Evernote: Etiquetas ou Cadernos? (como escolher).

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Acredito que a dúvida "etiquetas ou cadernos do Evernote" é uma das mais recorrentes desde que comecei a gravar o podcast Diário de um elefante em 2013.

Já falei muito sobre o assunto e também já publiquei alguns artigos e vídeos no Canal. O mais popular dentre eles é a entrevista com o Rui Silva, na qual ele explica como mantem apenas três cadernos no Evernote e como usa etiquetas para organizar todo o conteúdo.

Vamos começar com uma comparação técnica. Independente da conta, Gratuita, Plus ou Premium, você pode ter no máximo 250 Cadernos e 100.000 etiquetas. Considerando que é possível classificar notas usando qualquer dos dois recursos, comparando os números, fica evidente que é possível fazer muito mais com etiquetas.

Por outro lado, cadernos podem ser mantidos em modo offline. Em outras palavras, é possível acessar o conteúdo de alguns deles mesmo quando não temos Internet disponível. No caso das etiquetas, não há como escolher uma ou mais delas para que fiquem sempre disponíveis em modo offline. Em minha opinião, esta é uma grande desvantagem.

Uma forte desvantagem dos cadernos é que não há como ter um mesmo conteúdo em diferentes cadernos. As notas do Evernote só podem ficar em um caderno por vez e esta limitação pode ser um problema para determinadas pessoas.

+ Como otimizar os 250 Cadernos do Evernote?

Afinal, qual a forma certa de organizar? A verdade é que não existe. Cada caso é um caso. Mas posso te ajudar com algumas dicas.

Se preciso acessar muitas vezes um determinado conteúdo e, principalmente, se preciso chegar nele com velocidade, prefiro os cadernos. Por exemplo, tenho cadernos para as pautas dos vídeos no YouTube, textos que envio para a newsletter e artigos do blog.

Tudo poderia estar junto em um único caderno filtrado por etiquetas, mas não organizo assim porque quando tenho uma ideia para um novo vídeo quero entrar no caderno específico, anotar esta ideia e continuar a fazer o que estava fazendo. O mesmo vale para artigos, newsletter e cursos.

Exatamente por esta razão realizei uma mudança radical no meu sistema de organização de viagens. Se você me acompanha há bastante tempo, sabe que eu tinha um caderno para cada país. Funcionou assim por anos, mas o sistema perdeu o sentido porque meu acesso a este conteúdo é eventual. Portanto, é tranqüilo entrar no caderno viagens e "perder" alguns segundos ou minutos filtrando o conteúdo com ajuda de etiquetas.

Seguindo este raciocínio, o mais racional no caso dos meus clientes e alunos seria separar por cadernos e ter tudo dos clientes armazenado em cada um deles. Mas faço diferente. Mantenho o material mais pesado como vídeos com instruções nas respectivas pastas do Google Drive conectadas as notas do Evernote. Outros materiais, como comprovantes de pagamentos, coloco dentro das próprias notas. Como sou usuário Premium, cada nota minha suporta até 200 MB.

E como filtrar as informações para acesso rápido? Uso lembretes para os clientes ativos. Chego no caderno clientes e olho para os lembretes. Bato o olho nos nomes dos clientes e clico no que preciso.

Percebeu que não existe uma forma única de fazer? O importante é conhecer as limitações técnicas de cadernos e etiquetas e configurar da melhor forma para você. E se não der certo, mude.

O que você achou desta? Gostaria de saber como você organiza seus cadernos e etiquetas. Por favor, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

Não basta guardar os documentos no Evernote, é preciso ser eficiente.

Organização eficiente de documentos é um dos tópicos das minhas aulas e consultorias, mas não basta organizar. É preciso que o processo seja eficiente e existem dicas e truques que nos ajudam a ganhar segundos ou minutos, que quando somados significam uma enorme economia de tempo.

O Evernote entrou na minha vida em 2008 para organizar meus roteiros de viagem, mas não demorou muito para que eu entendesse todo seu potencial da ferramenta e o próximo passo natural foi armazenar todos os meus documentos no aplicativo. Certidões, RG, CNH, passaporte e diversos outros documentos estão lá sempre à mão e isso já me ajudou várias vezes, conforme relato no meu livro.

A minha pergunta para você é: quando você pega seu passaporte, CNH ou outro documento, qual a informação está querendo na maior parte das vezes? Acredito que seja o número do documento, não é mesmo? Portanto, uma dica é sempre incluir o número no título da Nota. Algo como "Passaporte AB34563456". Desta forma será muito mais fácil ter acesso à informação. Assista o vídeo abaixo para entender melhor.

Este pequeno detalhe facilitará sua vida todas as vezes que o seu objetivo for apenas copiar o número do documento para usar em algum formulário.

Evidentemente você pode sofisticar um pouco a dica incluindo também a data de validade, mas tome cuidado, informações demais no título pode acabar prejudicando a visibilidade e o acesso a informações.

Gostou da dica? Compartilhe com os amigos.

Como otimizar os 250 Cadernos do Evernote | Dicas para lidar com este limite.

Eventualmente ainda recebo dúvidas relacionadas ao número de Cadernos do Evernote. O limite atual é de 250 e se isso ainda é um problema para você, vou tentar te ajudar com algumas dicas.

A primeira coisa que você precisa entender é que Caderno do Evernote não é sinônimo de pasta do seu computador. A estrutura do Evernote é bem mais simples. Notas ficam dentro de Cadernos, que por sua vez podem ou não ser organizados em conjuntos com a ajuda de Pilhas.

Não existem sub-Cadernos. E acho isso muito importante porque a estrutura de pastas dentro de pastas é ruim para armazenar e localizar conteúdo. Para entender, sugiro que assista a minha entrevista com o Rui Silva.

O segredo é pensar nos Cadernos como espaços para grandes temas, conforme expliquei no vídeo "Criatividade e produtividade usando Cadernos do Evernote". A ideia é agrupar conteúdo semelhante e usar Etiquetas para filtrar informações dentro de um mesmo Caderno.

É o caso do meu Caderno Diário. Nele guardo, anotações de livros que já li, fotos feitas em museus, receitas, rótulos de vinhos e assim por diante. Cada conjunto pode ser facilmente filtrado com a ajuda da respetiva Etiqueta.

O mesmo vale para meus dois podcasts. Tenho um Caderno chamado "Podcasts” e dentro Notas para o podcast exclusivo para colaboradores Patreon e Notas para os episódios que estou gravando para o Anchor. E da mesma forma posso facilmente filtrar as Notas de cada projeto usando as Etiquetas.

Uma outra forma de contornar a limitação dos 250 Cadernos é usar o Evernote Business. Nesta versão corporativa do aplicativo você pode ter localmente mais 250 Cadernos. Além disso, é possível ter até 10 mil Cadernos online para armazenar e consultar conteúdo corporativo.

Para entender melhor essa situação, recomendo meu curso "Empresa Organizada com Evernote Business". A primeira aula está aberta e explico essa situação em mais detalhes. Mas se você pretendo usar o aplicativo para administrar sua empresa, sugiro assistir o curso todo.

E você, sabia desta limitação de 250 Cadernos? É algo que compromete a utilização do Evernote? Por favor, deixe seu comentário com dúvidas ou dicas.