Cansado dos procedimentos? Seja a mudança!

Trabalhei por anos em grandes empresas e muitas vezes me deparei com processos e procedimentos que não faziam sentido algum. Se você já passou por isso, sabe bem que reclamar com o colega, cliente ou até mesmo com o chefe, provavelmente não vai resolver nada. Na maioria dos casos é uma batalha perdida e frustrante.

O fato é que aquele passo-a-passo é importante para que as coisas funcionem e cada uma das etapas foi criada por algum motivo em algum ponto no tempo. O problema é a falta de revisão e a estagnação.

Anos depois comecei a trabalhar como consultor e tenho meus próprios procedimentos, mas não é sobre eles que quero conversar hoje. O que tenho percebido nas minhas consultorias é que existe um grupo de pessoas que encontrou uma forma de contornar essa barreira.

Meus clientes vêm em busca de formas mais eficientes e modernas de fazer as coisas e minha primeira conversa é em forma de diagnóstico para entender em detalhes o que está acontecendo. Em alguns casos fica muito evidente que a pessoa se esforça, quer fazer as coisas e a empresa é que está atrapalhando. Mas eles são guerreiros e lutam pela mudança.

É incrível o que esse pequeno exército consegue fazer com o que aprendem comigo. Eles são fortes e desbravadores.

Usam os aplicativos, métodos e técnicas por conta própria, muitas vezes em paralelo com tudo aquilo que existe de mais antiquado nas empresas. O caminho é difícil e às vezes longo, mas eles não desistem!

Seguem com os altos e baixos até que um dia, quando menos se espera, começam as perguntas:

- Como é que você fez isso?
- Como encontrou essa informação tão rápido?
- Que aplicativo é esse?

A contaminação vai atingindo os colegas, o chefe e vai se espalhando até que é inevitável e uma mudança acontece.

Não é um caminho fácil, mas funciona. Ao menos é o que os clientes me contam meses depois. As histórias são fantásticas, mas a jornada definitivamente não fácil.

Se você busca a mudança, rebele-se, mas de outra forma. Bater de frente não vai funcionar. Vá em busca de alternativas e mostre que é possível fazer as coisas de uma forma mais eficiente.

 

Kanban: exemplo de uso no Trello. | Ep. 210.

No primeiro vídeo desta série, expliquei a origem do Kanban e alguns termos técnicos para que você possa começar a se familiarizar com alguns conceitos. Neste segundo vídeo você verá um quadro em funcionamento. Utilizei como exemplo um quadro real, o que utilizo para controlar a produção, edição e publicação dos meus vídeos no YouTube.

Caso não tenha nenhuma familiaridade com o Kanban e não tenha ainda assistido o primeiro vídeo, recomendo que assista antes de partir para esta segunda aula. Você pode também acompanhar e seguir a lista http://vladcampos.tv/kanban para receber notificações e acompanhar os próximos capítulos desta série.

Conforme expliquei na primeira aula, conhecer o fluxo de atividades e criar uma representação dele, por exemplo, no Trello, ou outro aplicativo, papel ou pastas do seu computador é muito importante. Por exemplo, desta forma é possível visualizar e tomar ações para controlar o trabalho em progresso (WIP) em cada uma das etapas.

Por exemplo, meu fluxo de produção de vídeos começa com uma IDEIA, passa pela criação de uma PAUTA, depois vem a GRAVAÇÃO do vídeo, EDIÇÃO e PUBLICAÇÃO. Estas etapas foram reproduzidas no meu quadro e em alguns casos subdivididas em etapas ainda menores.

Se estou planejando férias ou uma viagem a trabalho e quero manter o fluxo de publicações dos vídeos, posso olhar para o quadro e em poucos segundo saberei se tenho vídeos suficientes na etapa de publicação para que eu possa continuar publicando mesmo que eu não esteja gravando por algum período (durante a viagem).

Além de ser um importante aliado no planejamento de eventos futuros, o quadro, por si só, é um indicativo constante do que está acontecendo na nossa rotina. Caso eu tenha muitos itens nas colunas IDEIAS e PAUTA e poucos ou nenhum em PUBLICAÇÃO, é evidente que logo faltarão vídeos para serem publicados.

A situação inversa, muitos itens em PUBLICAÇÃO e poucos em IDEIAS, indica que logo faltará conteúdo para ser gravado, editado e publicado. Percebe como é simples? Não há necessidade de criar regras ou estabelecer rotinas especificamente para esta finalidade uma vez que você estará sempre olhando para o quadro porque ele é o guia do seu trabalho. É o mapa para o tesouro!

Essa visão instantânea da situação presente e previsão do futuro é um dos elementos que mais gosto no Kanban. E é algo que vários dos meus clientes relatam como um aspecto que facilita enormemente a visualização do trabalho em execução e consequentemente elimina uma série de reuniões e a infinita troca de emails ou mensagens apenas para checar entendimentos..

Facilita muito o trabalho de equipes e é uma forma simples e natural de subsidiar o gestor para tomada de decisão.

Se você não trabalha em equipe ou deseja ter uma visão das suas atividades pessoais, os benefícios são os mesmos. É com a ajuda do Kanban que consigo manter todas as minhas inúmeras atividades no radar e tarefas em dia.

O quadro demonstrado no vídeo faz parte dos quadros de Inspiração do Trello. Lá encontrará diversos outros quadros para copiar e usar.

O que achou da videoaula? Conseguiu entender um pouco melhor o potencial do Kanban? Se já é um usuário, por favor, compartilhe o vídeo com um colega de trabalho ou aquele amigo que está tendo dificuldade da gestão de atividades pessoais ou profissionais.

 

Kanban: primeiros passos (introdução). | Ep. 209.

Em minha opinião a beleza do Kanban é que ele funciona de forma natural. Parece com um fluxo normal das nossas vidas.

Não há necessidade de pagar cursos caros ou aprender terminologias rebuscadas que às vezes me parecem ter sido inventadas para complicar o simples.

Também não precisará usar métodos que causam desconforto e acabam trazendo a sensação de que estamos perdendo mais tempo estudando, aprendendo e organizando do que fazendo.

Este é o primeiro vídeo de uma série a respeito do Kanban e caminharemos juntos neste aprendizado. Portanto, fica o convite: assine meu Canal no YouTube para acompanhar os demais vídeos e ensinamentos.

O Kanban foi criado na Toyota pelo engenheiro Taiichi Ohno com o objetivo de aprimorar os processos de manufatura da empresa. Mas é importante deixar claro que o Kanban é parte do Sistema de Produção da Toyota, ou TPS (Toyota Production System), desenvolvido entre as décadas de 50 e 70.

Um dos objetivos desse sistema era limitar a produção em excesso, por isso você pode também já ter ouvido a expressão "Just-In-Time", ligada a Toyota e a produção de seus carros. Outra expressão muito comum e o "Work In Progress" (trabalho em andamento/progresso), que aparece diversas vezes na forma da sigla “WIP” e é também muito mencionada no livro Personal Kanban.

Controlando o trabalho ou fornecimento de peças no caso da Toyota numa das pontas, era possível regular a saída na outra extremidade. Ou seja, uma redução ou aumento na procura por um carro pode ser facilmente regulada ao longo do fluxo Kanban.

Na prática, a demanda por um carro vai passando sinais por todo fluxo do final para o começo. Grosso modo, seria algo assim: os carros estão sendo comprados mais rapidamente, portanto, é preciso produzir mais. Para produzir mais, será preciso mais peças e assim por diante.

A inspiração de Taiichi Ohno veio das prateleiras de um supermercado. Um consumidor pega um produto, o espaço fica vago na prateleira, que é posteriormente completado por um funcionário do supermercado. Percebe que é algo natural? O espaço está vazio. Não há segredo. O funcionário olha e coloca um novo produto.

Esse fluxo Kanban é normalmente representado por cartões passando de uma lista para outra. O nome Kanban inclusive vem dessas sinalizações, dessas mudanças de status. Este é mais ou menos esse o significado da palavra em japonês. Os cartões você já deve ter inclusive visto em muitos vídeos online ou artigos representados por Post-its. Mas normalmente usam apenas 3 etapas: FAZER; FAZENDO e FEITO.

Muito cuidado! Isso é uma simplificação excessiva. O Kanban é o acompanhamento do processo como um todo. FAZER, FAZENDO e FEITO é o mesmo que ter uma lista de tarefas com itens a a fazer e itens marcados como concluídos. O Kanban vai muito além disso.

Um quadro Kanban precisa representar a realidade. Por exemplo, com muitos elementos no início do fluxo não se movendo, fica evidente que há algo errado ali. O mesmo vale para qualquer parte do fluxo. Um simples olhar e verá que algo está errado ou acumulando. Falaremos mais sobre isso nos próximos vídeos desta série.

Você já já conhecia o Kanban? Por favor, deixe nos comentários uma resposta simples: sim ou não. Assim posso preparar melhor os próximos vídeos. Mas se você já usa e sei que alguns dos assinantes aqui do Canal usam, por favor, deixar sua experiência registrada para ajudar outras pessoas. É novo aqui? Primeiro vídeo? Assine o Canal e acompanhe minhas várias dicas por semana a respeito de Organização Inteligente e Trabalho Eficiente.