Como usar o Discord (primeiros passos)

O Discord é um sistema de comunicação que surgiu para atender as necessidades de quem joga, mas o serviço começou a ser usado no mercado corporativo por todo tipo de profissionais.

O vídeo de hoje é apenas uma introdução para que você entenda o serviço e comece a usar o básico. Primeiro explicarei como aceitar um convite e usar o serviço para se comunicar com outras pessoas e depois você descobrirá como criar seu próprio ambiente de comunicação.

Como participar de um servidor

O primeiro passo é entender a estrutura e terminologia do Discord. Vamos começar pelo servidor, que é o espaço onde você se comunicará com as pessoas. O servidor pode ser sua empresa inteira, um departamento, um time ou grupo de amigos. Enfim, é o espaço onde a comunicação acontecerá.

Dentro do servidor existem os canais, que funcionam como sub-temas. Os nomes dos canais sempre começam uma hashtag. Por exemplo, o conteúdo que compartilho no YouTube é um servidor com o nome vladcamposTV e os canais abrigam os sub-tópicos como #Evernote, #Trello, #Kanban, #Todoist etc.

Para participar de um servidor você precisa ser convidado. Normalmente é um link que ao ser clicado abre uma janela para criar sua conta no Discord, caso ainda não tenha uma.

+ Participe do servidor vladcamposTV

Uma vez no Discord você perceberá ao lado esquerdo os ícones dos servidores dos quais você faz parte. Na coluna do meio estão os canais do servidor selecionado. Clicando sobre qualquer um deles, você verá as mensagens que estão ali e poderá escrever sua própria mensagem. Caso esteja difícil de visualizar, assista o vídeo para entender melhor.

Para escrever algo, basta usar o espaço na base da tela e se quiser referenciar alguma pessoa, use a arroba. Na parte inferior da tela você verá também o seu perfil de usuário que pode ser definido como: Disponível; Ausente; Não perturbe e Invisível.

No topo da relação de servidores há um ícone que te levará para uma página onde poderá trocar mensagens com seus amigos. É um serviço de comunicação direta (particular), portanto, é preciso convidar pessoas para serem suas amigas e, só depois do convite aceito você poderá trocar mensagens. E finalmente, ao lado direito da tela você pode ver a relação de membros do servidor e o status de cada um.

Como criar um servidor

Para ciar um servidor, clique no botão de adição que aparece na lateral esquerda da tela, escreva um nome, coloque uma imagem e escolha um local no qual o servidor ficará hospedado. Aqui não há certo e errado, mas recomendo que seja na região na qual a maior parte do seu público estará. Há diversas outras configurações, mas para evitar complicações, neste primeiro momento elas podem ficar com as definições padrão.

Para criar seus canais basta clicar no sinal de adição, escolher um nome e definir como aquele canal ficará disponível para os frequentadores do seu novo servidor. Sugiro que você olhe com atenção a opção permissões para definir o que pode ser feito naquele canal.

Discord ou Slack

Em minha opinião o Discord foi claramente inspirado no Slack, mas é um serviço criado para comunicação entre gamers. Portanto, pensando em determinadas necessidades corporativas, acredito que o Slack é superior por conta das inúmeras integrações possíveis e dos diversos recursos que não existem no Discord. Porém, na conta gratuita o limite máximo de mensagens é 10 mil. Significa que atingindo este limite, você terá que adquirir a conta paga para ter acesso às mensagens antigas.

O Discord, mesmo com suas limitações técnicas, não tem limite de mensagens trocadas e, dependendo de suas necessidades pode ser o suficiente. Caso queira conhecer um servidor em funcionamento, experimente o vladcamposTV.

 

G Suite: os recursos e as vantagens em relação a um servidor local

Já ajudei diversas empresas no processo de migração para o G Suite e a experiência me diz que a migração não é para todos, mas existem alguns mitos e também falta de conhecimento a respeito do potencial do G Suite.

Meu objetivo hoje é compartilhar um pouco do que ouço dos clientes a respeito de problemas com servidores locais e alguns benefícios que o G Suite pode trazer para seu pequeno negócio.

Preciso de Internet para usar o G Suite?

Necessidade de conexão constante com a Internet é o maior de todos os mitos. Não sei se por conta da falta de conhecimento ou má fé de quem vende servidores e manutenção. O fato é que existem algumas formas de acessar seus arquivos sem a necessidade de estar conectado à Internet.

Se você estiver usando o navegador Google Chrome, os últimos arquivos que você usou do pacote de serviços do Google estarão disponíveis para acesso sem conexão. E se preferir, você pode marcar manualmente os que você deseja para poder usar quando estiver sem conexão. Aliás é algo que também funciona no Chromebook. Para ver como fazer, assista o vídeo.

Outra alternativa é instalar o App Google Drive no Android, iOS, Mac e Windows e selecionar as pastas ou arquivos que deseja sincronizar com o computador, telefone ou tablet. Agora todos aqueles arquivos estarão disponíveis a qualquer momento.

É importante lembrar que tudo precisa estar dentro das pastas do Google Drive para que o sincronismo leve aqueles arquivos para nuvem e ao mesmo tempo os distribua entre os demais dispositivos conectados.

É possível fazer back-up?

Antes de mais nada, é importante entender que sincronismo com a nuvem e back-up são coisas bem diferentes.

No caso do sincronismo, ao apagar ou modificar parte do arquivo acidentalmente, esse erro será levado para a nuvem e depois para os outros computadores. Portanto, você corre o risco de perder seu trabalho.

O back-up funciona de forma bem diferente. Os arquivos vão sendo armazenados no estado em que estavam, criando um histórico de modificações.

A propósito, o Google Drive tem também um recurso de back-up que você pode usar para arquivos mais críticos. Além disso, há um versionamento automático dos documentos nos quais você está trabalhando, desde que isso seja feito no pacote dos serviços do Google.

Custos de Operação

Dentre as reclamações que mais ouço dos mus clientes, o custo de manutenção de um servidor local está sempre em primeiro lugar. É algo que engloba desde a necessidade de profissionais especializados até o aumento da conta de energia elétrica. E se você está começando a pensar no assunto, lembre-se que em um primeiro momento terá que comprar os equipamentos, licenças de software e pagar pela primeira instalação e configuração. Manter um servidor custa dinheiro e é trabalhoso.

No caso do G Suite, que você pode inclusive experimentar gratuitamente por 14 dias, é possível estimar e planejar os gastos. Basta multiplicar o valor do plano escolhido pelo numero d usuários. Na data de publicação deste artigo (setembro de 2019), os preços são os seguintes:

  • Basic: R$24,30/mês/usuário

  • Business: R$45,90/mês/usuário

Existem diversas pequenas diferenças entre os dois tipos de conta, mas acredito que a mais impactante seja a quantidade de armazenamento permitido. Na Basic são 30 GB por usuário e na Business você tem direito a 1 TB por usuário ou armazenamento ilimitado a partir de 5 usuários. Para conhecer todas as diferenças entre as duas contas, dê uma olhada no site oficial.

Escalabilidade

Outro problema comum é administrar o aumento ou diminuição de demanda por espaço. O servidor local é um equipamento que precisa ser fisicamente atualizado para conseguir armazenar mais conteúdo. Em um serviço de nuvem como o G Suite isso é algo instantâneo. Da mesma forma é muito fácil adicionar ou remover usuários. E conforme exemplifiquei no início no vídeo, é possível manter localmente apenas aquilo no que a equipe está trabalhando.

Acesso Remoto

A segunda reclamação que mais escuto dos meus clientes, especialmente os advogados, é a dificuldade para acessar arquivos que estão na empresa. Se você guardar tudo no G Suite, o acesso pode ser feito em praticamente qualquer lugar do mundo usando até mesmo um computador emprestado.

Além disso, a integração com aplicativos como o Trello, por exemplo, é uma forma de simplificar enormemente o trabalho em equipe, mesmo que remota. Usado, por exemplo o Power-Up do Google Drive no Trello é possível ver dentro dos cartões os arquivos que estão em uma pasta do Drive. Qualquer arquivo novo colocado ali aparecerá no cartão. E ao clicar no arquivo, ele vai abrir o Google Docs, Planilha, Slides etc.

Quando monto os fluxos de trabalho para meus clients, transformo cada cartão em uma central de informações que contém todo tipo de conteúdo necessário para o trabalho. Os arquivos via integração com o Drive, seguem ao longo do fluxo Kanban mostrando instantaneamente o status daquela atividade e tudo pode ser facilmente manipulado.

Por exemplo, nos escritórios de advocacia é comum uma equipe começar o processo, baixar ou anexar documentos e só depois disso é que outra pessoa inicia o trabalho de escrever um documento, que, por sua vez precisará ser revisado, em alguns casos, por outro advogado. Tudo isso segue de forma fluida usando a integração do Drive com o Trello.

E em se tratando de segurança da informação, o G Suite é essencial para proteger o conteúdo dos nossos clientes. Segundo os termos de serviço, “o Google não vende seus dados para terceiros, não há anúncios no G Suite, e nunca coletamos ou usamos dados dos serviços do G Suite para fins publicitários”.

Enfim, com um documento Google Docs conectado ao cartão do cliente, qualquer advogado ou assistente pode clicar e trabalhar no texto ou na revisão. E como o Google Docs e demais serviços do Google funcionam muito bem online, mais de uma pessoa no escritório pode trabalhar ao mesmo tempo.

Simplificando o Trabalho

No G Suite é possível também criar alguns documentos como templates, com textos e informações que são usadas com frequência. Ou seja, é possível criar um novo documento já pré-construído e alimentar com as informações específicas do cliente.

E para quem trabalha em múltiplos projetos, algo muito interessante é a possibilidade de criar diferentes espaços nos quais você pode colocar os arquivos correspondentes e chegar ali facilmente. Para ver como funciona, assista o vídeo associado a este artigo.

Integração

E tudo fica permanentemente integrado. Por exemplo, ao receber um arquivo via Gmail, por exemplo, é possível já salvar ele em uma pasta específica do Drive ou fazer o caminho inverso: anexar um arquivo do Drive a um email que você está compondo. E todos os rascunhos que você criou no Google Keep podem ser facilmente arrastados para dentro do Google Docs ou Slides.

E muito mais…

Eu poderia continuar escrevendo, escrevendo, escrevendo porque o G Suite tem muitos outros recursos e serviços que você pode usar para simplificar suas atividades profissionais. Meu objetivo era apenas trazer uma visão do serviço e especialmente acabar com alguns mitos. Caso queira experimentar por 14 dias gratuitamente, visite vladcampos.com/g

 

Uma reflexão a respeito de Trabalho em Equipe e Transparência

Durante minha carreira profissional ouvi inúmeras vezes a expressão trabalho em equipe e hoje, em retrospectiva, arrisco dizer que nem mesmo as/os profissionais do RH, que estavam sempre falando sobre o assunto nas entrevistas de emprego, saberiam como viabilizar o tal trabalho em equipe.

Sempre respondi com confiança e propriedade: sim, sou muito bom no trabalho em equipe. A verdade, nua a crua, é que só comecei a entender o que isso realmente significa depois de muito estudo e pesquisa somados a mais uma década como empregado e outra como consultor.

Era comum ouvir a comparação com um time de futebol, provavelmente porque cada jogador tem suas atribuições bem definidas e uma boa partida, ou seja, jogar bonito, marcar gols e evitar o sucesso do adversário, depende de um bom trabalho em equipe. O exemplo até faz sentido, mas como sou um dos raros brasileiros que não gosta de futebol, minha metáfora preferida sempre foi outra.

Evitar uma catástrofe nos filmes Missão Impossível, Jornada nas Estrelas, Guerra nas Estrelas etc. significa que pessoas em partes distantes da cidade, planeta ou universo precisam realizar pequenas ações, custe o que custar, para alcançar o resultado do time. E assim como no mundo real, algumas dessas ações falham e os personagens precisam encontrar alternativas para ajustar o plano em curso. Mas, independente da analogia, o problema permanece. Como é possível formar uma equipe que realmente trabalha em equipe?

Cena do filme Missão Impossível

Para chegar onde estou hoje e ajudar pequenas empresas a serem organizadas e eficientes, pesquisei, estudei e experimentei diversos métodos e técnicas. Além disso, acabei desenvolvendo uma paixão pela psicologia cognitiva e descobri que nós, os seres humanos, somos criaturas muito interessantes.

Enfim, em um dado momento, passei pelo Kanban e o Scrum e finalmente cheguei ao Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, ou, como prefiro, o Manifesto Ágil. E claro, lá estava, na primeira frase do texto, o tal trabalho em equipe.

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.

Mas o segundo, quarto e quinto princípios do manifesto é que, em minha opinião, parecem apontar para a direção correta.

2. Aceitar mudanças de requisitos, mesmo no fim do desenvolvimento...

4. Pessoas relacionadas à negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto e diariamente, durante todo o curso do projeto.

5. Construir projetos ao redor de indivíduos motivados. Dando a eles o ambiente e suporte necessário, e confiar que farão seu trabalho.

A frase “processos ágeis se adequam a mudanças” conectada a “pessoas relacionadas à negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto” e “dando a eles o ambiente necessário e confiar que farão o trabalho”, apontam para algo que, em minha opinião faz toda diferença. Os times de hoje são interdisciplinares e extrapolam as fronteiras da área de conforto delimitada pelo departamento. Portanto, é fundamental que haja transparência e confiança entre todos.

Claro, é muito mais fácil dizer algo assim do que realmente colocar em prática porque sabemos que há inúmeros aspectos que precisam ser considerados. De departamentos, colegas e clientes que são herdados a pessoas que, no dia-a-dia, não são exatamente o que imaginávamos. Mas o fato é que precisamos de um norte e a experiência me diz que a equipe inteira precisa sentir essa confiança que pode, por exemplo, ser percebida de acordo com o grau de autonomia e, principalmente, transparência.

Curiosamente, a palavra transparência, exaustivamente repetida por entusiastas como eu, não aparece em parte alguma do Manifesto Ágil. A sensação que tenho é que transparência é o elo de ligação entre os princípios e está, em realidade, nas entrelinhas do manifesto.

Ao longo dos anos ajudando os mais variados profissionais percebi, na prática, que quanto mais transparência existe, mais união haverá entre os membros da equipe. Porém, transparência, como muito bem colocado por Gunther Verheyen, “não é apenas estar visível, é preciso que seja compreensível”.

A falta de transparência prejudica das mais variadas formas. Se o colega não sabe onde determinada informação é guardada ou que formulário usar em um dado momento, surgem as frases do tipo: “me mande novamente aquela informação”, “qual é mesmo o telefone do fulano?”, “que dia é a reunião?”, “qual é o CNPJ da empresa?”, “quem está cuidando do contrato?”, “para quem devo mandar o documento?” etc. Não ter a informação ou não saber como agir são pequenos custos de transação que minam nosso tempo diariamente.

Quem já foi meu aluno sabe que o segundo encontro da Mentoria é uma aula para todos ou a maior parte dos envolvidos no processo. Quando falo de transparência e uso exemplos de antigos clientes, quero que essa informação seja ouvida e assimilada por todos. Não basta o dono da empresa ou o chefe de departamento participarem do treinamento. É preciso que todos saibam que a informação tem que fluir, é preciso que exista transparência, é preciso criar um ambiente de trabalho em que o quadro Kanban seja apenas a representação da integração e união de todos que estão ali cooperando para que o trabalho aconteça da melhor forma possível.

+ Experimente o G Suite por 14 dias

E uma forma de fazer isso é construir o quadro Kanban em conjunto com a equipe e, principalmente, sendo o mais transparente possível também no processo de construção. Com informações à mão e processos claros, você evitará perguntas e reuniões desnecessárias, que só tomam tempo e atrapalham o nosso trabalho e o do colega. Além disso, fomentará o Kaizen e a união entre todos aqueles que fazem parte do time. Enfim, todos saberão exatamente o que é necessário para executar sua pequena parcela do plano maior que salvará a galáxia. Ou o universo.