As vantagens do Trello Gold

Se você faz parte do grupo que precisa de um pouco mais de recursos no Trello, a conta Gold pode ser uma boa alternativa economicamente mais viável.

Existem alguns recursos da conta Gold que não me parecem tão úteis, mas há outros que considero muito vantajosos para quem usa o Trello em uma pequena empresa ou departamento.

Personalização do Quadro e Cartões

Apesar dos inúmeros fundos de tela disponíveis na conta gratuita, pode ser que você queira personalizar seus quadros usando a logo da empresa ou uma foto sua. No Trello Gold, vá até o item “Personalizar” abaixo das imagens gratuitas e clique no sinal de adição para incluir uma ou mais imagens. Uma vez terminado o upload, elas ficarão disponíveis para serem utilizadas em todos os seus Quadros.

Os Stickers são outro elemento decorativo. No Trello Gold você pode arrastar um ou mais deles para dentro de um cartão (assista o vídeo para entender melhor). E como bonus, é possível também criar seus próprios Stickers clicando no botão de adição e enviando uma ou mais imagens.

A propósito, caso queira mover um Sticker, coloque o ponteiro do mouse sobre a imagem e clique na letra “e” para destravá-la. Agora ela poderá ser arrastada para outra posição.

Mais Armazenamento

Tenho como política evitar arquivos anexos nos cartões do Trello. Inclusive é uma das primeiras recomendações que faço para os alunos durante as minhas mentorias. O maior problema dos anexos é que caso você precise editar um arquivo, ele terá que ser primeiro baixado para seu computador e depois de trabalhar nele você terá que anexá-lo novamente ao cartão.

Além disso, a busca do Trello não localiza conteúdo dentro de arquivos. Portanto, o melhor a fazer é manter tudo guardado no Google Drive, OneDrive, Dropbox ou outro sistema de armazenamento em nuvem e incluir o link para o arquivo no cartão do Trello. Outra possibilidade, esteticamente melhor é usar o Power-up do Google Drive.

Três vezes mais poderes!

Os Power-ups do Trello são serviços que funcionam conectados ao aplicativo. Por exemplo, podemos ter arquivos específicos do nosso Google Drive dentro de cartões ou criar Campos Personalizados para nome, telefone etc. São muitas as possibilidades, mas na conta gratuita só é permitida a utilização de um Power-up por Quadro. Em minha opinião a maior vantagem do Gold é a possibilidade de usar até três Power-ups por Quadro. É um número bastante razoável e que na maior parte das vezes é o suficiente mesmo quando o Trello está sendo usado para gerenciar processos em pequenas empresas.

Mais Automações

E dentre os Power-ups, um dos que considero mais úteis é o Butler. Com ele é possível automatizar uma série de rotinas repetitivas dentro dos Quadros e a quantidade de automações permitidas está diretamente ligada ao plano do Trello em uso. No Gold o número de comandos do Butler passa de 50 para 200 e as operações permitidas passam de 500 para 2.000.

Gold para sua Equipe

E, finalmente, uma das maiores vantagens do Gold é o formato inclusivo de adesão. Quem tem a conta Gold e cria um Quadro com os mais variados recursos, pode convidar todo tipo de membros, inclusive os que usam contas gratuitas do Trello. Todos os membros que estão no Quadro terão acesso aos recursos disponíveis naquele Quadros.

 

Google Agenda: 4 recursos que sempre uso

Existem alguns recursos do Google Agenda que adoro e não consigo viver sem.

Já expliquem em outras situações que a Agenda de Compromissos é onde anoto e controlo aquilo que tem data e hora para acontecer e é também o espaço no qual aplico a minha técnica de Blocos de Atividades. A ferramenta que mais gosto é o Google Agenda porque ele funciona em toda parte e tem alguns recursos que considero muito importantes para o meu trabalho fluir da forma mais eficiente possível.

Fusos Horário

No seu computador, vá até o Google Agenda, clique na engrenagem e escolha a opção para adicionar um segundo fuso horário. A propósito, esta e as demais explicações estão também demonstradas em vídeo. No meu caso tenho Portugal e Brasil, mas, dependendo das suas necessidade, pode ser também usado para dois fusos do Brasil.

Agora, na tela principal, onde aparece a régua da timeline, você verá os dois fusos selecionados e ficará muito fácil saber exatamente que horas são no país ou região onde estão seus clientes ou colegas de trabalho. Por outro lado, se você marca poucas reuniões em outros fusos, a outra possibilidade é escolher o fuso da pessoa quando você for marcara um compromisso.

E finalmente, você pode também escolher alguns relógios de diferentes partes do mundo para aparecerem na lateral esquerda do Google Agenda. Tenho um marcando o horário da Califórnia para coordenar minhas conversas com o pessoal da Evernote, outro da costa leste dos EUA e finalmente um para Europa central. A hora do Brasil e Portugal já vejo apenas olhando para a timeline no Google Agenda ou para os dois relógios que tenho na minha mesa.

Encontre Tudo

Há quem não saiba, mas é possível realizar buscas no Google Agenda usando uma palavra ou o endereço de email de alguma pessoa que você convidou para um compromisso. Uso bastante este recurso para verificar se quem está me procurando para uma conversa já falou comigo no passado. E no caso da agenda pessoal, é útil para lembrar quando foi que um determinado compromisso aconteceu.

No vídeo eu reclamei que o recurso não estava ainda disponível nos aplicativos para telefone ou tablets, mas não é verdade. Fui prontamente corrigido pelo Sbrana, que deixou um comentário explicando por onde o recurso da busca andava escondido. Fiquei muito feliz com a descoberta poque era algo que fazia muita falta no meu fluxo de trabalho.

Produtividade com Atalhos de Teclado

Existem atalhos de teclado para todos os serviços do Google, mas confesso que minha utilização está restrita aos que estão disponíveis no Google Agenda. Para conhecer todos, abra o Google Agenda no computador e clique na tecla interrogação. Uma janela abrirá sobre sua agenda com todos eles.

Os três atalhos que uso diariamente são D (day) para ver a agenda em modo de visualização DIA, W (week) para visualizar a SEMANA e o X pode ser configurado para quantos dias você quiser. No meu caso uso para TRÊS DIAS. Quase nunca uso, mas se você precisar espiar o ANO inteiro, use a tecla Y (year).

Além dos três que mais uso, adoro arrastar o mouse sobre alguns dias no pequeno calendário à esquerda para ver os os compromissos dos dias selecionado em tela e tomar alguma ação como mover algum compromisso. Para entender melhor, assista o vídeo.

Não perca tempo, use a Inteligência Artificial

Sei que para alguns é uma sensação horrível deixar certas coisas acontecendo automaticamente, mas honestamente, não consigo me ver perdendo tempo com tarefas que máquinas podem fazer por mim.

Todos os meus voos, reservas no Airbnb [cadastre-se e ganhe um desconto na sua próxima reserva] e diversos outros serviços que compro online aparecem automaticamente no meu Google Agenda. Para ativar o serviço, vá até as configurações (engrenagem) e clique na integração com o Gmail. Caso não esteja encontrando, assista o vídeo.

Você usa o Google Agenda? Que recursos do serviço são indispensáveis no seu sistema de trabalho? Deixe um comentário abaixo compartilhando sua experiência ou dicas para ajudar outras pessoas.

 

Não seja o inimigo do seu tempo

No final, são os pequenos problemas acumulados ao longo do dia, semana e meses que roubam nosso tempo.

No início do ano (2019) concluí o trabalho de mentoria no escritório de arquitetura Estúdio MRGB e recentemente, quando nos encontramos novamente para dar início a um outro projeto, aproveitamos a oportunidade para gravar uma conversa a respeito de um tema que considero muito importante e que sempre abordo nas minhas mentorias.

Há quem não perceba, mas em muitas situações é o somatório dos pequenos problemas que leva àquela sensação de que o trabalho não está rendendo. É o que os economistas chamam de Custos de Transação. Ou seja, tudo aquilo que, de uma forma ou de outra, dificulta a transação.

Em outras palavras, são os inconvenientes do processo, a ausência de confiança entre as partes, a comunicação ineficiente, a confecção de contratos, as mudanças inesperada nos planos, a falta de informação, dificuldades na comunicação, o pagamento propriamente dito etc.

Não há como eliminar todos os Custos de Transação, afinal, temos que fazer um contrato, temos que conversar com o cliente e é muito importante estarmos abertos à mudanças. Por outro lado, não vejo razão para perdermos tempo procurando dados como o nome, email, CNPJ ou ficar rolando uma tripa enorme de conversas no WhatsApp em busca de uma informação essencial para o andamento do trabalho. Estes pequenos momentos, somados, representam uma enorme perda de tempo que pode ser evitada.

Outra ponto que atrapalha muito e, infelizmente é bastante comum, especialmente no trabalho em equipe, é não saber o que cada um já fez, qual o estágio de um determinado projeto ou como está a situação do cliente. O lado positivo é que um quadro Kanban construído de forma apropriada pode reduzir muito ou até mesmo eliminar uma boa parte destes problemas.

É uma mudança possível por conta da natureza das Metodologias Ágeis. Quando concluo o trabalho da mentoria com a criação dos fluxos de atividades de uma empresa, representados em um quadro Kanban, já é possível notar de imediato uma diminuição ou, em alguns casos, a eliminação da ansiedade porque cada cartão passa a conter os elementos necessários para execução do trabalho e também a sinalização instantânea do seu status.

A tecnologia é outro elemento muito importante. Por exemplo, ao usar sistemas de automação, eliminamos uma série de trabalhos mecânicos que um computador pode fazer de forma muito mais eficiente.

Mas para que tudo isso funcione é preciso mudar a forma de pensar e agir e este foi o tema da conversa que tive com o arquiteto Igor e que você pode assistir na íntegra.