EVERNOTE | AULA 4: Etiquetas para quê?

A existência das Etiquetas do Evernote é um mistério para muita gente. Meus alunos me perguntam com frequência para que servem e como usá-las. Algumas pessoas nem sabem que elas existem. Já os apaixonados, usam Etiquetas para tudo. E finalmente alguns as usam de forma mais moderada e combinada aos Cadernos. É o meu caso.

Para entender quando usar Etiquetas, é preciso primeiro compreender como elas funcionam e qual a diferença entre elas e os Cadernos. Vamos começar por quantidades.

São permitidos 250 Cadernos na conta gratuita e 1.000 na Premium. Já a quantidade de Etiquetas que você pode ter, seja na conta paga ou na gratuita é 100.000, com um máximo de 100 por Nota.

Outra diferença técnica é que sendo um usuário Premium você pode ativar um ou mais Cadernos para funcionarem em modo offline no seu telefone ou tablet. Ou seja, será possível ver todo o conteúdo deles ainda que não exista conexão com a Internet em algum momento.

Não há como ter uma mesma Nota em vários Cadernos do Evernote, portanto, se você precisa de uma Nota classificada de diferentes formas, Etiquetas são o melhor caminho. Com elas é filtrar uma mesma Nota em diferentes grupos.

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Existe a possibilidade de criar uma árvore de Etiquetas arrasando uma para cima da outra, mas é uma estrutura que serve apenas para organizar as cosias. Ao clicar na Etiqueta mãe, você não verá o conteúdo das sub-Etiquetas e não há indícios de que isso vá mudar. Por outro lado, ao criar uma Pilha de Cadernos, também arrastando um Caderno para cima do outro, você pode ver todo conteúdo de todos os Cadernos que estão naquela Pilha.

QUAL É A SUA NECESSIDADE?

Agora que você conhece as diferenças técnicas entre Cadernos e Etiquetas, pergunte-se como e quando precisa acessar determinadas informações e pense sua organização para atender as suas necessidades. E claro, se algo mudar na sua vida ou trabalho, você pode sempre ajustar a forma como usa os Cadernos e Etiquetas do Evernote.

COMO EU USO ETIQUETAS

1. Filtros - No meu Caderno Casa tenho, por exemplo, as plantas da casa e de alguns cômodos e também as medidas de alguns móveis e paredes. Todas essas Notas estão marcadas com a Etiqueta Medidas. O mesmo acontece com os manuais, que também estão no Caderno Casa e são identificados com o uso da Etiqueta Manuais. Quando preciso de alguma informação específica relacionada à minha casa, posso entrar no Caderno e filtrar usando as Etiquetas.

Etiquetas também funcionam bem para Notas que estão em diferentes Cadernos do meu Evernote. Se preciso ver os passaportes de todos da família, clico na Etiqueta Passaporte e o Evernote me mostrará as Notas filtradas, mesmo que todas elas estejam em Cadernos diferentes. Assista a AULA 3 para entender melhor.

2. Estatísticas - Já as Notas dos meus alunos estão espalhadas por diversos Cadernos. Há os que apenas entraram em contato comigo uma vez, há os que marcaram uma conversa e não compareceram, os que decidiram começar o trabalho de mentoria, mas nunca foram adiante, os que iniciaram os trabalhos etc. Enfim, são diversos espaços que precisam ser organizados para que eu tenha acesso às informações de forma eficiente.

Todas as pessoas que marcaram uma conversa comigo, ganham a Etiqueta Meet na Nota. O nome vem do Google Meet, que é o App que uso para as conversas e mentorias. Os que não compareceram ganham a etiqueta NO-SHOW, que é um termo que vem dos meus tempos de trabalho com turismo. Importante deixar claro que essas classificações não surgiram todas de uma vez, nem da noite para o dia. Ao longo dos anos trabalhando como consultor, fui identificando informações que seriam importantes e fui criando as Etiquetas. Outras, que gosto muito, me ajudam a conhecer o estado e a profissão ou área de atuação de cada um dos alunos.

Com todas essas informações nas Notas, posso gerar uma série de estatísticas. Por exemplo, sei que Advogados, Arquitetos e Contadores são as profissões que mais me procuram para aulas ou mentorias. Sei também que nos últimos meses, Minas Gerais está em alta, quase ultrapassando Santa Catarina. Sei de tudo isso, simplesmente entrando na área de Etiquetas e olhando os números ao lado de cada uma delas.

3. Ação - Já tive várias etiquetas deste tipo, mas no momento tenho apenas uma, a Comprar, que fica na minha Área de Atalhos do Evernote. Mas você pode e deve ser criativo e criar outras como Ligar, Ler etc. A ideia é identificar as suas necessidades e ter um filtro para executar determinada ação.

FORMATO EM TESTES

No meu livro sugiro que você escolha um formato e o utilize sempre, simplesmente porque será mais fácil encontrar uma Etiqueta quando você precisar. Outra vantagem dessa estratégia é que evitará a criação de novas Etiquetas acidentalmente. O formato que eu usava no passado era tudo em letras minúsculas e o mais simples possível, mas ando realizando alguns testes e estou gostando muito.

Apesar de ser possível organizar as Etiquetas em árvore, conforme explico no vídeo, tenho experimentado uma estrutura com “nome e sobrenome”. Por exemplo, no caso do estado do cliente, tenho "Região | SP". Uso “região” porque aqui em Portugal e outras partes do mundo “estado” não existe e queria algo com significado mais amplo.

A vantagem desse formato é que só preciso lembrar do primeiro nome da Etiqueta. Ao escrever Região na caixa de buscas das etiquetas (vide exemplo abaixo), verei um filtro com todas as regiões e posso escolher rapidamente a que quero na lista. E se aquela região (Ex.: Região | PB) ainda não existe, é fácil perceber olhando para a lista que se abriu. E, finalmente, para filtrar informações estatísticas também ajuda muito.

Buscando por Região na caixa de etiquetas, verei algo como:

Região | Porto
Região | RJ
Região | SC
Região | SP

BUSCA AVANÇADA

As Etiquetas também podem ser combinadas entre si. Por exemplo, posso selecionar 2019 + Fevereiro + Região | RJ para saber quantos clientes atendi em fevereiro de 2019 e que, ao mesmo tempo, são do estado do Rio de Janeiro. Mas esse é um assunto para a aula específica a respeito de buscas e buscas avançadas no Evernote. Assine meu Canal no YouTube para acompanhar os próximos vídeos.

 

EVERNOTE | AULA 3: Cadernos Essenciais

O Evernote é como um livro ainda não escrito e cada um de nós precisa estar constantemente incluindo conteúdo no aplicativo para que ele seja útil de verdade.

A título de inspiração, compartilho aqui sugestões de 6 Cadernos ligados a temas que são comuns a muita gente. Por exemplo, todos temos contas a pagar, eventualmente vamos ao médico, dentista, oculista, fazemos nosso imposto de renda todo ano e assim por diante.

A lista poderia ser bem maior. Por exemplo, no meu Evernote tenho 47 Cadernos pessoais e 64 ligados ao meu trabalho. Mas meu objetivo com essa série de vídeos é seguirmos aos poucos porque assim será possível praticar e começar a entender os benefícios que o App pode trazer para sua vida. E você que já usa o Evernote, também pode me ajudar os iniciantes. Deixe um comentário explicando quais os 6 Cadernos que você não viveria sem.

Cronologia

Vamos começar realizando um pequeno ajuste no seu Evernote. Minha sugestão é que você ordene os Cadernos por data de criação da Nota. Significa que, como numa timeline, você sempre verá os Cadernos mais novos no topo. É um ajuste pequeno, mas que facilitará muito o processo de encontrar conteúdo no futuro. A configuração fica em lugares um pouco diferentes em cada versão do aplicativo, mas está sempre no topo da janela que contém a sua relação de Notas. Se não conseguir encontrar, assista o vídeo.

1. Rascunhos

No artigo "Dica para criar seu próprio sistema de trabalho", falo sobre um bloquinho para anotações que meu pai levava sempre com ele no bolso da camisa. Era um local tanto para afazeres, quanto para capturar ideias e inspirações.

Depois de alguns anos usando o Evernote, percebi que eu vinha focando muito mais na organização e havia deixado de lado a criatividade. O caderno "Rascunhos" é minha versão digital do bloquinho de notas de papel do passado. Aquele lugar onde escrevemos ideias, anotações aleatórias, desenhos etc. É um espaço livre sem preocupações, que estou sempre consultando, mas não há uma uma regra ou sistema para ficar triando, organizando etc.

Com tempo ele se tornou também o candidato perfeito para ser meu Caderno Padrão, que no Evernote é o Caderno principal para onde vai tudo que você envia para o App sem escolher um destino. Qualquer Caderno pode ser transformado em Caderno Padrão e já tive vários tipos de Caderno Padrão. Atualmente é o "Rascunhos".

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2. Pagamentos

Este é um bom exemplo de Caderno que não precisa de nenhum tipo de organização ou mesmo Etiquetas. Minha sugestão é que o nome do Caderno seja o mais simples possível para que você consiga lembrar. Ao pagar uma conta via telefone, o comprovante aparecerá no final. Use o botão compartilhar do iOS ou Android para enviá-lo ao Evernote. Escolha o Caderno "Pagamentos" e fim de conversa.

Se quiser, coloque um título com "Água", "Luz", "Telefone" etc., mas na prática não há necessidade. Mesmo que você tenha muitas contas, elas ficarão agrupadas dentro de um mesmo mês e os meses mais recentes estarão sempre no topo da relação. Além disso, a busca do Evernote encontrará as contas com base no nome que aparece nos comprovantes. Mais adiante, no vídeo a respeito de Busca & Busca Avançada, você entenderá como filtrar intervalos de tempo dentro de um Caderno. Mas para que isso funcione bem, lembre-se de ajustar o ordenamento das Notas, conforme expliquei no início do texto.

A propósito, meu sistema de controle de pagamento de contas é muito simples. Em primeiro lugar, tentei agrupar o máximo de vencimentos em uma só data. O segundo passo é ter as datas de pagamento anotadas na agenda de forma recorrente. Quando o alarme toca, eu pago a conta e guardo o comprovante no Evernote. Se fico em dúvida se paguei ou não a, abro o Evernote e verifico as Notas no topo da relação.

3. Saúde

Aqui temos um exemplo de Caderno que merece mais organização. Prefiro um único Caderno, mas fica a seu critério. Se você faz algum tipo de acompanhamento ou exame periódico, pode ser mais interessante ter cadernos específicos. No meu caso separo tudo usando Etiquetas. Algumas que uso são "Hemograma", "Oftalmologista", "Dentista", "Ortopedista" etc.

Se recebo algum tipo de papel do profissional, fotografo na hora já dentro do Caderno "Saúde". Se for algo que posso ou preciso capturar online, uso o Web Clipper ou algum dos recursos de captura que mencionei na Aula 2. O importante é guardar na hora e já colocar a Etiqueta.

Com tudo no Caderno, fica fácil, por exemplo, encontrar a minha última receita de óculos. Basta entrar no Caderno e filtrar usando a etiqueta "Oftalmologista" e a mais recente estará no topo. Por outro lado, se quero ver como meu problema de vista vem piorando, ou mesmo mostrar a sequência de exames para o Oftalmologista quem estou no momento, é fácil. Basta rolar a página.

Guardo também neste Caderno alguns remédios de uso frequente como colírios. E é um Caderno que tem sido especialmente útil desde que me mudei para Portugal. Com a foto das embalagem dos medicamentos, posso mostrar na farmácia e eles buscam pela substância. E claro, vou guardando as novas embalagem no Evernote também.

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4. Documentos

Eu disse que seriam 6 Cadernos, mas menti. Se você, assim como eu, é o organizado da família, o seu Caderno Documentos será, na verdade, um Caderno para cada membro da família. Em realidade já mudei o tipo de organização algumas vezes. Comecei com tudo separado e depois passei para um único Caderno com todos os documentos e uma Etiqueta com o nome de cada pessoa da família. A quantidade de  documentos e combinação de Etiquetas para filtrar, transformou a tarefa em algo muito ineficiente e separei novamente um caderno para cada membro. Para que fiquem um perto do outro, todos começam com a palavra "DOCS". Por exemplo: "DOCS | Vladimir"

Hoje as Etiquetas separam alguns tipos de documento. Por exemplo, se quero ver todos os meus certificados, uso a Etiqueta “certificados”. Além disso, o título da Nota é o nome do documento seguido do número porque muitas vezes o que queremos é apenas o número e fica muito mais fácil copiar e colar.

E uma adição recente é uma página centralizadora com o nome da pessoa da família e abaixo a relação de documentos com os respectivos números e links para as Notas de cada documento. Essa página tem também um atalho na tela do meu Android. Para criar o atalho, basa entrar na Nota e escolher salvar na Home. Infelizmente, por limitações impostas pela Apple, é um recurso que só funciona no Android.

5.Casa

Aqui temos um bom exemplo de Caderno de Ação. Se não assistiu ainda o primeiro vídeo desta série assista para não ficar perdido com os termos que estou usando. Tudo que vou fazendo na minha casa ganha uma fotografia. Por exemplo, o piso corrido, o código da cor da tinta, lampadas com bocais especiais e assim por diante. Além disso, fotografo obras e teno também várias medidas de cômodos. Não parei para fazer tudo de uma vez. Vou fotografando no momento da compra ou de alguma necessidade.

E é um Caderno maior do que a casa. Por exemplo, guarda também os modelos dos computadores, cartuchos de impressora -quando eu tinha impressora- e também algumas peças do carro. Portanto o nome "Casa" é apenas conceitual.

E se preciso comprar algo, marco aquela Nota com a Etiqueta "Comprar", que também está na minha área de Atalhos do Evernote.

6. Imposto de Renda

Comece a se preparar para 2020. Crie um Caderno chamado IR e assim como o Caderno Pagamentos, tudo ficará cronologicamente ordenado e será muito fácil encontrar os documentos que você precisa para o imposto do próximo ano. Assim que entregar a declaração, salve o recibo lá também. Não acho que seja necessário colocar a etiqueta Recibo de Entrega ou algo parecido porque será fácil encontrar rolando as Notas para o início do ano, mas se você tem muitas notas fiscais e recibos para dedução, pode ser interessante classificar para localizar com mais facilidade.

Lembre-se, o primeiro passo é coletar!

Mas, conforme eu expliquei no segundo vídeo desta série, não há mágica. Pare ali mesmo na frente do médico ou da loja de material escolar e fotografe o recibo para dentro do seu Evernote. E se você em um Android e quer simplificar ainda mais as coisas, crie widgets de câmera e salve o conteúdo direto no Caderno IR, Saúde, Rascunhos etc.

Agora quero conhecer alguns dos seus Cadernos. Se 6 for muito, escreve nos comentários alguns que você mais usa ou mais gosta. Assim você vai ajudar outras pessoas que estão começando a usar o Evernote.

 

Evernote | AULA 2: Dez formas de levar conteúdo para o Evernote

Arrisco dizer que o mais importante aprendizado nesta série de vídeos é criar o hábito de capturar e guardar conteúdo no seu Evernote porque o aplicativo não terá nenhuma utilidade se estiver vazio. Em outras palavras, seu lado humano precisa estar diretamente e diariamente envolvido nesta tarefa.

É preciso criar o hábito de guardar e hábito é algo que você tem que praticar todo dia para o resto da vida. Seria ótimo uma fórmula mágica, mas não existe. A solução é repetir, repetir, repetir e o pior é que se você deixar de fazer, o hábito desaparece. Simples assim. Portanto, assista o vídeo e entenda como os recursos do Evernote podem ser usados para simplificar o processo de capturar conteúdo e informações.

INBOX FAZ SENTIDO?

Alguns especialistas dirão que você precisa de uma caixa de entrada para depois processar as informações. Em minha opinião essa prática pode acabar se transformando numa grande vilã porque quando você coloca tudo em uma caixa de entrada, significa que terá que sempre separar um tempo no futuro para processar aquilo. E se você já tentou fazer isso, deve ter percebido que existe uma tendência para deixar ara depois e, em alguns casos, nunca fazer.

+ Cuidado com o MONSTRO do INBOX!

Outro problema é que ao processar em um segundo momento é bem provável que você gastará mais tempo simplesmente porque terá que analisar item por item para relembrar do que se trata e só depois decidir o que fazer.

Ao organizar no momento em que algum item foi coletado ou criado, você sabia exatamente do que se trata é é muito mais rápido guardar no local correto. Em outras palavras, você gastará muito menos tempo se optar por classificar e guardar na hora. Porém, para que isso seja possível, você precisa ter e conhecer muito bem a sua estrutura de Cadernos e Etiquetas no Evernote, que, a propósito, será o tema da próxima aula.

AS 10 DICAS

1. Anotações no App. Acredito que essa forma de entrada de conteúdo é conhecida por todos, mas é preciso tomar cuidado. Apesar de um bom número de possíveis formatações, especialmente considerando as novidades no Web Beta, o Evernote não é o melhor lugar para criar documentos mais elaborados como contratos.

2. Fotos. No App Evernote para telefones e tablets há uma câmera que pode fotografar qualquer coisa para dentro de uma nova Nota. Trata-se de um recurso extremamente útil para coletar determinadas informações. Por exemplo, a capa de um livro que gostamos e pensamos em ler no futuro, um folheto com alguma informação útil, como horários de funcionamento de um estabelecimento; uma placa com alguma propaganda.

Enfim, qualquer coisa que vemos e vamos precisar no futuro. mas o segredo é fotografar dentro do Evernote para que você saiba onde procurar depois. E aqui vai uma dica. Tudo que você fotografar com contendo letras, será interpretado pelo Evernote e aparecerá na busca.

3. Escaner. A mesma câmera do Evernote pode funcionar como escaner e digitalizar todo tipo de documentos. Ao abrir a câmera você verá um ícone no canto superior direito. Se for uma montanha, a câmera está em modo de fotografia. Se for um papel, é o modo escaner. Aliás, há um artigo detalhado aqui no Blog e recomendo que você leia. Um passarinho me contou que provavelmente os dois modos estarão separados no futuro. Portanto, dependendo de quando estiver lendo, pode ser que as coisas já estejam diferentes.

+ Como funciona a digitalização de documentos no Evernote e quais as vantagens do Moleskine e Post-it
+ Evernote: seu escaner de bolso

Ao selecionar o modo escaner, uma moldura verde aparecerá em volta da folha que você deseja digitalizar. Mas para que o App consiga identificar as bordas o documento, o melhor a fazer é fotografar com o documento sobre um fundo que seja e uma cor contrastante. Se você for um usuário Premium, poderá também digitalizar cartões de visita e ter todos os dados levados para a sua agenda de contatos. Dê uma olhada no artigo complementar para entender como tudo isso funciona.

4. Email. Caso você seja um usuário Premium, o conteúdo de qualquer email pode ser levado para o Evernote usando um conjunto de códios. Vá até evernote.com, entre com seu usuário e senha, clique no seu avatar e selecione configurações. Localize e guarde seu endereço de email na agenda. Tudo que for enviado para lá, cairá no seu Evernote. O título do email será o título da Nota e o corpo do email e seus anexos serão o corpo da Nota.

Para enviar o email para um cadernos específico, vá até o título da mensagem, dê um espaço, coloque uma arroba e logo em seguida o nome do Caderno. Caso queira colocar Etiquetas, use o hastag e para Lembretes a exclamação (assista o vídeo para entender melhor). Você pode colocar várias Etiquetas e não precisa usar os três tipos de código sempre. O que precisa respeitar é a orem: Lembrete, Caderno e Etiquetas.

5. Web Clipper. Não me alongarei neste tema porque existem vários vídeos a respeito de Web Clipper no Canal e uma videoaula completa. O importante é instalar o Web Clipper e sempre que encontrar algo interessante quando estiver navegando pela web, guarde no seu Evernote. O Web Clipper é recurso obrigatório.

6. Evernote para o Outlook. Usuários do Outlook podem instalar o plugin do Evernote e levar qualquer email para dentro do aplicativo. Vá até a loja de aplicativos da Microsoft e instale o plugin Evernote. Um elefante aparecerá na barra de ferramentas e clicando nele você poderá levar qualquer email para dentro do Evernote. E no momento da captura é possível escolher o Caderno e Etiquetas.

7. Evernote para Gmail. Vá até o Gmail, clique no sinal de adição que aparece na barra à direita e selecione e instale o Evernote. Assim como acontece no Outlook, todo email pode ser levado para um Caderno específico dentro do seu Evernote. E claro, você pode também incluir Etiquetas. E vai funcionar no comutador e no App para telefone.

8. Widgets para Android. Já reparou que no Android existem alguns elementos que ficam na tela? Por exemplo, um relógio ou a previsão do tempo. São os widgets e os do Evernote são muito poderosos. Você pode criar uma barra com vários recursos, sofisticar essa barra com uma relação de Notas e finalmente criar ícones para coleta que será levada para Cadernos específicos. Existem vídeos no Canal sobre o tema e recomendo que você assista porque conseguirá conseguirá coletar conteúdo de uma forma muito mais ágil com eles.

+ EVERNOTE: widgets e links para Notas

9. Widges para iOS. Em razão das limitações impostas pelo sistema da Apple, os widgets no iPhone e iPad são bem mais restritos. Para começar só existe um e ele não permite nenhum tipo de personalização como acontece no Android. Mas o iOS está mudando no iPad e pode ser que no futuro o widget do Evernote venha a ser mais funcional.

10. Terceiros. Além de todas as formas de envio do próprio Evernote, existem inúmeros aplicativos que se conectam ao Evernote e recomendo que você fique atento para identificar e experimentar aqueles que fazem sentido para você. Sugiro que você participe do nosso Grupo de Discussão para trocar experiências com outros usuários porque existem muitos serviços que se conectam ao Evernote.

O OVO E A GALINHA

E afinal, quem nasceu primeiro, o ovo ou a galinha? É basicamente o dilema que tenho toda vez que ensino Evernote. Existem inúmeras formas de coletar conteúdo, mas para que a coleta seja eficiente, é importante que você já tenha uma estrutura de Cadernos ou Etiquetas minimamente organizadas. Por outro lado, não adianta muito ter uma estrutura perfeita de Cadernos e Etiquetas e não conhecer todas as formas de envio e conteúdo.

Hoje você descobriu que existem várias formas de levar conteúdo para o Evernote. No próximo vídeo explicarei como ter uma estrutura minimamente organizada para receber tudo que você coleta no seu dia-a-dia. O seu dever de casa para o momento é experimentar os serviços de coleta de informação que descrevi hoje. E se você tem mais alguma dica, por favor, compartilhe.