Dica para criar seu próprio sistema de trabalho

Tenho uma lembrança muito clara da minha infância. Meu pai tinha sempre um bloquinho de papel e lapiseira no bolso da camisa.

Palm Pilot

O bloquinho estava sempre a postos para capturar uma ideia, criar uma lista de compras ou desenhar uma explicação.

Perdi as contas de quantos diagramas e mapas eu vi ele desenhar naquelas páginas de rascunho. E ele não era o único. Os amigos e colegas de trabalho também tinham seus bloquinhos. Foram anos e anos de uso, mas com o tempo meu pai acabou entrando na era moderna e hoje tem um smartphone como a maioria de nós.

A propósito, o primeiro Palm Pilot (foto), bisavô do telefone moderno de hoje, nasceu inspirado no bloquinho e caneta que cabiam no bolso de uma camisa. A história, conhecida por uma legião de apaixonados pelo equipamento, está também imortalizada em detalhes no maravilhoso livro Piloting Palm.

Jeff Hawkins, fundador da empresa, ficou por um bom tempo andando com um pedaço de madeira no bolso que simulava os tais bloquinhos para anotações. As dimensões máximas que o futuro equipamento deveria ter foram calculadas com base em conhecimentos de engenharia. Ele considerou o volume de todos os componentes que o primeiro Palm Pilot utilizaria para ter certeza de que aquele formato, que deveria caber no bolso de uma camisa, seria tecnicamente viável.

Outro aspecto muito importante do processo de criação foi um teste simples que eles faziam usando os primeiros protótipos. Duas pessoas sentavam juntas e simulavam uma ligação telefônica que tinha como objetivo combinar um compromisso. Fingiam que estavam ao telefone enquanto usavam os aparelhos para verificar a disponibilidade na agenda e marcar o encontro.

A regra para o sucesso era simples, o protótipo tinha que ser eficiente o suficiente para funcionar tão bem ou melhor do que abrir a agenda de papel e anotar à mão.

Por essa razão o equipamento foi criado com alguns botões físicos para navegação e acesso dedicado para anotações, agenda de contatos e compromissos. Você não vê algo assim nos dias de hoje porque o conceito foi desaparecendo depois do lançamento do primeiro iPhone. Mas podemos dizer que a ideia permanece viva em nos widgets, 3D touch, gestos do Motorola e outros recursos para acesso rápido.

A tecnologia útil é aquela que aprimora nossas capacidades naturais. Sabemos andar e correr com nossas próprias pernas, mas o carro nos leva para os mesmos lugares com mais eficiência e conforto. Pense comigo, você jamais usaria um meio de transporte mais lento ou menos eficiente do que você, por mais bonito e moderno que ele fosse.

Adoro usar aplicativos e equipamentos para aprimorar minha produtividade, mas antes de escolher uma tecnologia há duas coisas que precisam acontecer:

  1. Preciso querer fazer. Parece uma afirmação obvia e é porque nenhum aplicativo vai realizar o trabalho por mim. Eles existem para aprimorar nossa capacidade. São ferramentas. Podemos e devemos automatizar algumas coisas, mas ainda somos nós que comandamos e trabalhamos nesse planeta.

  2. Preciso entender bem meu workflow. Invisto muito tempo pesquisando e experimentando aplicativos e serviços porque gosto e é algo que faz parte do meu trabalho. Porém, o segredo para uma tecnologia bem aplicada é ter primeiro um sistema de trabalho e só depois procurar algo que aprimore nossas capacidades humanas.

Em outras palavras, se você tem dificuldade para organizar seus afazeres, não procure por milagres na tecnologia. Isso não existe! Comece com algo simples. Pegue uma caneta ou lápis e junte com um bloquinho de papel ou uma folha dobrada e coloque no seu bolso. Ande com esse kit para todo lugar e anote tudo que você precisa ou quer fazer. Tudo é tudo. Da tarefa mais simples até uma ideia mirabolante para salvar a humanidade. Neste primeiro momento não se preocupe com perfeição, apenas anote.

O próximo passo é executar. É importantíssimo sentar e fazer. Se você tem essa ou aquela obrigação é porque uma máquina ainda não consegue fazer por você. Portanto, leia o que anotou no papel e comece a trabalhar.

Há várias formas de trabalhar com foco e eficiência. A Técnica Pomodoro, por exemplo, é uma boa alternativa. Enfim, vá fazendo e riscando tudo que você já concluiu e quando não houver mais espaço na folha ou no bloco, consiga outro.

Esse exercício é simples, mas é um primeiro passo importantíssimo para quem não tem o hábito de anotar. E anotar é imprescindível simplesmente porque você vai esquecer. Todos nós esquecemos!

Com o tempo você verá que existem tarefas que podem ser agrupadas em um canto da folha ou em uma página dedicada. Vá experimentando sem medo de errar. É assim que construirá seu próprio sistema de trabalho. Se algo não funcionar, risque, rabisque, dobre, rasgue e tente de outra forma, mas anote. Perceberá também que existem horários melhores para realizar algumas atividades e será um bom momento para praticar os blocos de atividade, sobre os quais falei em vídeo recente. Agora comece a associar os horários do seu dia às páginas ou cantinhos do papel com os afazeres agrupados. Repita aquele tipo de trabalho naquele mesmo horário ou dia da semana.

Quando algumas coisas começarem a acontecer de forma semelhante e muitas vezes no papel, chegou a hora de pensar em tecnologias para otimizar o seu trabalho. E abra a mente neste momento. Um mapa mental desenhado em uma folha é uma tecnologia surpreendente para um grande número de pessoas. E se como a Liz Kimura você guardar tudo digitalizado em um aplicativo como o Evernote, a tecnologia começará a se tornar útil de verdade porque estará complementando uma capacidade sua.

No caso dela, a poderosa busca do Evernote é a tecnologia escolhida. No seu caso pode ser outra coisa. Quem sabe um bom fluxo Kanban no Trello ou algum template do Evernote para ser reaproveitado toda vez que começar a anotar. Mas só há um jeito de identificar o seu aliado perfeito: errando!

Enfim, não perca mais tempo. Pegue seu papel e caneta e comece a anotar e fazer. Acredite, em algum momento você vai encarar situações em que essas duas peças de tecnologia não serão mais suficientes e seu sistema terá que evoluir.

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No meu Canal do YouTube há um montão de dicas, mas o Google é seu melhor amigo. Pesquise alternativas, conheça os diversos métodos, assista as entrevistas que fiz com especialistas, participe do nosso grupo de discussão, converse com os amigos e vá tentando, errando e encontrando suas próprias soluções. Elas são as mais eficientes. E lembre-se, a melhor tecnologia é aquela que funciona bem para você!

PS.: Foi assim, com papel e lapiseira, que comecei e cheguei onde estou hoje.