Como funciona a digitalização de documentos no Evernote e quais as vantagens do Moleskine e Post-it

Antes de começarmos a falar sobre Post-It e Moleskine é importante que você entenda que a digitalização via App Evernote funciona muito bem em qualquer bilhetinho, num guardanapo, no seu sketchbook, em uma folha de papel comum, quadros brancos e em cadernos com ou sem pauta, cartões de visita etc. Enfim, tudo que puder ser riscado ou rabiscado. Leia o artigo e assista o vídeo e nunca mais perca suas informações.

Como usar

Ao entrar no aplicativo usando seu telefone ou tablet, você verá um ícone com desenho de câmera no topo da tela (iOS) ou "escondido" no sinal de adição no canto inferior direto (Android).

Selecione a câmera e olhe para o canto superior direito. Há um ícone que indica se você está tirando uma foto normal ou se está digitalizando um documento. Se o ícone for uma montanha, a câmera está ajustada para fotos normais. Toque nele e ele mudará para uma folha de papel com contornos nas bordas (vide imagem). Esse é o modo escaner. Portanto, sempre que for fotografar algo com o Evernote, lembre-se de prestar atenção no ícone e mudar para o que vai usar naquele momento.

Câmera normal

Não recomendo que você transforme o Evernote em um álbum de fotografias, mas tudo que quiser guardar no aplicativo pode ser fotografado com o modo câmera (ícone = montanha). Seus amigos, uma placa informativa em museu, desenhos do seu sketchbook, um rótulo de garrafa de vinho e até uma paisagem. A foto será incluída em uma nova Nota e você pode complementar as informações com os conteúdos que desejar.

Se houver algo escrito na imagem, o Evernote vai trabalhar na indexação e no futuro ela aparecerá nas suas buscas relacionada ao texto. Mas não se afobe, isso não acontece imediatamente. Leva alguns minutos.

Modo escaner

Trocando o ícone para o modo escaner, será possível digitalizar documentos ou cartões de visita. Se você for um usuário Premium, o aplicativo criará uma Nota especial com o cartão de visitas.

Essa Nota conterá vários campos que serão preenchidos automaticamente com os dados do cartão. Além disso, você receberá uma notificação na tela perguntando se deseja enviar as informações para sua agenda de contatos do telefone.

No caso de documentos, a câmera tentará ajustar a imagem da melhor forma possível, mas o ideal é que você ajude um pouco. Sempre que for fotografar um papel, caderno ou cartão de visita, procure um fundo que seja de cor mais forte ou mais fraca que o que está digitalizando. Isso vai ajudar o Evernote a identificar as bordas.

Preste atenção e notará uma caixa verde tentando detectar as extremidades do documento. O procedimento de captura é automático, mas, se preferir, você pode pressionar o botão para fotografar.

E exatamente como acontece com as fotos normais, o Evernote trabalhará no texto e as informações aparecerão nas buscas relacionadas.

Por que digitalizar tudo?

Papel é algo que está sujeito a ação do tempo e inevitavelmente ficará velho e estragará um dia. Além disso, pode ser perdido ou destruído com algo tão básico quanto um copo d'água derramado.

É claro que você não precisa jogar fora seu sketchbook ou Bullet Journal, mas ao guardar o conteúdo dele no Evernote, mesmo usando a conta gratuita, você estará preservando para sempre uma cópia digital daquela memória.

Outra vantagem é que estará criando naturalmente uma forma de buscar e encontrar as suas anotações sem ficar revirando um monte de cadernos ou caixas com folhas de papel. A busca do Evernote é poderosíssima e vai encontrar até mesmo o que escreveu à mão. Ou seja, um vida organizada.

Moleskine

Se tudo isso funciona em papel convencional, por que usar o Moleskine Evernote? Se observar a imagem do caderno, verá alguns pontos claros fazendo o papel das linhas na folha. Esses pontos são detectados pelo aplicativo no momento da foto e eles ajudam a corrigir o enquadramento e a orientação da imagem.

Além disso, há um conjunto de adesivos que acompanha o caderno e que você pode usar para facilitar sua vida. Volte ao aplicativo Evernote no seu celular ou tablet e dentro do menu de configurações, procure pela opção “Câmera".

Agora vá até o item Moleskine e encontrará a relação de adesivos com opção para associar uma Etiqueta e Caderno a cada um deles.

A partir deste momento, toda vez que terminar de escrever algo em uma página do Moleskine, basta colar o adesivo específico antes de fotografar e o conteúdo será levado para o Caderno e terá a Etiqueta que você definiu para o adesivo.

E cada adesivo pode ser ligado às duas informações ou apenas uma. Portanto, você pode usar adesivos apenas para Etiquetas ou apenas para Cadernos. E no caso de Etiquetas, você pode pregar mais de um adesivo por folha.

Onde comprar?

Papelarias como a Kalunga e lojas híbridas como a Saraiva vendem diversos tipos de Moleskine e, em alguma ocasiões, cheguei a ver o modelo da Evernote. Mas não sei se é um item comum. Na Amazon dos EUA é possível encontrar e algumas pessoas já me relataram que ao incluir um livro na compra, não é cobrado o imposto de importação. Mas nunca experimentei.

Post-It

Você precisa usar os que são quadrados nas seguintes cores: amarelo, rosa, azul e verde. A configuração é feita seguindo o mesmo caminho do Moleskine e além de Caderno e Etiqueta, poderá definir também a criação de um Lembrete. Infelizmente não há como pré-programar uma data e horário específicos.

A quem se destinam

Apesar de considerar a ideia genial, vejo essa tecnologia sendo útil apenas para aqueles que já tem o hábito de usar o Moleskine ou o Post-It. Para esse público, vejo benefícios pois a integração permite automatizar algumas rotinas. Para os que não têm o costume de usar um ou os dois, não acredito que será eficiente.

Já a digitalização padrão do Evernote é extremamente útil para muita gente. Conforme já mencionado, é uma ótima forma de preservar suas memórias e encontrar tudo bem rapidinho. Se você não tem uma conta no Evernote, crie uma gratuita e experimente.

 

Como escanear documentos com o App Scannable da Evernote

A digitalização é uma das opções da câmera do App Evernote há bastante tempo e um dos recursos que mais utilizo no aplicativo.

Escanear é uma tarefa bastante simples por lá, mas você precisa, antes, abrir o Evernote, possivelmente colocar sua senha, pressionar o ícone da captura de documentos e só depois de todos esses passos, digitalizar.

Em 2014, durante a Evernote Conference 2014, a empresa demonstrou um novo aplicativo, o Scannable (vídeos abaixo) com o único propósito de digitalizar documentos sem a necessidade de abrir o aplicativo principal. 

Recomendar sempre que a digitalização seja feita o quanto antes para evitar acúmulo de papel e o Scannable tem me ajudado demais nessa prática desde janeiro (2014).

É tudo muito simples. Basta abrir o aplicativo e apontar a câmera para o papel. Existe até uma opção para controlar o momento do disparo das fotografias, mas até então não vi razão nenhuma para isso. Estou adorando a agilidade do modo automático.

Incrivelmente você nem mesmo precisa conectar o Scannable ao Evernote para tirar proveito do aplicativo. Neste caso, ao final de cada processo, terá que decidir o que fazer com o arquivo digitalizado. Pode, por exemplo, salvar o documento no seu rolo de câmera.

Para modificar configurações, escolha o com três pontos e depois a engrenagem. A opção "Evernote" permite que você realize a conexão e depois disso escolha um Caderno para envio dos arquivos.

Você pode também selecionar "sim" ou "não" para o item "Salvar sempre para o Evernote". Prefiro sempre enviar para o Evernote, mas optar por não enviar automaticamente, significa ter a disposição um conjunto de ações possíveis a cada digitalização.

Outra configuração que julgo importante é a "Formato de Arquivo", que pode ser: Automático, PDF ou JPG. O formato diz respeito a imagem que será salva no seu Evernote. Automático, que funciona da seguinte forma:

  • No caso de apenas um papel, ele é enviado como JPG.
  • Por outro lado, ao escanear diversas folhas e só depois salvá-las, o arquivo final será um PDF.
  • E se você pretende digitalizar cartões de visita, sugiro também conectar o Scannable ao LinkedIn para que ele possa capturar dados adicionais depois da digitalização.

De volta a tela principal, verá o ícone do ScanSnap Evernote Edition. Com o Scannable instalado no telefone ou tablet e ligado ao ScanSnap, usuários diferentes podem se conectar ao aparelho e digitalizar documentos individualmente.

Evernote Conference 2014

Participo da conferência desde a segunda edição e a cada ano que passa a Evernote Conference cresce um pouco mais. As do ano passado e retrasado aconteceram no San Francisco Design Center, mas a de 2013 foi duas vezes maior que a de 2012, tanto em duração, quanto em espaço ocupado.

Este ano (2014), a conferência foi dividida em dois dias como a de 2013, mas mudou para o Fort Mason Center, um local com uma vista incrível e o dobro de espaço. Foram dois prédios, um específico para o palco principal, onde foram feitos os anúncios de novos produtos e serviços, e outro para os eventos secundários.

Outra novidade foi minha participação como um dos palestrantes. Frank Meeuwsen (Países Baixos), Moe Arora (Canadá), Takuya Takagi (Japão) e eu, compartilhamos com a plateia quatro casos de sucesso no uso do Evernote Business e respondemos perguntas.

Pessoas assistindo a minha apresentação.
Pessoas assistindo a minha apresentação.

Os anúncios principais aconteceram no primeiro dia em um espaço muito maior que este (da minha apresentação). Phil Libin falou sobre as metáforas que usamos há anos para descrever e simular coisas reais no mundo virtual e como isso nem sempre faz sentido atualmente. E com base nesse argumento começou a descrever as novidades nos produtos e serviços.

Modo de Apresentação

Já gravei alguns episódios sobre o recurso, que é um dos meus recursos preferidos no Evernote. Está disponível apenas na versão Premium e transforma suas Notas em apresentações. É muito simples de usar, mas ficará ainda melhor com as novidades apresentadas na conferência.

Work Chat

Um dos mais populares desejos de meus clientes é a interação via chat dentro do próprio Evernote. É algo que realmente faz muito sentido uma vez que você já está interagindo com uma ou mais pessoas durante a construção das Notas ou Cadernos.

Context

Os usuários Premium já têm alguma experiência com o recurso que apresenta temas relacionadas na base da Nota na qual estamos trabalhando. Já me ajudou a encontrar Notas algumas vezes mas até o momento estava limitado ao universo das nossas próprias informações.

O Context é uma evolução muito bem-vinda. Com ele, teremos acesso a conteúdo relacionado proveniente de outras partes fora do nosso Evernote. As parcerias anunciadas foram LinkedIn e Wall Street Journal, mas há diversas outras listadas no site da Evernote.

Scannable

Há alguns dias gravei uma entrevista com o Alexandre Mandl, que compartilhou conosco suas experiências relativas a digitalização de documentos. Aliás, ele também esteve na conferência e pode ver o Scannable em ação (vídeo abaixo). O novo aplicativo que será lançado em breve foi desenvolvido pela mesma equipe do Skitch e transforma o processo de digitalização de documentos em algo simples e eficiente.

Web

Algo que mudou completamente já no primeiro dia da conferência foi a versão Web do Evernote. Ficou muito mais leve e 100% focado no conteúdo. Portanto, aqueles que preferem usar o aplicativo online terão agora uma experiência bem diferente dos clientes para Windows e Mac.

Parceiros e Apresentações

Exatamente como aconteceu nos anos anteriores, a conferência estava repleta de parceiros e seus incríveis produtos e serviços conectados ao Evernote.

Havia também uma pequena loja da empresa com todos os incríveis produtos que carregam a marca do elefante. Além disso, as apresentações e entrevistas que ocorreram nos palcos principal e secundários foram na sua maioria muito interessantes e refletiram o espírito da conferência.

Loja com produtos Evernote.
Loja com produtos Evernote.

Além do descrito acima, alguns outros detalhes, como os trabalhos de reformulação do Penultimate, também foram divulgados. Adorei a conferência e estou muito curioso para ver todas as novidades no meu Evernote. Já concedi uma entrevista ao Coca Tech com minhas primeiras impressões e pretendo gravar episódios especiais quando os produtos forem efetivamente lançados.