O atalho de teclado CMD + J (Mac) ou CTRL + Q (Windows) é possivelmente o que mais uso no Evernote. Ao combinar essas teclas e começar a digitar o nome de um Caderno, os nomes disponíveis vão aparecendo numa lista e o último item da lista é a possibilidade de realizar uma busca com a frase ou palavra que foi digitada na caixa.

Não sei se tudo isso já está também aparecendo na versão Windows do Evernote. Se você é um usuário Windows, por favor, depois me diga o que aparece com o uso do CTRL + Q.

Enfim, é a forma mais fácil que conheço para alternar entre Cadernos e faço isso com muita frequência porque mantenho meu conteúdo e trabalho separado por Cadernos.

Se estou trabalhando em algo e surge uma ideia ou recebo uma ligação com algum tipo de informação que preciso anotar, simplesmente pressionar CMD + J, busco o Caderno, anoto e volto.

Mas para que isso funcione bem você precisa ter um padrão de nomenclatura para facilitar a memorização dos nomes dos seus Cadernos e Etiquetas. No meu caso tendo a usar uma única palavra que funcione de forma mais abrangente. Por exemplo: Saúde, Finanças, Clientes etc.

DOIS

Um outro recurso que uso com muita frequência é o Widget do Android que me permite criar um ícone na tela do telefone com uma determinada função. No meu caso criei o ícone da câmera do Evernote e é super-fácil digitalizar qualquer coisa. O ícone fica na barra na base do telefone bem ao lado do ícone do Evernote. Quando quero digitalizar um documento ou cartão de visitas, vou direto nele.

É muito comum eu abrir o App Evernote, escolher o Caderno específico e já digitalizar os documentos lá. Mas ter o ícone em tela é importante para evitar interrupções. Por exemplo, se estou conversando com alguém que me entrega um cartão de visitas, vou usar o ícone de câmera porque não quero parar de prestar atenção na conversa. É uma forma rápida de chegar ao scanner e ao mesmo tempo mostrar o recurso para a pessoa com quem estou conversando naquele momento.

TRÊS

Existe esse debate infinito na comunidade Evernote: Etiquetas ou Cadernos? Tenho inclusive vários vídeos no Canal sobre o tema.

Sou uma pessoa de Cadernos. e prefiro organizar meus conteúdos assim, mas só consigo fazer isso de forma eficiente porque existem as Etiquetas e elas são minha terceira escolha.

A estrutura super simples do Evernote, —Notas dentro de Cadernos e ponto— transforma as Etiquetas em um recurso fenomenal.

Com elas posso "carimbar" várias informações em uma mesma Nota e isso me permite criar uma enorme quantidade de combinações dentro dessa estrutura hierárquica super simples do Evernote.

A propósito, se ainda não assistiu, assista minha entrevista com o Rui. Ele é um super-defensor do uso de Etiquetas.

E VOCÊ?

Conheço cada esquina do Evernote e uso uma boa quantidade de recursos do aplicativo todos os dias. Portanto, não foi nada fácil criar essa lista. Os dois primeiros itens são coisas que uso com muita frequência no computador e no telefone, respectivamente. Já o último, as Etiquetas, penso que faz parte da razão pela qual ainda uso e gosto tanto do Evernote depois de um casamento de 10 anos.

No primeiro vídeo a respeito de Kanban falei sobre o livro Personal Kanban. O autor adaptou o Kanban para ser usado individualmente e gostei muito da ideia. Mas como sou um apaixonado por determinados conceitos do Scrum, adaptei a adaptação dele e é sobre isso que vou conversar no vídeo de hoje.

No meu Evernote tenho basicamente 4 posições relacionadas a coleta e execução de atividades e uma posição que funciona como arquivo e que na verdade está dividida em diversos cadernos do meu Evernote. A propósito, no meu caso, as posições do Kanban são em realidade os Cadernos do Evernote. Chamo de posição porque as atividades ficam estacionadas ali até mudarem para a próxima etapa.

A posição de coleta é chamada de Backlog e inspirada no conceito com mesmo nome no Scrum. Lá junto ideias que me vem a cabeça, atividades que quero realizar em breve ou no futuro, sonhos etc. O Personal Kanban também prega uma caixa de entrada. Alias, todo método, desde o início dos tempos, prega esse conceito de caixa de entrada. É uma ideia muito antiga e extremamente valiosa.

No Scrum a priorização do que será executado é definida com base no valor de cada atividade. É assim que defino também o que farei. Não defino por tempo gasto porque sou apenas um e tanto faz começar pela tarefa mais curta ou mais longa. No final, o tempo total de execução será o mesmo. Portanto, o que me importa é terminar (entregar) primeiro o que tem mais valor.

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O Personal Kanban sugere uma lista depois do backlog chamada "Preparado". A palavra em inglês é "ready", ou seja, que está pronto para ser executado (preparado). Pessoalmente acho que etapas demais complicam as coisas. Portanto, no meu caso, uso apenas o Backlog, mas o o interessante do Kanban é justamente o fato de poder ser adaptado a cada realidade. Portanto utilize quantas etapas forem necessárias para você.

Essas são as posições de coleta e preparo. Agora entramos nas posições e execução. O que levo manualmente para ser executado vai para a posição WIP (Work in Progress) ou, em bom português, "Trabalho em Progresso".

O WIP em realidade é uma medida para ser usada nas etapas do Kanban. É aquela quantidade passível de ser executada em um determinado tempo. Ou seja, você tem que experimentar e descobrir quanto tempo leva nas suas atividades para definir um WIP para cada etapa (posição) do seu quadro Kanban, No meu caso defini uma uma posição que chamo de WIP e para lá movo o que escolhi executar no dia.

Depois de concluída aquela atividade, as minhas notas são movidas para a posição de arquivo, que é representada por diversos cadernos do meu Evernote.

Existe também uma outra posição de execução que é para onde vão todas as atividades geradas automaticamente. Essa posição chamo de Ação Necessária e o Zapier quem leva para lá as minhas contas a pagar, contatos que recebo de clientes, mensagem que chegam nos meus cursos online. Enfim, tudo que exige uma resposta minha.

E finalmente há uma lista para follow-up. Algumas pessoas usam o termo "Bloqueado" ou "Aguardando". Prefiro usar "Follow-Up" porque a expressão remete a algo que precisa ter continuidade.

Minha rotina segue o seguinte caminho: abro o caderno Follow-Up e vejo se há alguma coisa que precisa ser realizada hoje. Para as atividades lá dentro uso os Lembretes do Evernote e isso facilita a visualização do que tenho que realizar hoje. E se percebo algo de outro dia que pode ser feito, executo também.

Depois parto para Ação Necessária. Normalmente ali dentro estão as coisas que preciso fazer com agilidade. Contas e outras ações que chegam automaticamente para serem executadas em breve. Se for o caso, posso também organizar com Lembretes, mas normalmente o que faço e simplesmente executar as tarefas dali.

Depois vou ao WIP executar as tarefas do dia. E ao final do dia vou ao Backlog em busca de inspiração ou para organizar o que será trabalhado no dia seguinte.

Não gosto de muitas etapas ou separações porque sinto que fica burocrático demais e acaba me demandando mais tempo de organização das tarefas em lugar de estar trabalhando. Nem mesmo separo o que é pessoal de profissional, mas isso é assunto para um outro vídeo.

E você, como organiza seu trabalho? Por favor, deixe seu comentário e compartilhe este conteúdo com os amigos.