Tenho uma lembrança muito clara da época da minha infância. Meu pai sempre tinha à mão um bloquinho para anotações. Não era nada sofisticado, a única regra era que coubesse no bolso da frente da camisa junto com uma caneta.

Hoje ele usa um smartphone como muitos de nós, mas o interessante é que isso não era algo que só ele fazia. O primeiro Palm Pilot —bisavô do telefone moderno de hoje— nasceu com esse costume em mente. A história era conhecida por uma legião de apaixonados pelo equipamento.

Dizia a lenda que o fundador da empresa, Jeff Hawkins, ficou andando com um pedaço de madeira no bolso com as dimensões máximas que o futuro equipamento deveria deveria ter. Como ele tinha conhecimento técnico, considerou o volume de todos os componentes que o primeiro Palm Pilot utilizaria para ter certeza de que aquele formato seria tecnicamente possível. O detalhe é que não há nada de ficção nessa história. Ele de fato fez isso e está tudo descrito no maravilhoso livro Piloting Palm.

Outro aspecto muito importante do processo de criação do Palm foi um teste simples que eles faziam usando os primeiros protótipos. Duas pessoas sentavam juntas e simulavam uma ligação telefônica que tinha como objetivo combinar um compromisso. Eles conversavam normalmente fingindo que estavam ao telefone enquanto usavam os aparelhos para verificar a disponibilidade na agenda e marcar o encontro.

A regra para o sucesso era quase elementar, o protótipo tinha que ser eficiente o suficiente para funcionar enquanto os dois conversavam e verificavam o calendário no Palm. Em resumo, precisava ser tão simples quanto abrir a agenda de papel e anotar à mão.

Por essa razão o Palm original tinha alguns botões físicos para navegação e acesso dedicado a anotações, agenda de contatos e compromissos. Você não vê algo assim nos dias de hoje porque o conceito foi desaparecendo dos dispositivos modernos depois do lançamento do iPhone. Mas a ideia permanece em alguns substitutos como os widgets, 3D touch e outros recursos de acesso rápido.

+ Relembrando uma outra era...

Onde quero chegar? A tecnologia útil é aquela que aprimora nossas capacidades naturais. Sabemos andar e correr com as próprias pernas, mas o carro nos leva para os mesmos lugares com mais eficiência. Pense comigo, você jamais usaria um meio de transporte mais lento ou menos eficiente que você, por mais bonito e modero que ele fosse.

Adoro usar aplicativos e equipamentos para aprimorar minha produtividade, mas há duas coisas que precisam acontecer para que esse equação se resolva:

Preciso querer fazer. Parece uma afirmação obvia e é, mas a verdade é que nenhum aplicativo vai realizar o trabalho por mim. Eles existem para aprimorar nossa capacidade. Podemos até automatizar algumas coisas, mas ainda somos nós que comandamos e trabalhamos nesse planeta.
Preciso entender bem as tecnologias a minha disposição e todas as suas possibilidades para que eu consiga identificar o que de fato funcionará para mim. Por isso, invisto tanto tempo estudando e entendendo aplicativos e métodos. Quero soluções que aprimorem minhas capacidades.

Portanto, se você tem dificuldade para organizar suas tarefas, não procure milagres. Isso não existe! Minha dica é a seguinte. Pegue uma caneta ou lápis e junte com um bloquinho de papel ou uma folha A4 dobrada e coloque no seu bolso. Ande com o conjunto para todo lugar e habitue-se a anotar todo que você precisa fazer. Tudo é tudo. Da mais simples tarefa até uma idéia mirabolante que você está tendo. Não se preocupe com perfeição, apenas anote.

O próximo passo é executar. É importantíssimo sentar e fazer. Se você tem essa ou aquela obrigação é porque uma máquina ainda não consegue fazer isso por você. Portanto, leia o que anotou no papel e comece a trabalhar. Há várias formas de trabalhar com foco e eficiência. A técnica Pomodoro, por exemplo, é uma boa alternativa. Enfim, vá fazendo e riscando tudo que você já concluiu e quando não houver mais espaço na folha ou no bloco consiga outro.

+ Introdução à técnica Pomodoro

Esse exercício é simples, mas é um primeiro passo importantíssimo. Vai te ajudar naturalmente e você começará a encontrar seu caminho. Logo você verá que existem tarefas que podem ser agrupadas em um canto da folha e outras em outra parte. Vá experimentando sem medo de errar. Se algo não funcionar, risque, rabisque, rasgue e tente de outra forma. Perceberá também que existem horários melhores para realizar algumas atividades e assim por diante.

Quando algumas coisas começarem a acontecer repetidas vezes no papel, chegou a hora de pensar em tecnologias mais avançadas. E abra a mente neste momento. Um mapa mental desenhado em uma folha é uma tecnologia surpreendente para um grande número de pessoas. E se como a Liz Kimura você guardar tudo digitalizado em um aplicativo como o Evernote, a tecnologia começará a se tornar útil de verdade porque estará aprimorando uma capacidade sua.

+ Evernote e Mapas Mentais, um belo casamento

No caso dela, a poderosa busca do Evernote é a chave para o sucesso. No seu caso, pode ser uma outra coisa como a linguagem natural do Todoist que entende, por exemplo, anotação de tarefas recorrentes feitas via comandos de voz. Mas só há um jeito de identificar tudo isso: fazendo!

Por isso, pegue seu papel e caneta e comece a anotar e fazer. Acredite, em algum momento você vai encarar situações em que essas duas peças de tecnologia não serão mais suficientes e seu sistema terá que evoluir. Aqui no site há um caminhão de dicas, mas o Google é seu melhor amigo. Pesquise alternativas, conheças os diversos métodos, assistas os meus Hangouts, participe do Grupo do podcast, converse com os amigo e vá encontrando soluções. Lembre-se, a melhor tecnologia é aquela que funciona bem para você!