Evernote: Etiquetas ou Cadernos? (como escolher).

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Acredito que a dúvida "etiquetas ou cadernos do Evernote" é uma das mais recorrentes desde que comecei a gravar o podcast Diário de um elefante em 2013.

Já falei muito sobre o assunto e também já publiquei alguns artigos e vídeos no Canal. O mais popular dentre eles é a entrevista com o Rui Silva, na qual ele explica como mantem apenas três cadernos no Evernote e como usa etiquetas para organizar todo o conteúdo.

Vamos começar com uma comparação técnica. Independente da conta, Gratuita, Plus ou Premium, você pode ter no máximo 250 Cadernos e 100.000 etiquetas. Considerando que é possível classificar notas usando qualquer dos dois recursos, comparando os números, fica evidente que é possível fazer muito mais com etiquetas.

Por outro lado, cadernos podem ser mantidos em modo offline. Em outras palavras, é possível acessar o conteúdo de alguns deles mesmo quando não temos Internet disponível. No caso das etiquetas, não há como escolher uma ou mais delas para que fiquem sempre disponíveis em modo offline. Em minha opinião, esta é uma grande desvantagem.

Uma forte desvantagem dos cadernos é que não há como ter um mesmo conteúdo em diferentes cadernos. As notas do Evernote só podem ficar em um caderno por vez e esta limitação pode ser um problema para determinadas pessoas.

+ Como otimizar os 250 Cadernos do Evernote?

Afinal, qual a forma certa de organizar? A verdade é que não existe. Cada caso é um caso. Mas posso te ajudar com algumas dicas.

Se preciso acessar muitas vezes um determinado conteúdo e, principalmente, se preciso chegar nele com velocidade, prefiro os cadernos. Por exemplo, tenho cadernos para as pautas dos vídeos no YouTube, textos que envio para a newsletter e artigos do blog.

Tudo poderia estar junto em um único caderno filtrado por etiquetas, mas não organizo assim porque quando tenho uma ideia para um novo vídeo quero entrar no caderno específico, anotar esta ideia e continuar a fazer o que estava fazendo. O mesmo vale para artigos, newsletter e cursos.

Exatamente por esta razão realizei uma mudança radical no meu sistema de organização de viagens. Se você me acompanha há bastante tempo, sabe que eu tinha um caderno para cada país. Funcionou assim por anos, mas o sistema perdeu o sentido porque meu acesso a este conteúdo é eventual. Portanto, é tranqüilo entrar no caderno viagens e "perder" alguns segundos ou minutos filtrando o conteúdo com ajuda de etiquetas.

Seguindo este raciocínio, o mais racional no caso dos meus clientes e alunos seria separar por cadernos e ter tudo dos clientes armazenado em cada um deles. Mas faço diferente. Mantenho o material mais pesado como vídeos com instruções nas respectivas pastas do Google Drive conectadas as notas do Evernote. Outros materiais, como comprovantes de pagamentos, coloco dentro das próprias notas. Como sou usuário Premium, cada nota minha suporta até 200 MB.

E como filtrar as informações para acesso rápido? Uso lembretes para os clientes ativos. Chego no caderno clientes e olho para os lembretes. Bato o olho nos nomes dos clientes e clico no que preciso.

Percebeu que não existe uma forma única de fazer? O importante é conhecer as limitações técnicas de cadernos e etiquetas e configurar da melhor forma para você. E se não der certo, mude.

O que você achou desta? Gostaria de saber como você organiza seus cadernos e etiquetas. Por favor, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.