Evernote: CRM + Material de Referência (gestão de clientes). | Ep. 207.

Na videoaula de hoje compartilho com você a combinação de duas dicas. Foi algo que recentemente recomendei para um dos meus clientes e que pode ser útil para você também.

O plano é combinar o uso de etiquetas do Evernote com a ideia do Caderno para CRM e o recurso de criação de Índice de Notas usado para coleta e criação de Material de Referência. Parece confuso? Não se apavore, está tudo descrito abaixo e também detalhado na videoaula.

A ideia surgiu quando eu auxiliava um escritório de Arquitetura. Eles já tinham o hábito de usar o Web Clipper para coletar online imagens de fachadas, entradas e outros elementos de casas que funciona como uma espécie de catálogo para ajudar clientes a visualizarem exemplos.

O primeiro passo foi separar estes elemento coletados por etiquetas. Desta forma quando o foco é a discussão da fachada, basta filtrar por fachada e mostrar todas elas para o cliente. A propósito é uma excelente oportunidade para usar o Modo de Apresentação.

+ Como criar uma apresentação de slides com Evernote.
+ Videoaulas a respeito do Web Clipper.
+ Evernote: Etiquetas ou Cadernos?

A medida que o cliente vai se interessando por este ou aquele exemplo, basta incluir na nota uma nova Etiqueta com o nome do cliente. Desta forma será possível filtrar todas as referências daquele cliente quando chegar a hora de trabalhar no projeto.

Concluído os trabalho, minha sugestão foi apagar a etiqueta com o nome do cliente para que isto não gere um enorme acúmulo de etiquetas no futuro. Mas antes de fazer isso é importante separar e guardar as referências escolhidas pelo cliente.

Cada nota do Evernote tem um link interno que aponta para ela. Portanto, basta filtrar todas as notas daquele cliente, selecionar todas elas, usar a combinação ctrl + c (Windows) ou cmd + c (Mac) e depois colar em um ponto específico da nota de CRM.

O Evernote criará um link para cada uma das notas com o respectivo título. E mesmo que não use o Evernote para o seu CRM, é possível também incluir estes links no Trello ou outro aplicativo.

O que você achou desta combinação de dicas? Conhece alguém que é gerente ou proprietário de uma pequena empresa e que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você tem algo a acrescentar, por favor deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

Novo Trello (2018). Entenda as mudanças.

Recentemente ocorreram algumas mudanças importantes na interface do Trello e em breve meu Curso Online será atualizado. Pretendo apenas esperar um pouco porque mudanças desse tipo normalmente sofrem pequenos ajustes nas semanas que seguem.

En outras palavras, detalhes podem acabar mudando assim que eu terminar de gravar a atualização curso e para evitar retrabalho, decidi esperar um pouco. Enquanto isso, por favor, assista esta minha explicação para que você possa entender as novidades.

Uma das maiores reclamações que escuto dos meus clientes em relação ao Trello é a dificuldade de lidar com informações vindas de muitos Quadros. Não havia uma forma de agrupar isso, mas as coisas mudaram para melhor.

São basicamente duas novas seções. A primeira delas é uma espécie de Timeline que agrupa tudo que vem de todos os seus Quadros e a outra é um aprimoramento no painel de notificações que fica dentro dos Quadros. 

Timeline

Clicar na logo do Trello no topo da tela agora vai te levar para uma página contendo um resumo de todos os seus Quadros. Isso é maravilhoso! Essa tela está dividida em três seções, ou colunas.

No centro você verá cartões agrupados por "Próximo" e "Destaque". Como o próprio nome diz, "Próximo" é o que está com data de conclusão próxima, mas há também as conversas que aguardam uma resposta sua e ações em cartões nos quais você é membro.

O interessante é que você pode tomar ações diretamente nos cartões que aparecem nessa Timeline. Ou seja, se for algo rápido, você pode agir ali mesmo, sem precisar entrar no Quadro.

Já os "Destaques" são assuntos ligados aos Times dos quais você faz parte. Pense nessa área como uma Timeline das ações no Time. E na coluna da esquerda você pode selecionar um Time para ver conteúdo apenas dele. 

E já que estamos na coluna da esquerda, você verá ali mais dois elementos. A palavra "Início", que leva você para esta nova tela do Trello e "Quadros", que mostra todos os seus Quadros como acontecia anteriormente no Trello.

* Trello: como configurar a privacidade (Quadros Público, Privado e Times).

Na coluna da direita você tem atalhos para os Quadros favoritos, os Quadros visualizados recentemente e algumas configurações.

Notificações

Em termos de visual as notificações agora aparecem agrupadas por cartão. Ou seja, todos os assuntos que foram discutidos num cartão enquanto você não estava acessando o Trello agora aprecem de uma só vez.

E da mesma forma como acontece na Timeline, ações podem ser agora tomadas dentro do painel de notificações. Você pode marcar cartões como concluídos, mudar datas de entrega e marcar um ou mais cartões como não lidos.

Um outro detalhe sutil é que na base da janela de notificações você pode também mudar os ajustes de recebimento de email. Se me lembro bem, isso só era possível no painel de configurações. Outra ação interessante é poder filtrar por notificações não lidas ou todas as notificações.

O que você achou desta mudança? Gostaria de ouvir a usa opinião. Conhece alguém que pode precisar de fazer algo assim? Compartilhe este conteúdo usando um dos botões abaixo. E se você faz algo diferente, deixe seus comentários para ajudar outras pessoas.

 

Seu pendrive no Google Drive (dica).

Sou da era do disquete e fiquei muito contente com a popularização dos pendrives porque passei a poder carregar comigo uma enorme quantidade de arquivos para usar em qualquer computador ou mesmo em uma desses locais que imprimem documentos.

A desvantagem é que os pendrives não sincronizam bem com nossos computadores. Ao menos nunca encontrei uma forma eficiente de fazer isso. Além disso há o problema de serem excelentes transmissores de vírus. Para resolver tudo isso, criei um pendrive virtual no meu Google Drive e é sobre isso que conversarei com você no vídeo de hoje.

Evidentemente essa dica vai funcionar em outros sistema de armazenamento online como o Dropbox, portanto, adapte as configurações para sua realidade.

O primeiro elemento que faz com que o sistema seja eficiente é ter o conteúdo dentro do Google Drive (no meu caso). Com seu conteúdo sendo sincronizado com um serviço de armazenamento online você poderá facilmente abrir, editar e mover documentos entre pastas. E este é o segredo do meu pendrive virtual.

+ Experimente o G Suite por 14 (gratuitamente).

Visite http://drive.google.com e crie uma nova pasta com o nome que desejar. Por exemplo "Pendrive". Agora clique com o botão direito do mouse sobre ela e escolha a opção compartilhar. Na nova janela, escolha a opção "Avançado" (canto inferior direito). Agora clique em mudar e escolha "Público na Internet". Na base da janela, mantenha em "Pode apenas visualizar". Você acabou de criar uma pasta que pode ser acessada de qualquer computador conectado à Internet. 

Dica: caso esteja tendo dificuldade para entender os passos, assista o vídeo.

O problema dessa pasta é que o link é gigantesco e complicado demais para ser memorizado. Temos que melhorar isso se quisermos lembrar deste endereço sempre que precisarmos.

Vá até o endereço bitly.com e cole o link da pasta do Google Drive na caixa de texto que aparece logo na página principal. Um link bem menor aparecerá logo abaixo, mas ainda é um link difícil de decorar.

Para resolver de uma vez por todas você precisará criar uma conta gratuita no Bitly e realizar o processo de encurtamento novamente (detalhes na videoaula). Só que dessa vez você conseguirá editar a terminação do endereço para algo que seja mais fácil de memorizar.

Agora vamos juntar todas as peças do quebra-cabeças. Por segurança, sua pasta virtual precisa ficar sempre vazia, afinal, ela é uma pasta pública. A ideia é mover para lá o que você deseja imprimir ou encaminhar para alguém. Você pode fazer isso antes de ir até a loja de impressão, ou usar o App Google Drive no seu celular para mover os arquivos. Depois que terminar de imprimir, devolva os arquivos para as pastas originais.

+ Videoaulas a respeito de serviços Google.

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