Cadastro automático de clientes no Trello via Zapier. | 231

Quando me perguntam porque prefiro o Zapier para criar e controlar minhas automações, a resposta vem fácil. Dentre todos os serviços que já testei, ele é o que permite um controle mais específico do que desejo usar de acada aplicativo.

Por exemplo, o Power-Up Campos Personalizados do Trello permite a criação de até 50 novos campos nos cartões de um Quadro e o Zapier consegue enxergar e interagir com todos estes campos, seja para incluir informações, seja para capturar o conteúdo e utilizar em outra parte.

No vídeo de hoje demonstro como é possível criar um mecanismo automático para coleta de informações de clientes via Formulário do Google, que por sua vez, alimenta um #CRM dentro de um determinado cartão do Trello.

Uma vez que o Google Forms guarda todas as informações coletadas em uma planilha, podemos criar uma automação do Zapier que ficará monitorando novas linhas na planilha e com base nestas informações, alimentar campos específicos no cartão do Trello.

No exemplo demonstrado no vídeo, estou coletando três informações: nome do cliente, o email e qual tipo de telefone usado por ele (Android ou iOS). A automação do Zapier levará o nome para o título do cartão e o endereço de email e sistema do telefone para os respectivos Campos Personalizados.

Além disso, criei um campo de data que pode ser alimentado com uma data relativa, ou seja, um determinado período depois do preenchimento do formulário.

É algo que pode funcionar como um prazo para tomada de ação. No meu exemplo estipulei que a data deve ser criada no Trello marcando 24h depois do preenchimento do formulário.

A título de curiosidade, é exatamente isso que faço no meu sistema de consultoria.

Quando alguém preenche o formulário, os dados são levados para o Trello com um prazo de 24h para minha resposta. Nem sempre consigo responder a tempo, mas ao menos tenho o controle de tudo no Quadro que uso para as mentorias.

Gostou da dica? Será que pode ser útil para alguém que você conhece? Por favor, compartilhe com os amigos e deixe sua opinião a respeito de automação. Gostaria de ouvir sua opinião. Você usa? Não vê necessidade? Acha difícil? Por favor, comente.

 

Evernote: CRM + Material de Referência (gestão de clientes). | Ep. 207.

Na videoaula de hoje compartilho com você a combinação de duas dicas. Foi algo que recentemente recomendei para um dos meus clientes e que pode ser útil para você também.

O plano é combinar o uso de etiquetas do Evernote com a ideia do Caderno para CRM e o recurso de criação de Índice de Notas usado para coleta e criação de Material de Referência. Parece confuso? Não se apavore, está tudo descrito abaixo e também detalhado na videoaula.

A ideia surgiu quando eu auxiliava um escritório de Arquitetura. Eles já tinham o hábito de usar o Web Clipper para coletar online imagens de fachadas, entradas e outros elementos de casas que funciona como uma espécie de catálogo para ajudar clientes a visualizarem exemplos.

O primeiro passo foi separar estes elemento coletados por etiquetas. Desta forma quando o foco é a discussão da fachada, basta filtrar por fachada e mostrar todas elas para o cliente. A propósito é uma excelente oportunidade para usar o Modo de Apresentação.

+ Como criar uma apresentação de slides com Evernote.
+ Videoaulas a respeito do Web Clipper.
+ Evernote: Etiquetas ou Cadernos?

A medida que o cliente vai se interessando por este ou aquele exemplo, basta incluir na nota uma nova Etiqueta com o nome do cliente. Desta forma será possível filtrar todas as referências daquele cliente quando chegar a hora de trabalhar no projeto.

Concluído os trabalho, minha sugestão foi apagar a etiqueta com o nome do cliente para que isto não gere um enorme acúmulo de etiquetas no futuro. Mas antes de fazer isso é importante separar e guardar as referências escolhidas pelo cliente.

Cada nota do Evernote tem um link interno que aponta para ela. Portanto, basta filtrar todas as notas daquele cliente, selecionar todas elas, usar a combinação ctrl + c (Windows) ou cmd + c (Mac) e depois colar em um ponto específico da nota de CRM.

O Evernote criará um link para cada uma das notas com o respectivo título. E mesmo que não use o Evernote para o seu CRM, é possível também incluir estes links no Trello ou outro aplicativo.

O que você achou desta combinação de dicas? Conhece alguém que é gerente ou proprietário de uma pequena empresa e que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você tem algo a acrescentar, por favor deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

CRM no Trello (com uma ajudinha do Evernote).

Há alguns meses publique uma explicação de como funciona meu CRM no Evernote e uma das partes mais importantes do sistema é o histórico de comunicação que mantenho com os clientes.

O problema é que este processo é manual e venho há algum tempo buscando uma forma de automatizar as coisas e recentemente pensei em algo muito interessante que posso fazer usando o Trello. E é isto que compartilho na aula de hoje. Obviamente sua realidade é diferente da minha. Portanto, use minhas sugestões como inspiração e crie seu próprio sistema.

Meu sistema de CRM é dividido em quatro grandes blocos de informação. A primeira parte é a ficha do cliente com nome, email, descrição do problema etc. Estes elementos chegam todos automaticamente com a ajuda do Zapier.

O segundo bloco é uma relação de tarefas que preciso realizar ao longo do tempo em que estarei com o cliente. Por exemplo, dependendo da consultoria contratada, o cliente ganha um ou mais dos meus Cursos Online e preciso ter um controle do que já foi enviado.

Depois está uma descrição mais detalhada da situação do cliente. Preciso saber que aplicativos ele usa, como funciona o fluxo atual de trabalho e mais uma série de informação que são o subsidio para que a consultoria seja eficiente.

E finalmente vem a parte mais importante, o histórico de tudo que acontece ao longo do relacionamento com o cliente. É algo bem simples. A data acompanhada de uma pequena descrição da interação.

A primeira parte pode ir automaticamente para o Trello usado o mesmo tipo de automação com o Zapier. A propósito, há um módulo inteiro no meu curso Organização Inteligente & Trabalho Eficiente dedicado a este tipo de integração. O módulo de tarefas a resolver posso transformar em um Checklist to Trello. Já a descrição da situação do cliente, preferi deixar no Evernote porque gosto muito da flexibilidade e simplicidade de anotação de conteúdo e inclusão de informações adicionais nas notas do Evernote.

E naturalmente a parte de histórico foi transferida para a área de comentários do cartão. Como cada comentário ganha a data e hora automaticamente, basta escrever e o carimbo de data e hora vai junto. E esta é a parte que vamos explorar em mais detalhes.

Abra um dos seus Cartões e escolha "Compartilhar e mais" e verá o email daquele Cartão. O que passei a fazer foi cadastrar aquele email como um email secundário do cliente na minha agenda. Ao mandar um novo email ou responder um que recebi daquele cliente, basta colocar o email do Cartão do Trello no campo de cópia oculta e aquele email vai se transformar em um comentário com data e hora no Cartão.

Adorei esta ideia. Estou poupando um bom tempo e tenho o histórico completo da minha relação com o cliente. Este é um bom exemplo de como a tecnologia pode fazer com que você trabalhe menos e tenha mais resultados.

O que você achou desta dica? Conhece alguém que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.