G Suite: os recursos e as vantagens em relação a um servidor local

Já ajudei diversas empresas no processo de migração para o G Suite e a experiência me diz que a migração não é para todos, mas existem alguns mitos e também falta de conhecimento a respeito do potencial do G Suite.

Meu objetivo hoje é compartilhar um pouco do que ouço dos clientes a respeito de problemas com servidores locais e alguns benefícios que o G Suite pode trazer para seu pequeno negócio.

Preciso de Internet para usar o G Suite?

Necessidade de conexão constante com a Internet é o maior de todos os mitos. Não sei se por conta da falta de conhecimento ou má fé de quem vende servidores e manutenção. O fato é que existem algumas formas de acessar seus arquivos sem a necessidade de estar conectado à Internet.

Se você estiver usando o navegador Google Chrome, os últimos arquivos que você usou do pacote de serviços do Google estarão disponíveis para acesso sem conexão. E se preferir, você pode marcar manualmente os que você deseja para poder usar quando estiver sem conexão. Aliás é algo que também funciona no Chromebook. Para ver como fazer, assista o vídeo.

Outra alternativa é instalar o App Google Drive no Android, iOS, Mac e Windows e selecionar as pastas ou arquivos que deseja sincronizar com o computador, telefone ou tablet. Agora todos aqueles arquivos estarão disponíveis a qualquer momento.

É importante lembrar que tudo precisa estar dentro das pastas do Google Drive para que o sincronismo leve aqueles arquivos para nuvem e ao mesmo tempo os distribua entre os demais dispositivos conectados.

É possível fazer back-up?

Antes de mais nada, é importante entender que sincronismo com a nuvem e back-up são coisas bem diferentes.

No caso do sincronismo, ao apagar ou modificar parte do arquivo acidentalmente, esse erro será levado para a nuvem e depois para os outros computadores. Portanto, você corre o risco de perder seu trabalho.

O back-up funciona de forma bem diferente. Os arquivos vão sendo armazenados no estado em que estavam, criando um histórico de modificações.

A propósito, o Google Drive tem também um recurso de back-up que você pode usar para arquivos mais críticos. Além disso, há um versionamento automático dos documentos nos quais você está trabalhando, desde que isso seja feito no pacote dos serviços do Google.

Custos de Operação

Dentre as reclamações que mais ouço dos mus clientes, o custo de manutenção de um servidor local está sempre em primeiro lugar. É algo que engloba desde a necessidade de profissionais especializados até o aumento da conta de energia elétrica. E se você está começando a pensar no assunto, lembre-se que em um primeiro momento terá que comprar os equipamentos, licenças de software e pagar pela primeira instalação e configuração. Manter um servidor custa dinheiro e é trabalhoso.

No caso do G Suite, que você pode inclusive experimentar gratuitamente por 14 dias, é possível estimar e planejar os gastos. Basta multiplicar o valor do plano escolhido pelo numero d usuários. Na data de publicação deste artigo (setembro de 2019), os preços são os seguintes:

  • Basic: R$24,30/mês/usuário

  • Business: R$45,90/mês/usuário

Existem diversas pequenas diferenças entre os dois tipos de conta, mas acredito que a mais impactante seja a quantidade de armazenamento permitido. Na Basic são 30 GB por usuário e na Business você tem direito a 1 TB por usuário ou armazenamento ilimitado a partir de 5 usuários. Para conhecer todas as diferenças entre as duas contas, dê uma olhada no site oficial.

Escalabilidade

Outro problema comum é administrar o aumento ou diminuição de demanda por espaço. O servidor local é um equipamento que precisa ser fisicamente atualizado para conseguir armazenar mais conteúdo. Em um serviço de nuvem como o G Suite isso é algo instantâneo. Da mesma forma é muito fácil adicionar ou remover usuários. E conforme exemplifiquei no início no vídeo, é possível manter localmente apenas aquilo no que a equipe está trabalhando.

Acesso Remoto

A segunda reclamação que mais escuto dos meus clientes, especialmente os advogados, é a dificuldade para acessar arquivos que estão na empresa. Se você guardar tudo no G Suite, o acesso pode ser feito em praticamente qualquer lugar do mundo usando até mesmo um computador emprestado.

Além disso, a integração com aplicativos como o Trello, por exemplo, é uma forma de simplificar enormemente o trabalho em equipe, mesmo que remota. Usado, por exemplo o Power-Up do Google Drive no Trello é possível ver dentro dos cartões os arquivos que estão em uma pasta do Drive. Qualquer arquivo novo colocado ali aparecerá no cartão. E ao clicar no arquivo, ele vai abrir o Google Docs, Planilha, Slides etc.

Quando monto os fluxos de trabalho para meus clients, transformo cada cartão em uma central de informações que contém todo tipo de conteúdo necessário para o trabalho. Os arquivos via integração com o Drive, seguem ao longo do fluxo Kanban mostrando instantaneamente o status daquela atividade e tudo pode ser facilmente manipulado.

Por exemplo, nos escritórios de advocacia é comum uma equipe começar o processo, baixar ou anexar documentos e só depois disso é que outra pessoa inicia o trabalho de escrever um documento, que, por sua vez precisará ser revisado, em alguns casos, por outro advogado. Tudo isso segue de forma fluida usando a integração do Drive com o Trello.

E em se tratando de segurança da informação, o G Suite é essencial para proteger o conteúdo dos nossos clientes. Segundo os termos de serviço, “o Google não vende seus dados para terceiros, não há anúncios no G Suite, e nunca coletamos ou usamos dados dos serviços do G Suite para fins publicitários”.

Enfim, com um documento Google Docs conectado ao cartão do cliente, qualquer advogado ou assistente pode clicar e trabalhar no texto ou na revisão. E como o Google Docs e demais serviços do Google funcionam muito bem online, mais de uma pessoa no escritório pode trabalhar ao mesmo tempo.

Simplificando o Trabalho

No G Suite é possível também criar alguns documentos como templates, com textos e informações que são usadas com frequência. Ou seja, é possível criar um novo documento já pré-construído e alimentar com as informações específicas do cliente.

E para quem trabalha em múltiplos projetos, algo muito interessante é a possibilidade de criar diferentes espaços nos quais você pode colocar os arquivos correspondentes e chegar ali facilmente. Para ver como funciona, assista o vídeo associado a este artigo.

Integração

E tudo fica permanentemente integrado. Por exemplo, ao receber um arquivo via Gmail, por exemplo, é possível já salvar ele em uma pasta específica do Drive ou fazer o caminho inverso: anexar um arquivo do Drive a um email que você está compondo. E todos os rascunhos que você criou no Google Keep podem ser facilmente arrastados para dentro do Google Docs ou Slides.

E muito mais…

Eu poderia continuar escrevendo, escrevendo, escrevendo porque o G Suite tem muitos outros recursos e serviços que você pode usar para simplificar suas atividades profissionais. Meu objetivo era apenas trazer uma visão do serviço e especialmente acabar com alguns mitos. Caso queira experimentar por 14 dias gratuitamente, visite vladcampos.com/g