Kanban no Evernote (gestão de tarefas e projetos). | Ep. 224.

No primeiro vídeo a respeito de Kanban falei sobre o livro Personal Kanban. O autor adaptou o Kanban para ser usado individualmente e gostei muito da ideia. Mas como sou um apaixonado por determinados conceitos do Scrum, adaptei a adaptação dele e é sobre isso que vou conversar no vídeo de hoje.

No meu Evernote tenho basicamente 4 posições relacionadas a coleta e execução de atividades e uma posição que funciona como arquivo e que na verdade está dividida em diversos cadernos do meu Evernote. A propósito, no meu caso, as posições do Kanban são em realidade os Cadernos do Evernote. Chamo de posição porque as atividades ficam estacionadas ali até mudarem para a próxima etapa.

A posição de coleta é chamada de Backlog e inspirada no conceito com mesmo nome no Scrum. Lá junto ideias que me vem a cabeça, atividades que quero realizar em breve ou no futuro, sonhos etc. O Personal Kanban também prega uma caixa de entrada. Alias, todo método, desde o início dos tempos, prega esse conceito de caixa de entrada. É uma ideia muito antiga e extremamente valiosa.

No Scrum a priorização do que será executado é definida com base no valor de cada atividade. É assim que defino também o que farei. Não defino por tempo gasto porque sou apenas um e tanto faz começar pela tarefa mais curta ou mais longa. No final, o tempo total de execução será o mesmo. Portanto, o que me importa é terminar (entregar) primeiro o que tem mais valor.

O Personal Kanban sugere uma lista depois do backlog chamada "Preparado". A palavra em inglês é "ready", ou seja, que está pronto para ser executado (preparado). Pessoalmente acho que etapas demais complicam as coisas. Portanto, no meu caso, uso apenas o Backlog, mas o o interessante do Kanban é justamente o fato de poder ser adaptado a cada realidade. Portanto utilize quantas etapas forem necessárias para você.

Essas são as posições de coleta e preparo. Agora entramos nas posições e execução. O que levo manualmente para ser executado vai para a posição WIP (Work in Progress) ou, em bom português, "Trabalho em Progresso".

O WIP em realidade é uma medida para ser usada nas etapas do Kanban. É aquela quantidade passível de ser executada em um determinado tempo. Ou seja, você tem que experimentar e descobrir quanto tempo leva nas suas atividades para definir um WIP para cada etapa (posição) do seu quadro Kanban, No meu caso defini uma uma posição que chamo de WIP e para lá movo o que escolhi executar no dia.

Depois de concluída aquela atividade, as minhas notas são movidas para a posição de arquivo, que é representada por diversos cadernos do meu Evernote.

Existe também uma outra posição de execução que é para onde vão todas as atividades geradas automaticamente. Essa posição chamo de Ação Necessária e o Zapier quem leva para lá as minhas contas a pagar, contatos que recebo de clientes, mensagem que chegam nos meus cursos online. Enfim, tudo que exige uma resposta minha.

E finalmente há uma lista para follow-up. Algumas pessoas usam o termo "Bloqueado" ou "Aguardando". Prefiro usar "Follow-Up" porque a expressão remete a algo que precisa ter continuidade.

Minha rotina segue o seguinte caminho: abro o caderno Follow-Up e vejo se há alguma coisa que precisa ser realizada hoje. Para as atividades lá dentro uso os Lembretes do Evernote e isso facilita a visualização do que tenho que realizar hoje. E se percebo algo de outro dia que pode ser feito, executo também.

Depois parto para Ação Necessária. Normalmente ali dentro estão as coisas que preciso fazer com agilidade. Contas e outras ações que chegam automaticamente para serem executadas em breve. Se for o caso, posso também organizar com Lembretes, mas normalmente o que faço e simplesmente executar as tarefas dali.

Depois vou ao WIP executar as tarefas do dia. E ao final do dia vou ao Backlog em busca de inspiração ou para organizar o que será trabalhado no dia seguinte.

Não gosto de muitas etapas ou separações porque sinto que fica burocrático demais e acaba me demandando mais tempo de organização das tarefas em lugar de estar trabalhando. Nem mesmo separo o que é pessoal de profissional, mas isso é assunto para um outro vídeo.

E você, como organiza seu trabalho? Por favor, deixe seu comentário e compartilhe este conteúdo com os amigos

 

Trello para estudar (um brainstorm). | Ep. 220.

Há alguns dias o Weligton Oliveira perguntou lá no nosso grupo de discussão o seguinte: Ola, alguém utiliza o Trello para os estudos? Alguém tem alguma dica de como organizar o fluxo para os estudos na faculdade?

Nunca usei algo assim porque sou velho. Na minha época eu tinha um Apple II que funcionava como um espaço para organizar as ideias que eu anotava durante as aulas. Ele me acompanhou por muitos anos, mas só na minha pós-graduação é que consegui usar computadores na sala de aula.

Na pós, usei muito o Evernote em um iPad de primeira geração. Aliás, foi uma época em que usei muito o tablet como companheiro do computador. Mas nunca usei o Trello para estudar e nunca nenhum cliente meu precisou de algo assim tão específico. Mas abracei o "desafio" do Welington e sugeri o seguinte:

Que tal montar um quadro com listas de segunda a domingo. Coloque os cartões com as matérias dos respectivos dias para ter as aulas organizadas de forma visual. Pode até usar etiquetas para diferenciar estes cartões dos demais.

Agora use as mesmas listas com cartões que representam as atividades que precisa realizar: estudos, trabalhos, provas etc. Coloque cada uma no dia da semana que pretende realizar e use um alarme para a respectiva data (do mês).

Ou vá priorizando, subindo ou descendo as atividades na lista. E claro, você pode ligar cartões ao Google Docs (ou Drive) ou Evernote para anotações ou trabalhos em equipe.

Completei a explicação no grupo com a seguinte frase "Acho que acabo de criar um roteiro para um vídeo". E aqui estamos. Mas este é um vídeo diferente dos meus habituais. Não existe uma pauta elaborada ou uma conclusão.

É um bate-papo e o meu objetivo dessa vez foi lançar uma série de ideias e ouvir sua opinião. Gostaria de saber de você se faz sentido tudo isso que pensei e sugeri para Weligton.

O que você achou das minhas ideias? Acha que faz sentido? Usaria algo assim na faculdade? Por favor, deixe sua opinião e sugestões. E se achou interessante, use os botões abaixo e compartilhe o vídeo com os amigos. E claro, também gostaria de saber se você faz algum uso diferente da tecnologia na sala de aula.

 

MacBook Air ou Chromebook? (opinião). | Ep. 219.

Depois que publiquei meu último vídeo explicando alguns detalhes a respeito dos Chromebooks, recebi diversas perguntas. Aqui vão alguns exemplos:

Ainda não entendi porque devo trocar meu Windows por um Chromebook. Se você tem um Mac, porque fica usando um Chromebook? Para produtividade (pacote Office 365 com muito Excel), edição de alguns PDFs, abertura de arquivos em DWG/Autocad, qual é melhor um Chromebook?

Além das diversas perguntas, algo triste aconteceu entre aquele vídeo e este. O SSD do meu MacBook morreu pela segunda vez em três anos. Acredito que é algo vinculado a grande quantidade de vídeos que estou constantemente editando, mas o fato é que não tenho mais acesso ao MacBook e resolvi aproveitar a situação para realizar alguns testes mais elaborados com o Chromebook.

No vídeo de hoje respondo parte das dúvidas que chegaram e compartilho meu plano para trabalhar com o Chromebook no lugar do MacBook Air.

Comecei a usar o Chromebook por pura curiosidade e confesso estar bastante impressionado com o progresso do sistema. Em 2015 alguns modelos começaram a permitir a instalação de aplicativos Android e agora iniciaram as primeiras experiências com o instalação de aplicativos Linux. E apesar da sofisticação que vem sendo trazida para o sistema, o uso do equipamento continua muito simples.

Os motivos que me fazem gostar dos Chromebooks são vários. Os equipamentos são relativamente baratos (infelizmente não no Brasil); o funcionamento do sistema como um todo é muito rápido e eficiente; a integração com os serviços do Google é muito boa; é muito fácil migrar de um Chromebook para o outro; não há vírus conhecido; etc.

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Há inúmeras vantagens, mas é preciso ser honesto. Nos casos em que o trabalho é mais elaborado, a produtividade pode sair prejudicada. Tenho conseguido editar os vídeos usando o WeVideo, mas dependendo do nível de sofisticação que você procura, o aplicativo não lhe atenderá. Já a edição das imagens tenho feito com o PixelLab, que é um aplicativo muito bom para Android, mas tem suas limitações.

O Trello sempre usei online e não será um problema. O mesmo vale para todos os demais serviços do Google que uso. Trabalho com Gmail, Google Docs, Google Planilha, Google Slides etc. e certamente não terei nenhum problema no Chromebook. Meu maior desafio será o Evernote.

A nova versão web é basante promissora, mas ainda está incompleta. Meu plano é intercalar entre a versão online e o App Evernote para Android que está cada vez melhor e funciona muito bem no Chromebook.

E você, já pensou em usar um Chromebook? Qual seria a maior limitação no seu caso? Por favor, deixe seu comentário. E se já usa um Chromebook, gostaria de conhecer sua opinião a respeito do equipamento e aplicativos.