ele é o guia do seu trabalho. É o mapa para o tesouro!

Essa visão instantânea da situação presente e previsão do futuro é um dos elementos que mais gosto no Kanban. E é algo que vários dos meus clientes relatam como um aspecto que facilita enormemente a visualização do trabalho em execução e consequentemente elimina uma série de reuniões e a infinita troca de emails ou mensagens apenas para checar entendimentos..

Facilita muito o trabalho de equipes e é uma forma simples e natural de subsidiar o gestor para tomada de decisão.

Se você não trabalha em equipe ou deseja ter uma visão das suas atividades pessoais, os benefícios são os mesmos. É com a ajuda do Kanban que consigo manter todas as minhas inúmeras atividades no radar e tarefas em dia.

O quadro demonstrado no vídeo faz parte dos quadros de Inspiração do Trello. Lá encontrará diversos outros quadros para copiar e usar.

O que achou da videoaula? Conseguiu entender um pouco melhor o potencial do Kanban? Se já é um usuário, por favor, compartilhe o vídeo com um colega de trabalho ou aquele amigo que está tendo dificuldade da gestão de atividades pessoais ou profissionais.

 

Por que alguns usuários avançados preferem criar fluxos de atividades no Evernote?

No vídeo "Evernote na rotina de um psicólogo clínico", o amigo Alexandre Costa descreve parte da sua rotina de trabalho usando o aplicativo e uma das práticas que ele mencionou chamou minha atenção e achei importante explorar o tema em mais detalhes neste artigo.

Antes de prosseguirmos, entretanto, é importante lembrar que o Alexandre é o tipo de usuário que tem poucos Cadernos e muitas Etiquetas.

Para entender melhor a estrutura dele, você pode ouvir a Dica 100 do Diário de um elefante e depois pule para o episódio 199 para conhecer algumas dicas minhas a respeito de como organizar Etiquetas, Cadernos e Pilhas. Mas o detalhe da organização do Alexandre sobre o qual quero falar é outro.

Em um dado momento ele descreve a forma como lida com o Caderno chamado “Viagens" e se você prestar atenção, verá que neste instante ele está, em realidade, descrevendo um fluxo de atividades dentro do Evernote.

O tema é importante e extenso e no último episódio do Diário de um elefante Pro, falei sobre isso por mais de 30 minutos, mas vou tentar resumir o assunto usando o exemplo do Alexandre.

Bem diferente do que acontece com a minha estrutura, ele tem poucos Cadernos de viagem. Em realidade, são basicamente dois. Um tem o nome de “Viagem", que funciona como um arquivão e o outro é o que guarda as informações da viagem em curso. E é aqui que mora a sacada do fluxo de atividades que muitos usuários avançados adotam.

O Caderno da viagem atual vai desaparecer depois da viagem, mas seu conteúdo continuará vivo dentro do Evernote. Quando cada viagem termina, o que ele faz é selecionar todas as Notas do Caderno e criar e aplicar uma Etiqueta que tem exatamente o mesmo nome do Caderno da viagem.

Depois ele move todas as Notas para o Caderno que é o arquivão de viagens e apaga o Caderno da viagem que acabou de ser concluída.

Você entendeu a lógica desse movimento? Isso nos ajuda a ter foco. O que precisamos agora é o que deve ser encontrado de forma rápida e merece toda nossa atenção. Quando aquela atividade acaba, as informações passam a ter pouquíssima importância em termos de necessidade imediata e podem ser arquivas e futuramente encontradas via busca quando e se necessário.

A propósito, buscar e organizar são ações que precisam ser tratadas com inteligência e estão diretamente relacionadas a forma com usamos o Evernote. Se você gasta muito tempo classificando algo que raramente precisará, está simplesmente perdendo tempo.

O Gustavo Faria, por exemplo, encara todo o Evernote dele com um espaço para buscas. Para ele é mais rápido buscar qualquer coisa em lugar de gastar tempo guardando tudo em muitos Cadernos específicos.

No caso dele, organizar demais é claramente uma perda de tempo. No meu caso, estou sempre reutilizando os Cadernos de viagem e outros e por isso para mim faz sentido ter quase tudo separado e organizado da forma como faço. Chego mais rápido ao conteúdo e, consequentemente, estou ganhando tempo. Mas voltemos ao fluxo do Alexandre.

O mais interessante é que esse funcionamento das coisas seguindo um fluxo de atividades se adequa muito bem a diversas situações da nossa vida pessoal e profissional e, além disso, pode ser facilmente reproduzido no Evernote usando o recurso de mover Notas entre Cadernos.

É por isso que costumo dizer que nos workshops não ensino ninguém a usar o Evernote. Lá você aprende a se tornar mais eficiente levando em conta a nossa forma natural de pensar e agir. Ocorre que depois de muito procurar, descobri no Evernote a ferramenta mais apropriada para colocar tudo isso em prática.

E por que usar fluxos? Por vários motivos. Mas antes mesmo de entender isso, é fundamental lembrarmos do óbvio: ferramentas não trabalham.

Se você não procurar ou criar um método próprio de trabalho, não vai conseguir descobrir qual a melhor ferramenta para você ou como configurar a ferramenta que você mais gosta.

Pensar nas nossas atividades seguindo fluxos ajuda tanto nesse trabalho de configuração, quanto no foco.

Se a viagem atual do Alexandre é, por razões obvias, a mais importante de todas neste momento, nada mais eficiente que manter ela em foco. Aliás, ele poderia inclusive usar a Área de Atalhos do Evernote para manter o Caderno momentaneamente em evidência.

Enfim, depois da viagem o conteúdo se tornará igual aos demais em importância e necessidade e poderá ser finalmente movido para o arquivão.

Ou seja, ele tem na frente dele o que precisa agora e no futuro terá como usar a busca do Evernote ou as Etiquetas para encontrar algo que guardou. Em outras palavras, usar fluxos de atividades organiza o que diz respeito ao agora e ao depois.