Não seja o inimigo do seu tempo

No final, são os pequenos problemas acumulados ao longo do dia, semana e meses que roubam nosso tempo.

No início do ano (2019) concluí o trabalho de mentoria no escritório de arquitetura Estúdio MRGB e recentemente, quando nos encontramos novamente para dar início a um outro projeto, aproveitamos a oportunidade para gravar uma conversa a respeito de um tema que considero muito importante e que sempre abordo nas minhas mentorias.

Há quem não perceba, mas em muitas situações é o somatório dos pequenos problemas que leva àquela sensação de que o trabalho não está rendendo. É o que os economistas chamam de Custos de Transação. Ou seja, tudo aquilo que, de uma forma ou de outra, dificulta a transação.

Em outras palavras, são os inconvenientes do processo, a ausência de confiança entre as partes, a comunicação ineficiente, a confecção de contratos, as mudanças inesperada nos planos, a falta de informação, dificuldades na comunicação, o pagamento propriamente dito etc.

Não há como eliminar todos os Custos de Transação, afinal, temos que fazer um contrato, temos que conversar com o cliente e é muito importante estarmos abertos à mudanças. Por outro lado, não vejo razão para perdermos tempo procurando dados como o nome, email, CNPJ ou ficar rolando uma tripa enorme de conversas no WhatsApp em busca de uma informação essencial para o andamento do trabalho. Estes pequenos momentos, somados, representam uma enorme perda de tempo que pode ser evitada.

Outra ponto que atrapalha muito e, infelizmente é bastante comum, especialmente no trabalho em equipe, é não saber o que cada um já fez, qual o estágio de um determinado projeto ou como está a situação do cliente. O lado positivo é que um quadro Kanban construído de forma apropriada pode reduzir muito ou até mesmo eliminar uma boa parte destes problemas.

É uma mudança possível por conta da natureza das Metodologias Ágeis. Quando concluo o trabalho da mentoria com a criação dos fluxos de atividades de uma empresa, representados em um quadro Kanban, já é possível notar de imediato uma diminuição ou, em alguns casos, a eliminação da ansiedade porque cada cartão passa a conter os elementos necessários para execução do trabalho e também a sinalização instantânea do seu status.

A tecnologia é outro elemento muito importante. Por exemplo, ao usar sistemas de automação, eliminamos uma série de trabalhos mecânicos que um computador pode fazer de forma muito mais eficiente.

Mas para que tudo isso funcione é preciso mudar a forma de pensar e agir e este foi o tema da conversa que tive com o arquiteto Igor e que você pode assistir na íntegra.

 

Post-its para Kanban (do papel para o Trello)

Além de ajudar na organização, o App pode levar suas ideias e anotações feitas em papel para o PowerPoint, Excel e Trello. A digitalização funciona muito bem e ainda é possível editar no celular todo que veio dos Post-Its de papel.

O App é antigo, mas por algum motivo a empresa resolveu promovê-lo em alguns Canais do YouTube que acompanho. Comecei a ver publicidade por toda parte e resolvi experimentar novamente. Instalei e logo notei que os antigos problemas ainda se encontravam sem solução. 

A navegação é pouco intuitiva. Inclusive existem algumas reclamação nas avaliações do App dizendo que "… quando consigo criar o Post-it, já esqueci o que queria anotar". É definitivamente um exagero, mas penso que a navegação precisa, sim, ser melhorada.

Outro problema é a falta de sincronismo em nuvem. O que você salva em um aparelho, fica lá. Ao menos não encontrei uma forma de criar uma conta e sincronizar as informação entre meus diversos aparelhos. E tenho certeza de que alguns usuários acharão extremamente grave a falta de um sistema de lembretes.

Calma, existem coisas boas...

Depois de usar por algum tempo, percebi que a finalidade do App Post-it é, na verdade, criar uma ponte entre o mundo real e o virtual. É muito fácil digitalizar suas ideias e anotações feitas em papel e que estão espalhadas em um quadro ou por toda parte na sua mesa. É possível capturar tudo, reorganizar, anotar com tinta eletrônica e depois mandar parte do material ou tudo para PowerPoint, Excel ou Trello.

Como o App funciona

É claro que sendo um App você pode simplesmente criar um Post-it virtual e começara a rabiscar ou digitar. Se preferir, pode inclusive escolher a cor do papel e da caneta. Mas, por algum motivo que não compreendo, não é possível girar ou manipular textos digitados. Assista o vídeo para entender melhor o que estou querendo dizer.

Criar a anotação é fácil, difícil é entender a forma como o App organiza as coisas. As anotações ficam dentro de um Grupo que fica dentro de um Quadro. No começo ache isso super confuso, mas depois que entendi, percebi como essa estrutura casa bem com a do Trello, por exemplo.

Ao fotografar um conjunto de Post-its você pode decidir quais deles quer efetivamente capturar e os selecionados aparecerão no App ordenados da mesma forma como estavam na sua mesa ou parede. No App é possível movimentar os papeis por toda parte, mudar um ou mais de um Grupo para o outro, escrever neles com tinta eletrônica e até apagar parte do que você fez com tinta de verdade.

Integração com o Trello

Na exportação para o Trello, o que está no Board ou Quadro do Post-it será criado no Trello como Quadro (do Trello) com o mesmo nome. E os Grupos do Post-it serão as Listas no Trello. Claro, você pode mudar o nome dos Boards e Grupos do Post-it, mas o mais interessante em minha opinião é a interface do App com o mundo real.

Muitas equipes preferem trabalhar com quadros Kanban de verdade, ou seja, criados com Post-its colados na parede. Entendo perfeitamente essa forma de trabalhar, mas conforme mencionei em vídeo recente. o eletrônico tem inúmeras vantagens e o App Post-it pode ser uma forma de transportar o que está no real para o virtual.

A digitalização é excelente, mas não existe nenhum tipo de vínculo entre o App e o Trello. O que ocorre é apenas uma exportação. Ou seja, se você incluir novos cartões no App Post-it, eles não aparecerão no Trello. Li também algumas reclamações a respeito da digitalização de quadros Kanban feitos na parede. Parece que o agrupamento automático do App nem sempre funciona bem, mas não tive oportunidade de experimentar.

Post-its no Evernote

Você deve ter notado que o Evernote não faz parte das opções para exportação no App Post-it. Uma opção é a exportação como imagem, mas, neste caso, não haverá como manipular as anotações ou mover o conteúdo pela tela. Felizmente existe uma opção integrada ao próprio App Evernote.

Vá até configurações e entre no sub-menu “fotos” e verá que pode configurar o App Evernote para capturar Post-its e já levar aquelas informações para determinado Caderno ou incluir uma Etiqueta. Tudo é feito de forma automática com base na cor do Post-it. Para saber como, recomendo meu o artigo e vídeo “Como funciona a digitalização de documentos no Evernote e quais as vantagens do Moleskine e Post-it”.

 

Uma reflexão a respeito de Trabalho em Equipe e Transparência

Durante minha carreira profissional ouvi inúmeras vezes a expressão trabalho em equipe e hoje, em retrospectiva, arrisco dizer que nem mesmo as/os profissionais do RH, que estavam sempre falando sobre o assunto nas entrevistas de emprego, saberiam como viabilizar o tal trabalho em equipe.

Sempre respondi com confiança e propriedade: sim, sou muito bom no trabalho em equipe. A verdade, nua a crua, é que só comecei a entender o que isso realmente significa depois de muito estudo e pesquisa somados a mais uma década como empregado e outra como consultor.

Era comum ouvir a comparação com um time de futebol, provavelmente porque cada jogador tem suas atribuições bem definidas e uma boa partida, ou seja, jogar bonito, marcar gols e evitar o sucesso do adversário, depende de um bom trabalho em equipe. O exemplo até faz sentido, mas como sou um dos raros brasileiros que não gosta de futebol, minha metáfora preferida sempre foi outra.

Evitar uma catástrofe nos filmes Missão Impossível, Jornada nas Estrelas, Guerra nas Estrelas etc. significa que pessoas em partes distantes da cidade, planeta ou universo precisam realizar pequenas ações, custe o que custar, para alcançar o resultado do time. E assim como no mundo real, algumas dessas ações falham e os personagens precisam encontrar alternativas para ajustar o plano em curso. Mas, independente da analogia, o problema permanece. Como é possível formar uma equipe que realmente trabalha em equipe?

Cena do filme Missão Impossível

Para chegar onde estou hoje e ajudar pequenas empresas a serem organizadas e eficientes, pesquisei, estudei e experimentei diversos métodos e técnicas. Além disso, acabei desenvolvendo uma paixão pela psicologia cognitiva e descobri que nós, os seres humanos, somos criaturas muito interessantes.

Enfim, em um dado momento, passei pelo Kanban e o Scrum e finalmente cheguei ao Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, ou, como prefiro, o Manifesto Ágil. E claro, lá estava, na primeira frase do texto, o tal trabalho em equipe.

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.

Mas o segundo, quarto e quinto princípios do manifesto é que, em minha opinião, parecem apontar para a direção correta.

2. Aceitar mudanças de requisitos, mesmo no fim do desenvolvimento...

4. Pessoas relacionadas à negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto e diariamente, durante todo o curso do projeto.

5. Construir projetos ao redor de indivíduos motivados. Dando a eles o ambiente e suporte necessário, e confiar que farão seu trabalho.

A frase “processos ágeis se adequam a mudanças” conectada a “pessoas relacionadas à negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto” e “dando a eles o ambiente necessário e confiar que farão o trabalho”, apontam para algo que, em minha opinião faz toda diferença. Os times de hoje são interdisciplinares e extrapolam as fronteiras da área de conforto delimitada pelo departamento. Portanto, é fundamental que haja transparência e confiança entre todos.

Claro, é muito mais fácil dizer algo assim do que realmente colocar em prática porque sabemos que há inúmeros aspectos que precisam ser considerados. De departamentos, colegas e clientes que são herdados a pessoas que, no dia-a-dia, não são exatamente o que imaginávamos. Mas o fato é que precisamos de um norte e a experiência me diz que a equipe inteira precisa sentir essa confiança que pode, por exemplo, ser percebida de acordo com o grau de autonomia e, principalmente, transparência.

Curiosamente, a palavra transparência, exaustivamente repetida por entusiastas como eu, não aparece em parte alguma do Manifesto Ágil. A sensação que tenho é que transparência é o elo de ligação entre os princípios e está, em realidade, nas entrelinhas do manifesto.

Ao longo dos anos ajudando os mais variados profissionais percebi, na prática, que quanto mais transparência existe, mais união haverá entre os membros da equipe. Porém, transparência, como muito bem colocado por Gunther Verheyen, “não é apenas estar visível, é preciso que seja compreensível”.

A falta de transparência prejudica das mais variadas formas. Se o colega não sabe onde determinada informação é guardada ou que formulário usar em um dado momento, surgem as frases do tipo: “me mande novamente aquela informação”, “qual é mesmo o telefone do fulano?”, “que dia é a reunião?”, “qual é o CNPJ da empresa?”, “quem está cuidando do contrato?”, “para quem devo mandar o documento?” etc. Não ter a informação ou não saber como agir são pequenos custos de transação que minam nosso tempo diariamente.

Quem já foi meu aluno sabe que o segundo encontro da Mentoria é uma aula para todos ou a maior parte dos envolvidos no processo. Quando falo de transparência e uso exemplos de antigos clientes, quero que essa informação seja ouvida e assimilada por todos. Não basta o dono da empresa ou o chefe de departamento participarem do treinamento. É preciso que todos saibam que a informação tem que fluir, é preciso que exista transparência, é preciso criar um ambiente de trabalho em que o quadro Kanban seja apenas a representação da integração e união de todos que estão ali cooperando para que o trabalho aconteça da melhor forma possível.

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E uma forma de fazer isso é construir o quadro Kanban em conjunto com a equipe e, principalmente, sendo o mais transparente possível também no processo de construção. Com informações à mão e processos claros, você evitará perguntas e reuniões desnecessárias, que só tomam tempo e atrapalham o nosso trabalho e o do colega. Além disso, fomentará o Kaizen e a união entre todos aqueles que fazem parte do time. Enfim, todos saberão exatamente o que é necessário para executar sua pequena parcela do plano maior que salvará a galáxia. Ou o universo.