Datas do Trello na sua AGENDA (via Cronofy) | 268

Recebo frequentemente perguntas a respeito de como ver as datas de entrega do Trello no Google Agenda, Outlook, iCloud e outros calendários. Existem várias formas de fazê-lo e venho compartilhando cada uma delas lá no Canal.

Por exemplo, se você deseja algo mais elaborado para gestão de projetos na sua empresa, recomendo o Planyway, sobre o qual publiquei um vídeo recentemente. Mas se está buscando algo para uso pessoal, a versão gratuita do Cronofy pode ser a solução.

Antes de mais nada é importante contextualizar o serviço. Ao visitar o site da empresa Cronofy, fica claro que o negócio principal deles é vender para grandes empresas os serviços de integração e visualização de datas de diversas agendas em um só local. Mas eles também oferecem versões para uso individual, que podemos usar no Evernote, Zendesk e Trello.

Para ativar o sincronismo de datas no seu Trello, ative o Power-up do Cronofy e siga os passos de conexão com sua agenda como demonstrado no vídeo de hoje. O próximo passo é configurar a forma como você deseja ver as datas na sua agenda.

Como as datas de conclusão do Trello aparecerão em em uma das suas agendas, o primeiro passo é escolher em qual delas você deseja ver as datas.

Depois você poderá explorar as outras opções de configuração. Por exemplo, sincronizar apenas as datas de cartões atribuídos a você ou, se preferir, incluir também os que estão sem membros.

Outra possibilidade é adicionar a hora específica de entrega e quantos minutos antes o alarme vai tocar. Mas se preferir, pode manter o compromisso como dia inteiro.

E há outras configurações possíveis como marcar aquele intervalo como livre ou ocupado na sua agenda. Enfim, recomendo que instale e experimente o Cronofy porque ele é gratuito para que usa a integração com apenas um Quadro do Trello.

Gostou dessa dica? Por favor, utilize os potões abaixo e compartilhe o conteúdo com os amigos e colegas de trabalho.

Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o App WeVideo no meu Chromebook Acer R11. Seja um membro, tenha acesso a conteúdo exclusivo e ajude a manter o Canal.

 

Cadastro automático de clientes no Trello via Zapier. | 231

Quando me perguntam porque prefiro o Zapier para criar e controlar minhas automações, a resposta vem fácil. Dentre todos os serviços que já testei, ele é o que permite um controle mais específico do que desejo usar de acada aplicativo.

Por exemplo, o Power-Up Campos Personalizados do Trello permite a criação de até 50 novos campos nos cartões de um Quadro e o Zapier consegue enxergar e interagir com todos estes campos, seja para incluir informações, seja para capturar o conteúdo e utilizar em outra parte.

No vídeo de hoje demonstro como é possível criar um mecanismo automático para coleta de informações de clientes via Formulário do Google, que por sua vez, alimenta um #CRM dentro de um determinado cartão do Trello.

Uma vez que o Google Forms guarda todas as informações coletadas em uma planilha, podemos criar uma automação do Zapier que ficará monitorando novas linhas na planilha e com base nestas informações, alimentar campos específicos no cartão do Trello.

No exemplo demonstrado no vídeo, estou coletando três informações: nome do cliente, o email e qual tipo de telefone usado por ele (Android ou iOS). A automação do Zapier levará o nome para o título do cartão e o endereço de email e sistema do telefone para os respectivos Campos Personalizados.

Além disso, criei um campo de data que pode ser alimentado com uma data relativa, ou seja, um determinado período depois do preenchimento do formulário.

É algo que pode funcionar como um prazo para tomada de ação. No meu exemplo estipulei que a data deve ser criada no Trello marcando 24h depois do preenchimento do formulário.

A título de curiosidade, é exatamente isso que faço no meu sistema de consultoria.

Quando alguém preenche o formulário, os dados são levados para o Trello com um prazo de 24h para minha resposta. Nem sempre consigo responder a tempo, mas ao menos tenho o controle de tudo no Quadro que uso para as mentorias.

Gostou da dica? Será que pode ser útil para alguém que você conhece? Por favor, compartilhe com os amigos e deixe sua opinião a respeito de automação. Gostaria de ouvir sua opinião. Você usa? Não vê necessidade? Acha difícil? Por favor, comente.

 

Etiquetas do Gmail para guardar emails no Evernote (automação). | Ep. 212.

A esta altura você já deve saber que apenas usuários pagos do Evernote podem usar a função de encaminhamento de emails para o aplicativo. Mas a minha dica de hoje funciona também —e muito bem!— para quem é usuário gratuito.

Antes de falarmos a respeito do tema propriamente dito é preciso conversarmos sobre boas práticas. Simplesmente levar tudo para o Evernote é o mesmo que transferir problemas de um lugar para outro. Sugiro dois tipos de encaminhamento:

  1. Mensagens que contenham algum conteúdo relevante para um projeto ou trabalho sendo realizado;

  2. Emails que são tarefas a serem executadas. Neste caso só se você estiver utilizando o Evernote como seu espaço para controle de atividades. Se o aplicativo for outro, Trello, por exemplo, melhor encaminhar para lá porque o que ensino nesta aula funcionará muito bem lá também.

primeiro passo é criar algumas etiquetas no Gmail (ou no outro aplicativo usado por você). Como uso o Evernote para gerenciar minhas atividades, tenho 3 etiquetas desse tipo. Uma delas chama-se "Ação Necessária" e envia para meu Evernote emails do meu contador, contatos de novos clientes e perguntas que chegam dos meus alunos dos Cursos Online.

A propósito, nas próximas semanas estará no ar um curso a respeito de automações como a que ensino deste vídeo. É um curso para iniciantes. Se o assunto te interessa, fique atento às novidades em vladcampos.com/cursos.

Agora que você já tem as etiquetas prontas, vamos ao Zapier. Já publiquei algumas aulas a respeito do Zapier e lá poderá entender em detalhes como ele funciona. 

Minha regra regra de automação é simples, toda mensagem que tem a etiqueta X será encaminhada para o caderno Y do Evernote. E como quero conseguir voltar para a mensagem no futuro, incluí no topo o link para o email original no Gmail.

Agora basta que você marque a mensagem com aquela etiqueta e ela será enviada para o caderno específico.

Você já está acompanhando as aulas a respeito de Kanban? Estão todas na playlist http://vladcampos.com/kanban e em breve, quando estiver explicando meu sistema Kanban dentro do Evernote, essa aula de hoje será muito útil.

O que você achou desta dica? Conhece alguém que pode precisar encaminhar conteúdo do Gmail para o Evernote de forma automática? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.