Cansado dos procedimentos? Seja a mudança!

Trabalhei por anos em grandes empresas e muitas vezes me deparei com processos e procedimentos que não faziam sentido algum. Se você já passou por isso, sabe bem que reclamar com o colega, cliente ou até mesmo com o chefe, provavelmente não vai resolver nada. Na maioria dos casos é uma batalha perdida e frustrante.

O fato é que aquele passo-a-passo é importante para que as coisas funcionem e cada uma das etapas foi criada por algum motivo em algum ponto no tempo. O problema é a falta de revisão e a estagnação.

Anos depois comecei a trabalhar como consultor e tenho meus próprios procedimentos, mas não é sobre eles que quero conversar hoje. O que tenho percebido nas minhas consultorias é que existe um grupo de pessoas que encontrou uma forma de contornar essa barreira.

Meus clientes vêm em busca de formas mais eficientes e modernas de fazer as coisas e minha primeira conversa é em forma de diagnóstico para entender em detalhes o que está acontecendo. Em alguns casos fica muito evidente que a pessoa se esforça, quer fazer as coisas e a empresa é que está atrapalhando. Mas eles são guerreiros e lutam pela mudança.

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É incrível o que esse pequeno exército consegue fazer com o que aprendem comigo. Eles são fortes e desbravadores.

Usam os aplicativos, métodos e técnicas por conta própria, muitas vezes em paralelo com tudo aquilo que existe de mais antiquado nas empresas. O caminho é difícil e às vezes longo, mas eles não desistem!

Seguem com os altos e baixos até que um dia, quando menos se espera, começam as perguntas:

- Como é que você fez isso?
- Como encontrou essa informação tão rápido?
- Que aplicativo é esse?

A contaminação vai atingindo os colegas, o chefe e vai se espalhando até que é inevitável e uma mudança acontece.

Não é um caminho fácil, mas funciona. Ao menos é o que os clientes me contam meses depois. As histórias são fantásticas, mas a jornada definitivamente não fácil.

Se você busca a mudança, rebele-se, mas de outra forma. Bater de frente não vai funcionar. Vá em busca de alternativas e mostre que é possível fazer as coisas de uma forma mais eficiente.

Meus 10 anos de Evernote.

Nas conferências internacionais, Phil Libin, antigo CEO da Evernote, começava suas apresentações com uma barra de progresso. A cada novo ano ela ficava 1% maior. Dizia ele que estava construindo uma empresa de 100 anos.

A empresa Evernote passou momentos bons e ruins nos últimos anos, mas a barra de progresso continuou crescendo e chegou aos 10 anos, ou seja, 10%. A minha barra de usuário do aplicativo é alguns meses mais lenta e chegou aos 10% exatamente hoje.

+ Adeus Skitch?
+ Por que acredito no futuro da Evernote?

Aplicativos como Gmail, Outlook, Office e alguns outros provavelmente fazem parte da vida de muitos há mais de 10 anos, mas quando falamos de startups, não é nada fácil completar os primeiros anos de vida, quem dirá 10 anos.

Ocorre que o App Evernote se tornou tão popular, que às vezes pensamos que se trata de uma mega-empresa. Nada disso. A Evernote (empresa) é uma pequena fração do que Microsoft, Google e Apple são e ainda assim concorre diretamente com OneNote, Google Keep e Apple Notas. Portanto, o fato de existir por 10 anos, possuir uma base tão grande de usuários e ainda ser uma empresa rentável precisa ser considerado como uma grande vitória.

Lembro com muito carinho dos meus primeiros momentos experimentando o App no meu iPod Touch, depois veio o apaixonante trabalho de escrever um livro e seu lançamento, os convites para participar das conferências internacionais da empresa, o antigo podcast Diário de um elefante, minha apresentação na conferência de 2014, a visita a sede da empresa e tantos outros momentos.

Hoje, minha organização pessoal e meu trabalho de consultoria estão fortemente integrados ao Evernote e é um enorme prazer fazer parte deste momento da história da empresa.

Parabéns Evernote e rumo aos 100 anos!

Como executar partes de diversas tarefas sem desperdício

Para que a técnica Pomodoro funcione bem, a primeira coisa a fazer é criar uma lista das atividades que pretende executar e estimar quantos Pomodori (blocos de execução) gastará para cada uma delas.

Dividir atividades em várias partes traz consigo algumas vantagens interessantes. Por exemplo, permite que você comece a executar algo nos primeiros momentos do dia e, depois de alguns Pomodori, passe para outra atividade da lista.

A imagem abaixo ilustra duas atividades, a azul e a vermelha. A cor mais escura representa o tempo já utilizado e a mais clara, o restante do tempo estimado. No exemplo, a duração total de cada uma das atividades foi estimada em 4 Pomodori. Ou seja, considerando intervalos de 5 minutos, são duas horas para cada.

Comecei executando a atividade azul; depois de uma hora houve uma substituição representada pela pausa na cor azul claro e mudança para a vermelha; completei a vermelha e finalmente, a partir da terceira hora, voltei para a azul e a concluí a atividade. Depois de 4 horas, as duas atividades estavam completas.

Este é apenas um exemplo para ilustrar a possibilidade de alternância, mas no mundo real prefiro começar e concluir a maior parte das atividades, porque a maioria delas exige muita concentração e seqüência. Por exemplo, escrever um artigo, gravar um podcast etc.

Por outro lado, há, sim, as que são mecânicas e, nesse caso, são fracionadas. A edição de episódios do podcast ou vídeo para o YouTube são bons exemplos. Gasto muito tempo trabalhando no material ao longo da semana e sempre dedico alguns Pomodori diariamente para as duas atividades.

Outra forma de dividir Pomodori ao longo dos dias é recebendo ou estabelecendo metas. Se algo tem que estar pronto em determinada data, basta se planejar distribuindo os Pomodori daquela atividade ao longo dos dias até o momento de conclusão e entrega.

Não sou tão rígido com os blocos de execução e intervalos. Por outro lado, sou extremamente rígido com o bloqueio das notificações. Isso é fundamental para evitar distrações e divagações que causam enorme prejuízo à execução das tarefas.

A técnica Pomodoro é uma excelente forma de se programar e executar trabalhos utilizando diferentes intervalos de tempo. E lembre-se, mantenha tudo o mais simples possível. Não perca tempo com aplicativos e sistemas sofisticados. Invista na execução utilizando lápis (ou caneta), papel e cronômetro.

+ The Pomodoro Technique (livro oficial)

Na prática, o que faço é copiar para o papel as tarefas que tenho organizadas no Evernote e a medida que vou as executando, simplesmente risco os itens. Em um segundo momento ajusto o status das tarefas no Evernote e jogo o papel fora.