Trello: cartões por lista + totais do quadro 🔣 | 294

Há alguns dias expliquei como uso etiquetas do Evernote para extrair algumas estatísticas do meu caderno de Mentorias. O procedimento no Trello pode ser um pouco mais simples por conta do enorme eco-sistema de Power-Ups e Plugins.

Por exemplo, o plugin "CardCounter For Trello with Totalizer", faz apenas duas coisas e as faz muito bem. Mostra no topo de cada lista o total de cartões e também um resumo da situação do quadro. Em outras palavras, quantos cartões estão em cada lista e o que cada numero representa percentualmente. Dica: assista o video para entender melhor.

Ao instalar o plugin você verá dois novos elementos no quadro. Pequenos retângulos na cor laranja no topo de cada lista mostrando a quantidade de cartões e um retângulo maior na parte superior do quadro, que ao ser clicado, mostra um resumo da situação geral.

E se você já estiver utilizando nos títulos de cada lista os códigos do plugin Kanban WIP for Trello, melhor ainda. O número aparecerá relativo ao total de trabalho em progresso (WIP). Algo como "2/3", ou seja, dois cartões na lista para um trabalho em progresso máximo de três.

Uma das maiores vantagens que vejo no Trello em relação aos concorrentes é a enorme base de serviços que podem ser adicionados para personalizar os quadros. É por isso que nas minhas aulas e mentorias e recomendo o aplicativo. A propósito, se precisar de ajuda para trabalhar com eficiência na sua empresa ou departamento, entre em contato.

 

Trello: sigilo x transparência 😯 | 293

Quando falo de Kanban para meus alunos ou nos vídeos que gravo para o Canal no YouTube, é muito comum eu também mencionar a importância da transparência nas empresas. Seja nos processos, seja das informações. Por outro lado entendo perfeitamente a necessidade do sigilo para alguns dados que precisam ser armazenados de forma protegida.

Uma forma de resolver o impasse é manter a maior parte dos fluxos e informações de forma aberta no Trello e usar serviços externos como o G Suite ou Evernote para gradar documentos ligados aos cartões, porém compartilhados apenas com aqueles que podem ter acesso àquelas informações.

Para assuntos de trabalho prefiro sempre o G Suite por conta dos termos de serviço, mas funcionará também com o Google Drive gratuito. O primeiro passo é usar o compartilhamento do Drive para convidar pessoas que podem ver ou editar arquivos ou pastas. Depois basta usar o Power-Up ou o link de arquivos para ligar o conteúdo a um ou mais cartões do Trello.

Na prática o arquivo ou pasta aparecerá no cartão, mas só as pessoas com acesso autorizado via Drive poderão clicar e entrar para ler ou editar. O mesmo raciocínio funcionará no Evernote, mas é preciso ter muita atenção a um detalhe.

Ao anexar uma nota do Evernote ao Trello via Power-Up você está sempre transformando aquela nota em uma nota pública. Ou seja, todos aqueles que clicarem no link conseguirão ver seu conteúdo. A solução é não usar o Power-Up.

Vá até o Evernote, copie o link interno daquela nota (assista o vídeo para entender melhor) e depois volte ao cartão do Trello, clique no botão anexo e cole o link dentro da caixa de texto. Um novo arquivo anexo aparecerá no cartão, mas só você conseguirá ver o conteúdo daquela nota. Amenos é claro que você compartilhe a nota via Evernote, com outras pessoas.

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Trello: ser MEMBRO ou SEGUIR um Cartão? 👤 | 289

Afinal de contas, o que é melhor, ser membro de um cartão ou seguir um cartão do Trello. As duas opções são válidas, mas cada qual em uma situação diferente.

E claro sempre levando em consideração a boa prática de fazer parte apenas daqueles cartões nos quais você tem alguma responsabilidade. Ou seja, nunca siga ou seja membro de cartões só para saber. Se quiser saber do status de qualquer coisa, basta entrar no quadro.

Primeiro vamos entender a lógica. Sempre que você segue/acompanha um cartão, receberá notificações quando houver algum tipo de modificação ou inclusão de informações. E sempre que você se torna membro de um cartão, automaticamente passa a seguir aquele cartão. Repare no cartão que ao se tornar membro aparece também no botão "Seguir" um visto verde.

Mas não é necessário ser membro para seguir um cartão. É possível clicar no botão Seguir mesmo não sendo membro ou tornar-se membro e desmarcar a opção Seguir. Enfim, uma coisa não está conectada a outra.

Algumas empresas utilizam o membro no cartão como uma forma de identificar o responsável e em alguns casos, principalmente quando há várias pessoas trabalhando em uma mesmo cartão, não há necessidade de todos receberem notificações.

O inverso também é válido. Por exemplo, alguns dos meus clientes utilizam o Trello para controle de pedidos e entregas de produtos ou serviços e em determinadas situações um supervisor ou supervisora quer acompanhar um caso de perto.

Ela ou ele não tem responsabilidade direta pelo cartão, mas querem receber notificações por algum tempo. Portanto, o melhor a fazer é não ser membro e clicar no botão Seguir.

Entendeu a diferença? Recomendo que assista o vídeo para compreender melhor cada situação. A propósito, no final compartilho uma dica para os que não gostam de ver as imagens de anexos aparecendo nos cartões do Trello.

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