Datas do Trello na sua AGENDA (via Cronofy) | 268

Recebo frequentemente perguntas a respeito de como ver as datas de entrega do Trello no Google Agenda, Outlook, iCloud e outros calendários. Existem várias formas de fazê-lo e venho compartilhando cada uma delas lá no Canal.

Por exemplo, se você deseja algo mais elaborado para gestão de projetos na sua empresa, recomendo o Planyway, sobre o qual publiquei um vídeo recentemente. Mas se está buscando algo para uso pessoal, a versão gratuita do Cronofy pode ser a solução.

Antes de mais nada é importante contextualizar o serviço. Ao visitar o site da empresa Cronofy, fica claro que o negócio principal deles é vender para grandes empresas os serviços de integração e visualização de datas de diversas agendas em um só local. Mas eles também oferecem versões para uso individual, que podemos usar no Evernote, Zendesk e Trello.

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Para ativar o sincronismo de datas no seu Trello, ative o Power-up do Cronofy e siga os passos de conexão com sua agenda como demonstrado no vídeo de hoje. O próximo passo é configurar a forma como você deseja ver as datas na sua agenda.

Como as datas de conclusão do Trello aparecerão em em uma das suas agendas, o primeiro passo é escolher em qual delas você deseja ver as datas.

Depois você poderá explorar as outras opções de configuração. Por exemplo, sincronizar apenas as datas de cartões atribuídos a você ou, se preferir, incluir também os que estão sem membros.

Outra possibilidade é adicionar a hora específica de entrega e quantos minutos antes o alarme vai tocar. Mas se preferir, pode manter o compromisso como dia inteiro.

E há outras configurações possíveis como marcar aquele intervalo como livre ou ocupado na sua agenda. Enfim, recomendo que instale e experimente o Cronofy porque ele é gratuito para que usa a integração com apenas um Quadro do Trello.

Gostou dessa dica? Por favor, utilize os potões abaixo e compartilhe o conteúdo com os amigos e colegas de trabalho.

Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o App WeVideo no meu Chromebook Acer R11. Seja um membro, tenha acesso a conteúdo exclusivo e ajude a manter o Canal.

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Tarefas do Trello na agenda de compromissos | Power-Up Calendário.

O Trello é um excelente aplicativo para organizar e acompanhar projetos, mas pode ser que você queira também ver as datas limite de cada tarefa em um calendário. Há duas formas de fazer isto. A primeira delas é abrir um calendário dentro do próprio Trello e a outra é levar todos as datas para a agenda de compromissos que você utiliza.

Caso não saiba o que é um Power-Up do Trello, por favor assista também a aula na qual explico o que são, como instalar e quais as vantagens e desvantagens deste recurso. É um conhecimento importante para que você entenda o restante da explicação.

Vamos começar ativando e usando o Calendário dentro do Trello. O primeiro passo é marcar uma data de conclusão para o Card e aqui já vai uma dica. O Trello vai sempre te mostrar uma indicação colorida indicando que a data está próxima (cor amarela) ou que já tenha chegado ou passado (cor vermelha).

Essas datas aparecem sempre na frente do Card, mas podem também ser visualizadas em um Calendário. Vá até o menu de Power-Ups e ative o Power-Up Calendário. No topo da tela você verá a palavra calendário e clicando lá, os Cards aparecerão nas respectivas datas. Algo bastante interessante é que você pode arrastar qualquer um deles para outra parte e a data original no Card será modificada automaticamente.

Outra possibilidade é ver estas informações na sua agenda de compromissos. Volte ao menu de Power-Ups, clique na engrenagem ao lado do botão DESATIVAR e finalmente clique na opção Ativar Sincronização. 

O próximo passo é levar esta informação para sua agenda. Eu utilizo o Google Agenda, mas o processo funciona na maioria dos serviços de agenda. Copie o endereço que apareceu no Power-Up e vamos até o Google Agenda. Clique na engrenagem, vá até as configurações e escolha adicionar calendário a partir de URL. Cole o endereço lá e está concluído o processo. Todas as datas limite que você incluir no Trello agora aparecerão no calendário também.

Alguns pontoes de atenção. Nem sempre o processo acontece imediatamente. O Google Agenda tem que fazer o trabalho de ler as informações no Trello e eventualmente um item pode demorar um pouco para aparecer, mas comigo nunca aconteceu de ser mais do que um dia inteiro.

Outro detalhe é mais estético do que funcional. Ao ativar a conexão com o Google Agenda, o nome do novo conteúdo aparece feio, com o formato do endereço original do Trello. Para mudar isso, volte as configurações do Google Agenda, escolha o calendário que você acabou de incluir e mude a informação que aparece no campo nome.

Já conhecia esta dica? Gostou? Por favor, compartilhe com seus colegas de trabalho que já usam ou que pretendem usar o Trello para organizar e gerenciar atividades.

 

Google Agenda para Compromissos, Tarefas e Projetos.

O Google Agenda também funciona muito bem para organizar e controlar tarefas e projetos. Distribua as atividades em blocos semanais de acordo com o tempo que levará para executar cada uma delas e separe os tipos de atividade usando as cores disponíveis no aplicativo.

Além disso, as tarefas menores podem ser incluídas na forma de lembretes do Google e tudo aquilo que você não concluiu pode ser movimentado facilmente para outro dia e horário. Para entender melhor, continue lendo ou assista a videoaula.

Será que a primeira coisa a fazer é organizar suas atividades? Em minha opinião começar por este passo não e necessariamente o ponto de partida mais eficiente. Antes de mais nada é importante saber quanto tempo é utilizado nas suas tarefas mais comuns. Se você não conhece o tempo gasto nas suas atividades, estipular intervalos aleatórios na agenda significa mentir para si mesmo. Existem várias formas de fazer isso, mas a que mais gosto é a Técnica Pomodoro.

Além de conhecer o tempo, você pode também aproveitar o fato de que parte de nossas atividades funciona de forma cíclica. Use isso a seu favor distribuindo pelo calendário os afazeres que se repetem ao longo do tempo. Uma forma de fazer isso e usando o Trello, mas uma agenda como o Google Agenda funciona muito bem também porque é muito fácil incluir e mover compromissos para uma nova data ou horário apenas arrastando de um ponto para o outro.

Por exemplo, no meu caso, toda segunda-feira pela manhã realizo um follow-up nos meus clientes. Reviso todo conteúdo dos clientes ativos, entro em contato com os possíveis clientes que ainda não desistiram nem assinaram e assim por diante. 

Para o Canal no YouTube tenho também uma rotina de preparação das pautas em um dia da semana e no outro gravo os videos. E, evidentemente, existe também o dia de editar que está reservado no calendário. Percebe como essas atividades são cíclicas? Nem todas as nossas atividades são assim, mas uma parte é. Ou seja, está tudo organizado seguindo a minha cronologia semanal.

E porque recomendei o Google Agenda? Primeiro porque gosto muito dele. Principalmente depois da reformulação. Mas um detalhe que gosto bastante é que você pode escolher entre incluir compromissos ou lembretes.

Sugiro que coloque os compromissos recorrentes distribuídos em blocos semanais e ative a repetição. Assim esses intervalos ficarão bloqueados na agenda. Os espaços que sobraram você pode usar para assuntos inesperados ou para pequenas tarefas usando os lembretes.

O mais interessante nos lembretes do Google Agenda é que eles não largam do seu pé. Se deixou de fazer algo, isso vai te perseguir literalmente para o resto da vida.

Um lembrete não concluído aparecerá no próximo dia e assim por diante, ate que você conclua a tarefa. E se você é um usuário do Google Keep, melhor ainda. Os lembretes de lá também aparecem no seu calendário.

E você, como controla suas atividades e compromissos? Usa uma agenda ou um sistema de gestão tarefas? Por favor, compartilhe seu método conosco. E se acha que o vídeo pode ser útil para alguém, que tal usar o botão abaixo e enviar pelo WhatsApp?