Kanban: primeiros passos (introdução). | Ep. 209.

Em minha opinião a beleza do Kanban é que ele funciona de forma natural. Parece com um fluxo normal das nossas vidas.

Não há necessidade de pagar cursos caros ou aprender terminologias rebuscadas que às vezes me parecem ter sido inventadas para complicar o simples.

Também não precisará usar métodos que causam desconforto e acabam trazendo a sensação de que estamos perdendo mais tempo estudando, aprendendo e organizando do que fazendo.

Este é o primeiro vídeo de uma série a respeito do Kanban e caminharemos juntos neste aprendizado. Portanto, fica o convite: assine meu Canal no YouTube para acompanhar os demais vídeos e ensinamentos.

O Kanban foi criado na Toyota pelo engenheiro Taiichi Ohno com o objetivo de aprimorar os processos de manufatura da empresa. Mas é importante deixar claro que o Kanban é parte do Sistema de Produção da Toyota, ou TPS (Toyota Production System), desenvolvido entre as décadas de 50 e 70.

Um dos objetivos desse sistema era limitar a produção em excesso, por isso você pode também já ter ouvido a expressão "Just-In-Time", ligada a Toyota e a produção de seus carros. Outra expressão muito comum e o "Work In Progress" (trabalho em andamento/progresso), que aparece diversas vezes na forma da sigla “WIP” e é também muito mencionada no livro Personal Kanban.

Controlando o trabalho ou fornecimento de peças no caso da Toyota numa das pontas, era possível regular a saída na outra extremidade. Ou seja, uma redução ou aumento na procura por um carro pode ser facilmente regulada ao longo do fluxo Kanban.

Na prática, a demanda por um carro vai passando sinais por todo fluxo do final para o começo. Grosso modo, seria algo assim: os carros estão sendo comprados mais rapidamente, portanto, é preciso produzir mais. Para produzir mais, será preciso mais peças e assim por diante.

A inspiração de Taiichi Ohno veio das prateleiras de um supermercado. Um consumidor pega um produto, o espaço fica vago na prateleira, que é posteriormente completado por um funcionário do supermercado. Percebe que é algo natural? O espaço está vazio. Não há segredo. O funcionário olha e coloca um novo produto.

Esse fluxo Kanban é normalmente representado por cartões passando de uma lista para outra. O nome Kanban inclusive vem dessas sinalizações, dessas mudanças de status. Este é mais ou menos esse o significado da palavra em japonês. Os cartões você já deve ter inclusive visto em muitos vídeos online ou artigos representados por Post-its. Mas normalmente usam apenas 3 etapas: FAZER; FAZENDO e FEITO.

Muito cuidado! Isso é uma simplificação excessiva. O Kanban é o acompanhamento do processo como um todo. FAZER, FAZENDO e FEITO é o mesmo que ter uma lista de tarefas com itens a a fazer e itens marcados como concluídos. O Kanban vai muito além disso.

Um quadro Kanban precisa representar a realidade. Por exemplo, com muitos elementos no início do fluxo não se movendo, fica evidente que há algo errado ali. O mesmo vale para qualquer parte do fluxo. Um simples olhar e verá que algo está errado ou acumulando. Falaremos mais sobre isso nos próximos vídeos desta série.

Você já já conhecia o Kanban? Por favor, deixe nos comentários uma resposta simples: sim ou não. Assim posso preparar melhor os próximos vídeos. Mas se você já usa e sei que alguns dos assinantes aqui do Canal usam, por favor, deixar sua experiência registrada para ajudar outras pessoas. É novo aqui? Primeiro vídeo? Assine o Canal e acompanhe minhas várias dicas por semana a respeito de Organização Inteligente e Trabalho Eficiente.

 

Google Keep ou Evernote? Estamos entendendo tudo errado? | Ep. 208.

Evidentemente não existe o tal certo e errado. Cada um de nós pode explorar e usar aplicativos como bem entendermos, mas desde que comecei a testar o novo Gmail e suas integrações, comecei a me perguntar se não estaríamos entendendo o Google Keep de forma diferente do que é sua proposta.

É natural a comparação com o Evernote ou OneDrive. Eu mesmo converso sobre o aplicativo desta forma. Mas e se o objetivo dele for, em realidade, funcionar como um apoio, sendo apenas como um bloquinho de anotações rápidas que está sempre à mão? Aqueles que se usava sempre no bolso da camisa ou na bolsa.

Para experimentar esta tese, resolvi usar ele dessa forma por algum tempo, inclusive substituindo algumas coisas que faço no Evernote e este é o tema do vídeo de hoje.

Para testar minha teoria, transferi temporariamente para o Keep meu fluxo de criação e publicação do Newsletter e dos vídeos aqui do Canal. A propósito, se ainda não assina a newsletter, recomendo que visite, vladcampos.com/cadastro. Além de baixar gratuitamente dois eBooks, você receberá dicas exclusivas por email.

A recente integração do Keep com o Gmail me fez pensar em como o Keep está cada vez mais parecido com um bloquinho de notas que funciona como um suporte para conteúdo mais elaborado.

Digamos que você estava conversando com um cliente ou amigo a respeito de algum projeto e anotou alguns parágrafos no Keep. Em um segundo momento foi até o Google Docs para escrever um documento mais sofisticado. Ou foi ao Gmail para enviar um email para outra pessoa ou mesmo responder seu cliente ou parceiro. Enfim, foi tomar uma ação relacionada àquelas anotações. Basta abrir o painel lateral com as notas do Keep e lá estará no topo suas anotações.

+ Google Keep: tutorial completo.

Por exemplo, anotei todo conteúdo dessa pauta em uma nota do Keep. Trabalhei nela em diversas lugares e equipamentos diferentes. Sim, podemos fazer isso no Evernote ou OneNote, mas no momento de montar a pauta detalhada, que também é transformada no post para blog, só precisei criar um novo documento no Google Docs, abrir o painel do Keep e arrastar o conteúdo do Keep para lá.

No meu Evernote tenho uma nota que funciona como template para as minhas pautas e sempre duplico ela quando começo a trabalhar em um novo tema. Eu poderia fazer algo similar no Google Docs, mas como uso o G Suite posso criar meus próprios Templates de documentos e foi isso que fiz.

Assim tudo fica mais fácil. Basta criar um novo documento a partir do Template e depois abrir a janela lateral do Google Keep para arrastar o texto de lá para dentro da nova pauta.

E o mesmo raciocínio vale para o Slides e o Gmail. Por exemplo, você pode criar uma nota no Keep com informações que usa com frequência e fixar ela no topo. Quando estiver compondo um email e precisar daquela informação, basta abrir a janela lateral do Keep e lá estará.

+ G Suite: o que é e para que serve.

Você acha que faz sentido essa minha forma de pensar a respeito do Keep? Muita gente reclama comigo que faltam recursos nele, mas agora fico pensando se isso não é proposital. Será que o objetivo do Keep não é exatamente a simplicidade para que possa funcionar como um bloquinho de notas companheiro de outros serviços do Google? Por favor, deixe sua opinião nos comentários. E se você acha que esse conteúdo pode ser útil para um amigo, por favor, compartilhe.

 

Evernote: CRM + Material de Referência (gestão de clientes). | Ep. 207.

Na videoaula de hoje compartilho com você a combinação de duas dicas. Foi algo que recentemente recomendei para um dos meus clientes e que pode ser útil para você também.

O plano é combinar o uso de etiquetas do Evernote com a ideia do Caderno para CRM e o recurso de criação de Índice de Notas usado para coleta e criação de Material de Referência. Parece confuso? Não se apavore, está tudo descrito abaixo e também detalhado na videoaula.

A ideia surgiu quando eu auxiliava um escritório de Arquitetura. Eles já tinham o hábito de usar o Web Clipper para coletar online imagens de fachadas, entradas e outros elementos de casas que funciona como uma espécie de catálogo para ajudar clientes a visualizarem exemplos.

O primeiro passo foi separar estes elemento coletados por etiquetas. Desta forma quando o foco é a discussão da fachada, basta filtrar por fachada e mostrar todas elas para o cliente. A propósito é uma excelente oportunidade para usar o Modo de Apresentação.

+ Como criar uma apresentação de slides com Evernote.
+ Videoaulas a respeito do Web Clipper.
+ Evernote: Etiquetas ou Cadernos?

A medida que o cliente vai se interessando por este ou aquele exemplo, basta incluir na nota uma nova Etiqueta com o nome do cliente. Desta forma será possível filtrar todas as referências daquele cliente quando chegar a hora de trabalhar no projeto.

Concluído os trabalho, minha sugestão foi apagar a etiqueta com o nome do cliente para que isto não gere um enorme acúmulo de etiquetas no futuro. Mas antes de fazer isso é importante separar e guardar as referências escolhidas pelo cliente.

Cada nota do Evernote tem um link interno que aponta para ela. Portanto, basta filtrar todas as notas daquele cliente, selecionar todas elas, usar a combinação ctrl + c (Windows) ou cmd + c (Mac) e depois colar em um ponto específico da nota de CRM.

O Evernote criará um link para cada uma das notas com o respectivo título. E mesmo que não use o Evernote para o seu CRM, é possível também incluir estes links no Trello ou outro aplicativo.

O que você achou desta combinação de dicas? Conhece alguém que é gerente ou proprietário de uma pequena empresa e que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você tem algo a acrescentar, por favor deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.