Uma reflexão a respeito de Trabalho em Equipe e Transparência

Durante minha carreira profissional ouvi inúmeras vezes a expressão trabalho em equipe e hoje, em retrospectiva, arrisco dizer que nem mesmo as/os profissionais do RH, que estavam sempre falando sobre o assunto nas entrevistas de emprego, saberiam como viabilizar o tal trabalho em equipe.

Sempre respondi com confiança e propriedade: sim, sou muito bom no trabalho em equipe. A verdade, nua a crua, é que só comecei a entender o que isso realmente significa depois de muito estudo e pesquisa somados a mais uma década como empregado e outra como consultor.

Era comum ouvir a comparação com um time de futebol, provavelmente porque cada jogador tem suas atribuições bem definidas e uma boa partida, ou seja, jogar bonito, marcar gols e evitar o sucesso do adversário, depende de um bom trabalho em equipe. O exemplo até faz sentido, mas como sou um dos raros brasileiros que não gosta de futebol, minha metáfora preferida sempre foi outra.

Evitar uma catástrofe nos filmes Missão Impossível, Jornada nas Estrelas, Guerra nas Estrelas etc. significa que pessoas em partes distantes da cidade, planeta ou universo precisam realizar pequenas ações, custe o que custar, para alcançar o resultado do time. E assim como no mundo real, algumas dessas ações falham e os personagens precisam encontrar alternativas para ajustar o plano em curso. Mas, independente da analogia, o problema permanece. Como é possível formar uma equipe que realmente trabalha em equipe?

Cena do filme Missão Impossível

Para chegar onde estou hoje e ajudar pequenas empresas a serem organizadas e eficientes, pesquisei, estudei e experimentei diversos métodos e técnicas. Além disso, acabei desenvolvendo uma paixão pela psicologia cognitiva e descobri que nós, os seres humanos, somos criaturas muito interessantes.

Enfim, em um dado momento, passei pelo Kanban e o Scrum e finalmente cheguei ao Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, ou, como prefiro, o Manifesto Ágil. E claro, lá estava, na primeira frase do texto, o tal trabalho em equipe.

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.

Mas o segundo, quarto e quinto princípios do manifesto é que, em minha opinião, parecem apontar para a direção correta.

2. Aceitar mudanças de requisitos, mesmo no fim do desenvolvimento...

4. Pessoas relacionadas à negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto e diariamente, durante todo o curso do projeto.

5. Construir projetos ao redor de indivíduos motivados. Dando a eles o ambiente e suporte necessário, e confiar que farão seu trabalho.

A frase “processos ágeis se adequam a mudanças” conectada a “pessoas relacionadas à negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto” e “dando a eles o ambiente necessário e confiar que farão o trabalho”, apontam para algo que, em minha opinião faz toda diferença. Os times de hoje são interdisciplinares e extrapolam as fronteiras da área de conforto delimitada pelo departamento. Portanto, é fundamental que haja transparência e confiança entre todos.

Claro, é muito mais fácil dizer algo assim do que realmente colocar em prática porque sabemos que há inúmeros aspectos que precisam ser considerados. De departamentos, colegas e clientes que são herdados a pessoas que, no dia-a-dia, não são exatamente o que imaginávamos. Mas o fato é que precisamos de um norte e a experiência me diz que a equipe inteira precisa sentir essa confiança que pode, por exemplo, ser percebida de acordo com o grau de autonomia e, principalmente, transparência.

Curiosamente, a palavra transparência, exaustivamente repetida por entusiastas como eu, não aparece em parte alguma do Manifesto Ágil. A sensação que tenho é que transparência é o elo de ligação entre os princípios e está, em realidade, nas entrelinhas do manifesto.

Ao longo dos anos ajudando os mais variados profissionais percebi, na prática, que quanto mais transparência existe, mais união haverá entre os membros da equipe. Porém, transparência, como muito bem colocado por Gunther Verheyen, “não é apenas estar visível, é preciso que seja compreensível”.

A falta de transparência prejudica das mais variadas formas. Se o colega não sabe onde determinada informação é guardada ou que formulário usar em um dado momento, surgem as frases do tipo: “me mande novamente aquela informação”, “qual é mesmo o telefone do fulano?”, “que dia é a reunião?”, “qual é o CNPJ da empresa?”, “quem está cuidando do contrato?”, “para quem devo mandar o documento?” etc. Não ter a informação ou não saber como agir são pequenos custos de transação que minam nosso tempo diariamente.

Quem já foi meu aluno sabe que o segundo encontro da Mentoria é uma aula para todos ou a maior parte dos envolvidos no processo. Quando falo de transparência e uso exemplos de antigos clientes, quero que essa informação seja ouvida e assimilada por todos. Não basta o dono da empresa ou o chefe de departamento participarem do treinamento. É preciso que todos saibam que a informação tem que fluir, é preciso que exista transparência, é preciso criar um ambiente de trabalho em que o quadro Kanban seja apenas a representação da integração e união de todos que estão ali cooperando para que o trabalho aconteça da melhor forma possível.

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E uma forma de fazer isso é construir o quadro Kanban em conjunto com a equipe e, principalmente, sendo o mais transparente possível também no processo de construção. Com informações à mão e processos claros, você evitará perguntas e reuniões desnecessárias, que só tomam tempo e atrapalham o nosso trabalho e o do colega. Além disso, fomentará o Kaizen e a união entre todos aqueles que fazem parte do time. Enfim, todos saberão exatamente o que é necessário para executar sua pequena parcela do plano maior que salvará a galáxia. Ou o universo.

 

Dica para criar seu próprio sistema de trabalho

Tenho uma lembrança muito clara da minha infância. Meu pai tinha sempre um bloquinho de papel e lapiseira no bolso da camisa.

Palm Pilot

O bloquinho estava sempre a postos para capturar uma ideia, criar uma lista de compras ou desenhar uma explicação.

Perdi as contas de quantos diagramas e mapas eu vi ele desenhar naquelas páginas de rascunho. E ele não era o único. Os amigos e colegas de trabalho também tinham seus bloquinhos. Foram anos e anos de uso, mas com o tempo meu pai acabou entrando na era moderna e hoje tem um smartphone como a maioria de nós.

A propósito, o primeiro Palm Pilot (foto), bisavô do telefone moderno de hoje, nasceu inspirado no bloquinho e caneta que cabiam no bolso de uma camisa. A história, conhecida por uma legião de apaixonados pelo equipamento, está também imortalizada em detalhes no maravilhoso livro Piloting Palm.

Jeff Hawkins, fundador da empresa, ficou por um bom tempo andando com um pedaço de madeira no bolso que simulava os tais bloquinhos para anotações. As dimensões máximas que o futuro equipamento deveria ter foram calculadas com base em conhecimentos de engenharia. Ele considerou o volume de todos os componentes que o primeiro Palm Pilot utilizaria para ter certeza de que aquele formato, que deveria caber no bolso de uma camisa, seria tecnicamente viável.

Outro aspecto muito importante do processo de criação foi um teste simples que eles faziam usando os primeiros protótipos. Duas pessoas sentavam juntas e simulavam uma ligação telefônica que tinha como objetivo combinar um compromisso. Fingiam que estavam ao telefone enquanto usavam os aparelhos para verificar a disponibilidade na agenda e marcar o encontro.

A regra para o sucesso era simples, o protótipo tinha que ser eficiente o suficiente para funcionar tão bem ou melhor do que abrir a agenda de papel e anotar à mão.

Por essa razão o equipamento foi criado com alguns botões físicos para navegação e acesso dedicado para anotações, agenda de contatos e compromissos. Você não vê algo assim nos dias de hoje porque o conceito foi desaparecendo depois do lançamento do primeiro iPhone. Mas podemos dizer que a ideia permanece viva em nos widgets, 3D touch, gestos do Motorola e outros recursos para acesso rápido.

A tecnologia útil é aquela que aprimora nossas capacidades naturais. Sabemos andar e correr com nossas próprias pernas, mas o carro nos leva para os mesmos lugares com mais eficiência e conforto. Pense comigo, você jamais usaria um meio de transporte mais lento ou menos eficiente do que você, por mais bonito e moderno que ele fosse.

Adoro usar aplicativos e equipamentos para aprimorar minha produtividade, mas antes de escolher uma tecnologia há duas coisas que precisam acontecer:

  1. Preciso querer fazer. Parece uma afirmação obvia e é porque nenhum aplicativo vai realizar o trabalho por mim. Eles existem para aprimorar nossa capacidade. São ferramentas. Podemos e devemos automatizar algumas coisas, mas ainda somos nós que comandamos e trabalhamos nesse planeta.

  2. Preciso entender bem meu workflow. Invisto muito tempo pesquisando e experimentando aplicativos e serviços porque gosto e é algo que faz parte do meu trabalho. Porém, o segredo para uma tecnologia bem aplicada é ter primeiro um sistema de trabalho e só depois procurar algo que aprimore nossas capacidades humanas.

Em outras palavras, se você tem dificuldade para organizar seus afazeres, não procure por milagres na tecnologia. Isso não existe! Comece com algo simples. Pegue uma caneta ou lápis e junte com um bloquinho de papel ou uma folha dobrada e coloque no seu bolso. Ande com esse kit para todo lugar e anote tudo que você precisa ou quer fazer. Tudo é tudo. Da tarefa mais simples até uma ideia mirabolante para salvar a humanidade. Neste primeiro momento não se preocupe com perfeição, apenas anote.

O próximo passo é executar. É importantíssimo sentar e fazer. Se você tem essa ou aquela obrigação é porque uma máquina ainda não consegue fazer por você. Portanto, leia o que anotou no papel e comece a trabalhar.

Há várias formas de trabalhar com foco e eficiência. A Técnica Pomodoro, por exemplo, é uma boa alternativa. Enfim, vá fazendo e riscando tudo que você já concluiu e quando não houver mais espaço na folha ou no bloco, consiga outro.

Esse exercício é simples, mas é um primeiro passo importantíssimo para quem não tem o hábito de anotar. E anotar é imprescindível simplesmente porque você vai esquecer. Todos nós esquecemos!

Com o tempo você verá que existem tarefas que podem ser agrupadas em um canto da folha ou em uma página dedicada. Vá experimentando sem medo de errar. É assim que construirá seu próprio sistema de trabalho. Se algo não funcionar, risque, rabisque, dobre, rasgue e tente de outra forma, mas anote. Perceberá também que existem horários melhores para realizar algumas atividades e será um bom momento para praticar os blocos de atividade, sobre os quais falei em vídeo recente. Agora comece a associar os horários do seu dia às páginas ou cantinhos do papel com os afazeres agrupados. Repita aquele tipo de trabalho naquele mesmo horário ou dia da semana.

Quando algumas coisas começarem a acontecer de forma semelhante e muitas vezes no papel, chegou a hora de pensar em tecnologias para otimizar o seu trabalho. E abra a mente neste momento. Um mapa mental desenhado em uma folha é uma tecnologia surpreendente para um grande número de pessoas. E se como a Liz Kimura você guardar tudo digitalizado em um aplicativo como o Evernote, a tecnologia começará a se tornar útil de verdade porque estará complementando uma capacidade sua.

No caso dela, a poderosa busca do Evernote é a tecnologia escolhida. No seu caso pode ser outra coisa. Quem sabe um bom fluxo Kanban no Trello ou algum template do Evernote para ser reaproveitado toda vez que começar a anotar. Mas só há um jeito de identificar o seu aliado perfeito: errando!

Enfim, não perca mais tempo. Pegue seu papel e caneta e comece a anotar e fazer. Acredite, em algum momento você vai encarar situações em que essas duas peças de tecnologia não serão mais suficientes e seu sistema terá que evoluir.

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No meu Canal do YouTube há um montão de dicas, mas o Google é seu melhor amigo. Pesquise alternativas, conheça os diversos métodos, assista as entrevistas que fiz com especialistas, participe do nosso grupo de discussão, converse com os amigos e vá tentando, errando e encontrando suas próprias soluções. Elas são as mais eficientes. E lembre-se, a melhor tecnologia é aquela que funciona bem para você!

PS.: Foi assim, com papel e lapiseira, que comecei e cheguei onde estou hoje.