Kanban no Evernote (gestão de tarefas e projetos). | Ep. 224.

No primeiro vídeo a respeito de Kanban falei sobre o livro Personal Kanban. O autor adaptou o Kanban para ser usado individualmente e gostei muito da ideia. Mas como sou um apaixonado por determinados conceitos do Scrum, adaptei a adaptação dele e é sobre isso que vou conversar no vídeo de hoje.

No meu Evernote tenho basicamente 4 posições relacionadas a coleta e execução de atividades e uma posição que funciona como arquivo e que na verdade está dividida em diversos cadernos do meu Evernote. A propósito, no meu caso, as posições do Kanban são em realidade os Cadernos do Evernote. Chamo de posição porque as atividades ficam estacionadas ali até mudarem para a próxima etapa.

A posição de coleta é chamada de Backlog e inspirada no conceito com mesmo nome no Scrum. Lá junto ideias que me vem a cabeça, atividades que quero realizar em breve ou no futuro, sonhos etc. O Personal Kanban também prega uma caixa de entrada. Alias, todo método, desde o início dos tempos, prega esse conceito de caixa de entrada. É uma ideia muito antiga e extremamente valiosa.

No Scrum a priorização do que será executado é definida com base no valor de cada atividade. É assim que defino também o que farei. Não defino por tempo gasto porque sou apenas um e tanto faz começar pela tarefa mais curta ou mais longa. No final, o tempo total de execução será o mesmo. Portanto, o que me importa é terminar (entregar) primeiro o que tem mais valor.

O Personal Kanban sugere uma lista depois do backlog chamada "Preparado". A palavra em inglês é "ready", ou seja, que está pronto para ser executado (preparado). Pessoalmente acho que etapas demais complicam as coisas. Portanto, no meu caso, uso apenas o Backlog, mas o o interessante do Kanban é justamente o fato de poder ser adaptado a cada realidade. Portanto utilize quantas etapas forem necessárias para você.

Essas são as posições de coleta e preparo. Agora entramos nas posições e execução. O que levo manualmente para ser executado vai para a posição WIP (Work in Progress) ou, em bom português, "Trabalho em Progresso".

O WIP em realidade é uma medida para ser usada nas etapas do Kanban. É aquela quantidade passível de ser executada em um determinado tempo. Ou seja, você tem que experimentar e descobrir quanto tempo leva nas suas atividades para definir um WIP para cada etapa (posição) do seu quadro Kanban, No meu caso defini uma uma posição que chamo de WIP e para lá movo o que escolhi executar no dia.

Depois de concluída aquela atividade, as minhas notas são movidas para a posição de arquivo, que é representada por diversos cadernos do meu Evernote.

Existe também uma outra posição de execução que é para onde vão todas as atividades geradas automaticamente. Essa posição chamo de Ação Necessária e o Zapier quem leva para lá as minhas contas a pagar, contatos que recebo de clientes, mensagem que chegam nos meus cursos online. Enfim, tudo que exige uma resposta minha.

E finalmente há uma lista para follow-up. Algumas pessoas usam o termo "Bloqueado" ou "Aguardando". Prefiro usar "Follow-Up" porque a expressão remete a algo que precisa ter continuidade.

Minha rotina segue o seguinte caminho: abro o caderno Follow-Up e vejo se há alguma coisa que precisa ser realizada hoje. Para as atividades lá dentro uso os Lembretes do Evernote e isso facilita a visualização do que tenho que realizar hoje. E se percebo algo de outro dia que pode ser feito, executo também.

Depois parto para Ação Necessária. Normalmente ali dentro estão as coisas que preciso fazer com agilidade. Contas e outras ações que chegam automaticamente para serem executadas em breve. Se for o caso, posso também organizar com Lembretes, mas normalmente o que faço e simplesmente executar as tarefas dali.

Depois vou ao WIP executar as tarefas do dia. E ao final do dia vou ao Backlog em busca de inspiração ou para organizar o que será trabalhado no dia seguinte.

Não gosto de muitas etapas ou separações porque sinto que fica burocrático demais e acaba me demandando mais tempo de organização das tarefas em lugar de estar trabalhando. Nem mesmo separo o que é pessoal de profissional, mas isso é assunto para um outro vídeo.

E você, como organiza seu trabalho? Por favor, deixe seu comentário e compartilhe este conteúdo com os amigos

 

Evernote: não cometa os erros que eu cometi. | Ep. 223.

Recentemente a empresa Evernote completou 10 anos de vida, o que significa que em breve eu completarei 10 anos de uso deste incrível aplicativo.

Quero aproveitar a oportunidade para compartilhar com você um pouco da minha história pré-Evernote e como o aplicativo me ajudou a resolver alguns problemas de organização e acesso a informação.

Sou de uma era pré-computador pessoal. Nasci em 1973 e apesar de já existirem computadores, tudo era muito caro, inclusive na década de 90, quando essas máquinas passaram a fazer parte da minha vida.

Sempre gostei de pesquisar e estudar e usei papel e arquivos físicos por muitos anos. Depois migrei para um misto de papel e referências em planilhas de cálculo. Anotava o nome do artigo ou documento em uma coluna e ao lado uma referência de onde ele estava fisicamente guardado. E finalmente incluía uma série de palavras-chave.

Quando precisava encontrar algum material, bastava realizar uma busca dentro da planilha para chegar ao nome do artigo e onde encontrá-lo no arquivo físico. Funcionava bem, mas algumas limitações me levaram a estudar bancos de dados. Infelizmente nem uma coisa nem outra atendia meus objetivos por completo, principalmente por conta da escolha das palavras-chave. Definir as erradas significava não encontrar o artigo.

Meu desejo era ter algo mais flexível. Algo que eu pudesse alimentar de forma menos estruturada. Queria o Evernote saber que um dia ele existiria.

Uma vantagem do Evernote é que você pode guardar conteúdos sem muita preocupação com relacionamento entre eles. O aplicativo fará isso por você. Porém, se preferir, é possível organizar tudo.

Por outro lado, algo que não vai conseguir é levar para lá uma estrutura tradicional de pastas aninhadas porque o Evernote tem basicamente três níveis de organização: nota, cadernos e etiquetas. Portanto, é preciso mudar a forma de pensar e se deixar levar pelo aplicativo.

Por exemplo, uma vez que a nota é um local muito rico em termos de possibilidade, minha sugestão é que você explore ao máximo esse potencial.

Olhe com atenção e perceberá que vários conteúdos de um sistema de pastas podem ser organizados em uma única nota do Evernote.

Outra dica é não criar estruturas de pastas e etiquetas só porque você acha que elas são interessantes. Minha sugestão é que vá criando a medida que estiver usando. Assim será mais fácil identificar qual a melhor forma de organizar.

No vídeo de hoje exploro em mais detalhes os elementos e formas de organização. Por favor, assista e se achar interessante, compartilhe com um amigo que esteja tendo dificuldades com o Evernote. E se você tem alguma outra dica ou sugestão, deixe um comentário.

 

Etiquetas no novo (2018) Evernote para web. | Ep. 222.

Venho acompanhando a nova versão web do Evernote desde que estava em beta. No começo não era possível nem mesmo acessar minha relação de etiquetas, mas o serviço vem melhorando todo santo dia.

Há algumas semanas, quando publiquei um vídeo a respeito das minhas primeiras impressões, prometi que continuaria compartilhando minhas experiências e aqui estamos. O objetivo deste vídeo é focar no uso das etiquetas.

De um modo geral, tem sido uma experiência interessante entrar diariamente na versão web e encontrar um novo menu ou algo que não estava lá no dia anterior. Além disso, frequentemente uso o botão "Send Feedback" para reportar algum problema ou enviar uma sugestão. Posso afirmar que estou 100% engajado no processo de reconstrução da versão web e estou adorando.

O lado positivo da tragédia com meu MacBook Air é que tenho acompanhado ainda mais de perto as novidades já que a versão web do Evernote é a que passei a usar a maior parte do tempo no meu Chromebook.

A nova versão web começou mal. Conforme mencionado, não havia nem mesmo como acessar as etiquetas. Mas elas chegaram em grande estilo. Não sei qual a sua opinião e gostaria de saber, mas gostei muito da forma como elas aparecem na base de cada nota.

Lá é possível ver, remover e incluir ou criar novas etiquetas. Você pode ainda acessar todas as notas que tenham uma daquelas etiquetas. Basta clicar sobre uma delas e escolher a opção para ver notas com a mesma etiqueta.

Gostei tanto da barra que gostaria de ver algo assim nas próximas atualizações das versões do aplicativo para Mac e Windows.

Mais recentemente incluíram também a opção de filtrar etiquetas via ícone no topo da relação de notas. Infelizmente o comportamento é diferente do que acontece no Mac, onde o click mostra apenas a relação de etiquetas que existem no caderno selecionado.

Na versão web, o Evernote mostra uma relação com todas as etiquetas e assim que terminei de gravar e editar o vídeo, identifiquei um outro problema. Começaram aparecer na relação algumas etiquetas que já eu havia excluído da minha conta. Parece ser um bug apenas na versão web porque não está acontecendo no Android. E evidentemente já reportei o ocorrido. 

Estou muito satisfeito com a evolução da versão web, especialmente neste momento em que preciso usar o Chromebook, mas gostaria de ouvir sua opinião. Você está acompanhando a evolução dessa versão do Evernote? O que está achando? Por favor, deixe seu comentário.