Calendly para combinar reuniões 📆 | 286

Estou sempre recebendo perguntas a respeito de como usar o Google Agenda para combinar compromissos. Se você já foi meu aluno na mentoria, percebeu que uso um sistema automático de reserva de horários.

O serviço chama-se Calendly, que descobri por conta das minhas conversas com o pessoal da Evernote. Ele está disponível em português e a versão gratuita é bastante completa e muito provavelmente será suficiente para seu pequeno negócio, departamento onde trabalha ou mesmo suas reuniões pessoais.

Para criar sua conta, visita Calendly.com e coloque seu email na caixa de inscrição. Se o email for Gmail ou G Suite, o Calendly já vai sugerir a conexão via conta do Google e isso facilitará bastante as coisas porque já ligará o seu calendário ao serviço. Mas, se preferir, é possível também clicar na opção para criar um usuário e senha independentes e em um segundo momento conectar o calendário. Para entender melhor, assista o vídeo.

O próximo passo é confirmar o email e depois criar um nome e endereço para sua página dentro do Calendly. Ele pegará automaticamente o seu nome, mas é possível mudar isso na hora ou depois. Em seguida é preciso conectar a sua agenda para que o Calendly saiba os horários nos quais você já tem um compromisso.

É possível conectar diversos serviços, inclusive o Outlook, mas no tutorial publicado no YouTube usei o Google Agenda. Basta ir seguindo os passos e, se quiser, já defina sua disponibilidade de dias da semana. Isso também poderá ser mudado a qualquer momento no futuro.

Na tela Tipos de Evento você verá 3 tipos, um de 15 minutos e outros de 30 e 60. Existem 3 disponíveis porque você ainda está no período de experimentação da conta paga, mas a conta gratuita permite apenas um tipo de agendamento. Minha sugestão é: desligue dois deles usando a chave ao lado da engrenagem e vamos editar o de 15 minutos.

Existem diversas opções de configuração, mas só os dois primeiros itens fazem parte da conta gratuita. No primeiro, "O que é esse evento", é possível mudar tudo: nome e tempo de duração do evento, quantidade de dias no futuro em que as pessoas poderão marcar um compromisso com você, cores etc. Enfim, recomendo que você explore as opções.

Logo abaixo, no item “Quando as pessoas podem reservar este evento” é que estão as opções de formatação do agendamento propriamente dito. Mas o ponto mais importante é indicar que dias da semana e respectivos horários estão livres para marcação.

Agora pegue seu endereço do Calendly que tem o formato calendly.com/seu-nome e envie para quem deseja marcar uma reunião com você. A pessoa verá seus horários livres e poderá marcar o compromisso que aparecerá automaticamente nas duas agendas.

Outra possibilidade é clicar na engrenagem que fica ao lado do nome do evento na tela Tipos de Evento e capturar o código para embutir (incluir) o calendário do Calendly dentro do seu site. Se você não tem conhecimento técnico, envie o vídeo para o responsável pelo seu site e ele saberá o que fazer.

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Datas do Trello na sua AGENDA (via Cronofy) | 268

Recebo frequentemente perguntas a respeito de como ver as datas de entrega do Trello no Google Agenda, Outlook, iCloud e outros calendários. Existem várias formas de fazê-lo e venho compartilhando cada uma delas lá no Canal.

Por exemplo, se você deseja algo mais elaborado para gestão de projetos na sua empresa, recomendo o Planyway, sobre o qual publiquei um vídeo recentemente. Mas se está buscando algo para uso pessoal, a versão gratuita do Cronofy pode ser a solução.

Antes de mais nada é importante contextualizar o serviço. Ao visitar o site da empresa Cronofy, fica claro que o negócio principal deles é vender para grandes empresas os serviços de integração e visualização de datas de diversas agendas em um só local. Mas eles também oferecem versões para uso individual, que podemos usar no Evernote, Zendesk e Trello.

Para ativar o sincronismo de datas no seu Trello, ative o Power-up do Cronofy e siga os passos de conexão com sua agenda como demonstrado no vídeo de hoje. O próximo passo é configurar a forma como você deseja ver as datas na sua agenda.

Como as datas de conclusão do Trello aparecerão em em uma das suas agendas, o primeiro passo é escolher em qual delas você deseja ver as datas.

Depois você poderá explorar as outras opções de configuração. Por exemplo, sincronizar apenas as datas de cartões atribuídos a você ou, se preferir, incluir também os que estão sem membros.

Outra possibilidade é adicionar a hora específica de entrega e quantos minutos antes o alarme vai tocar. Mas se preferir, pode manter o compromisso como dia inteiro.

E há outras configurações possíveis como marcar aquele intervalo como livre ou ocupado na sua agenda. Enfim, recomendo que instale e experimente o Cronofy porque ele é gratuito para que usa a integração com apenas um Quadro do Trello.

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Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o App WeVideo no meu Chromebook Acer R11. Seja um membro, tenha acesso a conteúdo exclusivo e ajude a manter o Canal.

 

Como criar tarefas recorrentes no Evernote | Tutorial Evernote.

Gostaria de criar lembretes recorrentes no Evernote? Você não é o único. Um grande número de pessoas que começa a experimentar os lembretes entra em contato comigo perguntando como é possível ativar o serviço de forma recorrente.

No Evernote não há como fazer isto, mas na aula de hoje compartilho uma forma de criar esta automação usando dois serviços gratuitos: o Calendário do Google e o Zapier.

Caso não tenha ideia do que seja o Zapier, por favor, assista também a aula “Automação de tarefas e rotinas com Zapier. O que é e como configurar” para que você entenda como usar o serviço. Neste vídeo, vou direto ao ponto.

Clique no botão “MAKE A ZAP” escolha o Google Calendar e a opção “Event Start”. Na página do Calendário, você escolherá o calendário específico da sua Agenda do Google e o intervalo antes do evento que funcionará como gatilho. No meu caso prefiro que seja um dia antes, mas você pode escolher minutos ou horas.

Na tela de configuração do Evernote, escolha “Create Note” e na configuração específica, escolhendo o Caderno no qual você deseja que o lembrete seja criado e o título da nota, que no meu caso é o título do compromisso que está na Agenda do Google.

Para o corpo da nota, sofistiquei um pouco as coisas. Usei HTML e incluí alguns elementos e um link para o compromisso no Calendário do Google. Mas você nem precisa preencher este campo se não quiser.

Importante lembrar também que você pode selecionar todas estas opções usando o sinal de adição que fica ao lado direito de cada caixa de conteúdo do Zapier.

E finalmente você vai precisar definir o horário de início do lembrete escolhendo a opção “Event Begins” no item “Reminder Time”.

A minha configuração leva todos os eventos do meu Calendário para o caderno Sprint que é onde estão todas as minhas atividades do dia, mas você pode, por exemplo, criar uma Agenda específica no seu Google com o nome de “Lembretes do Evernote” e escolher ela no momento de configurar a Agenda no Zapier.

Tudo que você precisa fazer agora é criar um compromisso recorrente na agenda do Google e ele aparecerá no seu Evernote como um lembrete. Gostou desta dica? Já tinha pensado nesta opção? Por favor, deixe seus comentários a respeito de como você usa o Zapier ou outros serviços de automação.

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