EVERNOTE | AULA 3: Cadernos Essenciais

O Evernote é como um livro ainda não escrito e cada um de nós precisa estar constantemente incluindo conteúdo no aplicativo para que ele seja útil de verdade.

A título de inspiração, compartilho aqui sugestões de 6 Cadernos ligados a temas que são comuns a muita gente. Por exemplo, todos temos contas a pagar, eventualmente vamos ao médico, dentista, oculista, fazemos nosso imposto de renda todo ano e assim por diante.

A lista poderia ser bem maior. Por exemplo, no meu Evernote tenho 47 Cadernos pessoais e 64 ligados ao meu trabalho. Mas meu objetivo com essa série de vídeos é seguirmos aos poucos porque assim será possível praticar e começar a entender os benefícios que o App pode trazer para sua vida. E você que já usa o Evernote, também pode me ajudar os iniciantes. Deixe um comentário explicando quais os 6 Cadernos que você não viveria sem.

Cronologia

Vamos começar realizando um pequeno ajuste no seu Evernote. Minha sugestão é que você ordene os Cadernos por data de criação da Nota. Significa que, como numa timeline, você sempre verá os Cadernos mais novos no topo. É um ajuste pequeno, mas que facilitará muito o processo de encontrar conteúdo no futuro. A configuração fica em lugares um pouco diferentes em cada versão do aplicativo, mas está sempre no topo da janela que contém a sua relação de Notas. Se não conseguir encontrar, assista o vídeo.

1. Rascunhos

No artigo "Dica para criar seu próprio sistema de trabalho", falo sobre um bloquinho para anotações que meu pai levava sempre com ele no bolso da camisa. Era um local tanto para afazeres, quanto para capturar ideias e inspirações.

Depois de alguns anos usando o Evernote, percebi que eu vinha focando muito mais na organização e havia deixado de lado a criatividade. O caderno "Rascunhos" é minha versão digital do bloquinho de notas de papel do passado. Aquele lugar onde escrevemos ideias, anotações aleatórias, desenhos etc. É um espaço livre sem preocupações, que estou sempre consultando, mas não há uma uma regra ou sistema para ficar triando, organizando etc.

Com tempo ele se tornou também o candidato perfeito para ser meu Caderno Padrão, que no Evernote é o Caderno principal para onde vai tudo que você envia para o App sem escolher um destino. Qualquer Caderno pode ser transformado em Caderno Padrão e já tive vários tipos de Caderno Padrão. Atualmente é o "Rascunhos".

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2. Pagamentos

Este é um bom exemplo de Caderno que não precisa de nenhum tipo de organização ou mesmo Etiquetas. Minha sugestão é que o nome do Caderno seja o mais simples possível para que você consiga lembrar. Ao pagar uma conta via telefone, o comprovante aparecerá no final. Use o botão compartilhar do iOS ou Android para enviá-lo ao Evernote. Escolha o Caderno "Pagamentos" e fim de conversa.

Se quiser, coloque um título com "Água", "Luz", "Telefone" etc., mas na prática não há necessidade. Mesmo que você tenha muitas contas, elas ficarão agrupadas dentro de um mesmo mês e os meses mais recentes estarão sempre no topo da relação. Além disso, a busca do Evernote encontrará as contas com base no nome que aparece nos comprovantes. Mais adiante, no vídeo a respeito de Busca & Busca Avançada, você entenderá como filtrar intervalos de tempo dentro de um Caderno. Mas para que isso funcione bem, lembre-se de ajustar o ordenamento das Notas, conforme expliquei no início do texto.

A propósito, meu sistema de controle de pagamento de contas é muito simples. Em primeiro lugar, tentei agrupar o máximo de vencimentos em uma só data. O segundo passo é ter as datas de pagamento anotadas na agenda de forma recorrente. Quando o alarme toca, eu pago a conta e guardo o comprovante no Evernote. Se fico em dúvida se paguei ou não a, abro o Evernote e verifico as Notas no topo da relação.

3. Saúde

Aqui temos um exemplo de Caderno que merece mais organização. Prefiro um único Caderno, mas fica a seu critério. Se você faz algum tipo de acompanhamento ou exame periódico, pode ser mais interessante ter cadernos específicos. No meu caso separo tudo usando Etiquetas. Algumas que uso são "Hemograma", "Oftalmologista", "Dentista", "Ortopedista" etc.

Se recebo algum tipo de papel do profissional, fotografo na hora já dentro do Caderno "Saúde". Se for algo que posso ou preciso capturar online, uso o Web Clipper ou algum dos recursos de captura que mencionei na Aula 2. O importante é guardar na hora e já colocar a Etiqueta.

Com tudo no Caderno, fica fácil, por exemplo, encontrar a minha última receita de óculos. Basta entrar no Caderno e filtrar usando a etiqueta "Oftalmologista" e a mais recente estará no topo. Por outro lado, se quero ver como meu problema de vista vem piorando, ou mesmo mostrar a sequência de exames para o Oftalmologista quem estou no momento, é fácil. Basta rolar a página.

Guardo também neste Caderno alguns remédios de uso frequente como colírios. E é um Caderno que tem sido especialmente útil desde que me mudei para Portugal. Com a foto das embalagem dos medicamentos, posso mostrar na farmácia e eles buscam pela substância. E claro, vou guardando as novas embalagem no Evernote também.

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4. Documentos

Eu disse que seriam 6 Cadernos, mas menti. Se você, assim como eu, é o organizado da família, o seu Caderno Documentos será, na verdade, um Caderno para cada membro da família. Em realidade já mudei o tipo de organização algumas vezes. Comecei com tudo separado e depois passei para um único Caderno com todos os documentos e uma Etiqueta com o nome de cada pessoa da família. A quantidade de  documentos e combinação de Etiquetas para filtrar, transformou a tarefa em algo muito ineficiente e separei novamente um caderno para cada membro. Para que fiquem um perto do outro, todos começam com a palavra "DOCS". Por exemplo: "DOCS | Vladimir"

Hoje as Etiquetas separam alguns tipos de documento. Por exemplo, se quero ver todos os meus certificados, uso a Etiqueta “certificados”. Além disso, o título da Nota é o nome do documento seguido do número porque muitas vezes o que queremos é apenas o número e fica muito mais fácil copiar e colar.

E uma adição recente é uma página centralizadora com o nome da pessoa da família e abaixo a relação de documentos com os respectivos números e links para as Notas de cada documento. Essa página tem também um atalho na tela do meu Android. Para criar o atalho, basa entrar na Nota e escolher salvar na Home. Infelizmente, por limitações impostas pela Apple, é um recurso que só funciona no Android.

5.Casa

Aqui temos um bom exemplo de Caderno de Ação. Se não assistiu ainda o primeiro vídeo desta série assista para não ficar perdido com os termos que estou usando. Tudo que vou fazendo na minha casa ganha uma fotografia. Por exemplo, o piso corrido, o código da cor da tinta, lampadas com bocais especiais e assim por diante. Além disso, fotografo obras e teno também várias medidas de cômodos. Não parei para fazer tudo de uma vez. Vou fotografando no momento da compra ou de alguma necessidade.

E é um Caderno maior do que a casa. Por exemplo, guarda também os modelos dos computadores, cartuchos de impressora -quando eu tinha impressora- e também algumas peças do carro. Portanto o nome "Casa" é apenas conceitual.

E se preciso comprar algo, marco aquela Nota com a Etiqueta "Comprar", que também está na minha área de Atalhos do Evernote.

6. Imposto de Renda

Comece a se preparar para 2020. Crie um Caderno chamado IR e assim como o Caderno Pagamentos, tudo ficará cronologicamente ordenado e será muito fácil encontrar os documentos que você precisa para o imposto do próximo ano. Assim que entregar a declaração, salve o recibo lá também. Não acho que seja necessário colocar a etiqueta Recibo de Entrega ou algo parecido porque será fácil encontrar rolando as Notas para o início do ano, mas se você tem muitas notas fiscais e recibos para dedução, pode ser interessante classificar para localizar com mais facilidade.

Lembre-se, o primeiro passo é coletar!

Mas, conforme eu expliquei no segundo vídeo desta série, não há mágica. Pare ali mesmo na frente do médico ou da loja de material escolar e fotografe o recibo para dentro do seu Evernote. E se você em um Android e quer simplificar ainda mais as coisas, crie widgets de câmera e salve o conteúdo direto no Caderno IR, Saúde, Rascunhos etc.

Agora quero conhecer alguns dos seus Cadernos. Se 6 for muito, escreve nos comentários alguns que você mais usa ou mais gosta. Assim você vai ajudar outras pessoas que estão começando a usar o Evernote.

 

Evernote | AULA 1: Tipos de Conteúdo

Meu livro Organizando a vida com o Evernote foi publicado em 2012 e já passou por três grandes revisões. Mas como a tecnologia nunca para de evoluir, na quarta edição sugeri que os leitores passassem a acompanhar as novidades do App via meu Canal do YouTube. Desde 2016 já produzi diversos vídeos técnicos a respeito do Evernote e chegou a hora de uma série mais elaborada explicando como uso o aplicativo para Organizar com Inteligência e Trabalhar com Eficiência.

TIPOS DE CADERNO

Tudo que levo para dentro do Evernote está estruturado em três grandes grupos: Arquivo Morto; Acesso Frequente e Ação. Nenhum dos meus Cadernos ou Pilhas tem esses nomes, mas essa classificação mental é fundamental porque me ajuda a pensar em como aquela informação será guardada para ser usada no futuro. Outro ponto importantíssimo é entender que a cronologia e a busca do Evernote são aliados poderosos da Organização Inteligente.

ARQUIVO MORTO

Conteúdo que guardo porque eventualmente posso precisar. São todos os comprovantes de pagamento, documentos e contratos de antigas empresas nas quais trabalhei, as pautas do meu antigo podcast etc. A organização é mínima. Normalmente divido por grandes grupos de Cadernos e se eventualmente preciso encontrar algo, recorrerei a poderosa busca do Evernote.

ACESSO FREQUENTE

Nesse tipo de Caderno guardo o conteúdo que costumo precisar com alguma frequência, por exemplo, documentos pessoais ou documentos da família, material para fazer o Imposto de Renda etc. Aqui costumo organizar as coisas com um pouco mais de atenção e cuidado porque quero ajudar o Evernote a me entregar o melhor resultado quando busco algo. Se eu sei que quero um documento meu, e acontece com alguma frequência, o melhor é ir direto ao Caderno onde estão os meus documentos e o mesmo vale para esposa, filhos e pais. Cheguei a tentar guardar tudo em um Caderno só e separar por Etiquetas, mas não foi eficiente.

AÇÃO

A palavra "Trabalho" na língua portuguesa tem sempre uma conotação de trabalhar para alguém ou para uma empresa, enfim, algo profissional. E como quero me referir a todo tipo de trabalho, seja pessoal ou profissional, vou usar o termo Ação daqui por diante. Portanto, anotações em reuniões com clientes, workshops, referências coletadas de livros e artigos e até temas tão corriqueiros como viagens e compras são assuntos ligados a Ação. Estes Cadernos, além de muito bem organizados, precisam de elementos mais sofisticados como Lembretes e Etiquetas para indicar status ou filtrar informações. Ou seja, são Cadernos dinâmicos.

TAREFA PARA CASA

Sua missão é pensar se tudo que você guarda no Evernote pode ser classificado em um destes três grupos. Não reorganize nada. Apenas passe os olhos sobre seus Cadernos e veja se todos eles cabem dentro dessas três sub-divisões. Se encontrar algo que não funciona em nenhum dos três, gostaria de saber o que é. Por favor, deixe seu comentário.