Cuidado com o MONSTRO do INBOX! | 256

Sabe aquela história de ficar jogando tudo para dentro de um inbox e esperar a hora da triagem para colocar as coisas nos devidos lugares? Cuidado! 

Imprevistos acontecem o tempo todo e você vai deixar de realizar a triagem por uma serie de motivos. Alem disso, não somos máquinas e rotinas são coisas chatas. Você terá preguiça, vai deixar de fazer só uma vezinha, depois outra e finalmente seu inbox vai acabar virando uma lata de lixo. Você vai começar a postergar a triagem cada vez mais e no final estará morrendo de medo de encarar o MONSTRO do INBOX.

Já aconteceu algo assim com você? Acontece com frequência? No vídeo de hoje explico como uso a tecnologia, algumas constatações científicas e o bom senso para não ter que enfrentar o monstro do inbox. 

Em primeiro lugar, não se culpe, culpe o processo, culpe o método. Você não é uma máquina, você é humano. Para exemplificar, usarei o Evernote, mas funcionará no Trello, no seu arquivo de papel e em diversos outros lugares.

Os Cadernos do meu Evernote são uma representação dos assuntos com os quais lido na minha vida pessoal e profissional. Uso nomes simples de lembrar para poder ir direto a eles quando for o caso de arquivar ou procurar algo. O objetivo é reduzir o atrito e a dificuldade evitando passar pelo inbox. Sempre que posso vou guardando tudo no local correto no momento da coleta.

Se você usa Android, aplique as dicas que mencionei no episódio 254. Ou seja, crie seus pontos de entrada e consulta rápida. No iPhone, explore ao máximo a Área de Atalhos do Evernote. Digamos que você está digitalizando um comprovante de pagamento. Abra o Caderno específico e guarde o comprovante lá. Teve uma ideia para um projeto? Coloque imediatamente no Caderno reservado para suas ideias.

Fazendo na hora você gastará apenas alguns segundos porque seu cérebro já está naquele mindeset. Se está pagando uma conta e quer guardar o comprovante, o Caderno óbvio é o "Pagamentos", por exemplo. É um movimento quase automático. Ou seja, é simples ir direto a ele. E quanto mais vezes fizer isso, mas vai se tornar uma ação mecânica.

Agora vamos pensar em uma situação inversa com um monte de coisas no seu inbox para serem organizadas. Quando começar a passar os olhos, vai ter que relembrar do que se trata item por item antes de poder associar ele a algum Caderno para finalmente arquivar. A soma dos minutos usados será muito maior do que fazendo na hora porque na hora você não tem que relembrar o assunto. O tema já está na sua mente e você simplesmente arquivará no local correto.

Esse fenômeno é facilmente percebido no desenvolvimento de software e foi também detectado nas primeiras linhas de montagem da Ford. Deixar para completar ou corrigir depois é ineficiente quando comparado a fazer na hora porque será preciso usar uma parte do tempo para relembrar o que estava sendo feito e só depois disso tomar uma ação.

Gosto muito do conceito de inbox, mas, em minha opinião ele é apenas um backup para situações inesperadas, conforme mencionei no episódio 250. Por exemplo, se estou conversando com uma pessoa interessante e ela me dá um cartão de visitas, não vou parar a conversa para procurar o local correto para arquivar aquele cartão. 

Ao usar o inbox dessa forma, como exceção, você terá muito menos conteúdo para triar e, consequentemente gastará muito menos tempo no processo.

Você acumula coisas com frequência no seu inbox? Já teve medo de enfrentar o monstro do inbox? Responda com honestidade nos comentários: sim ou não?

Pauta criada e editada no Evernote e vídeo editado e publicado usando o WeVideo.
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