Como ter foco e evitar distrações usando o Kanban. | 233

Alguns gerentes de área ou donos de pequenas empresas que me procuram, dizem que tentaram implementar alguns métodos e técnicas de gestão de tarefas na empresa e que não está funcionado. Os anos de experiência me dizem que dificilmente vai funcionar por um motivo simples.

O gestor tem a lista dele de tarefas que distribuiu para as demais pessoas e cada pessoa controla (se é que controla!) as tarefas a sua maneira. E mesmo usando um sistema como o Todoist Business, todos continuarão lidando com tarefas e não com uma visão ampla dos processos.

Conseguir ter foco já é uma tarefa difícil, mas pode ser ainda mais complicado em um ambiente em que seu chefe e os colegas de trabalho ficam o tempo todo interrompendo suas atividades com perguntas simples, porém, frequentes a respeito do andamento de algumas tarefas importantes para algum projeto.

O que faço nas empresas é montar um quadro Kanban que permita uma visão do todo, para que o gestor acompanhe o andar dos macro-processos, e ao mesmo tempo uma visão específica para que cada um acompanhe suas próprias tarefas.

Dessa forma cada um sabe o que tem que ser feito, todos acompanham o que os outros estão fazendo e o chefe tem uma visão global do processo. Além disso, cada cartão contem informações e toda comunicação relacionada àquele tópico.

Portanto, é muito simples entender o macro e o micro, sem a necessidade de ficar mandando emails, WhatsApp ou ir até a mesa do outro perguntar algo.

Inclusive encorajo mesmo as empresas em que todos ficam juntos em uma salinha a usarem o sistema de comunicação dentro dos cartões do Trello.

Dessa forma, um não interrompe o outro e fica tudo documentado para uma consulta futura. A propósito, adoro o Trello por uma série de razões, mas o Planner da Microsoft, o Asana e tantos outros vão funcionar muito bem.

O segredo é ter um Quadro que funcione tanto para o macro, quanto para o micro e que seja possível realizar toda comunicação para criar e guardar um histórico do progresso.

Apesar das inúmeras dicas que vejo publicadas online, infelizmente você não conseguirá eliminar as interrupções sozinho porque elas são, em muitos casos, fruto da falta de um sistema, de um processo que permita a todos saberem em que estágio as coisas estão.

Foram vários os relatos de clientes meus dizendo que diminuíram absurdamente as reuniões inúteis e as interrupções frequentes para saber de coisas básicas.

Portanto, a solução tem que ser algo que englobe mais pessoas da equipe. Dê uma olhada nos meus outros vídeos a respeito de Kanban e mostre para o chefe e colegas de trabalho para que, juntos vocês tentem montar um sistema que acabará com grande parte das interrupções.