Quando comprei meu primeiro Palm Pilot em 1999, o objetivo era organizar a vida, que naquele momento se resumia à minha agenda de compromissos e contatos. Muito tempo se passou, utilizei vários palmtops e smartphones e ao longo dos anos aprendi uma lição importante: organização pessoal é algo extremamente útil.
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Se hoje alguém me pedisse uma dica de por onde começar eu diria:
— Seus contatos!
Para alguns, “gastar” horas organizando a agenda de contatos pode parecer uma enorme perda de tempo. Acredite, não é! O tempo “perdido” será facilmente recuperado em dobro ou triplo sempre que precisar encontrar o nome ou telefone de alguém. Basta lembrar das inúmeras vezes em que ficou vasculhando suas chamadas recentes e antigas mensagens no Gmail a procura de algum contato. Isso sim é uma grande perda de tempo!
O segredo é criar o hábito! É um pouco trabalhoso no começo, mas não impossível. Nosso cérebro é teimoso e preguiçoso, mas é possível sim treiná-lo para mudar de comportamento.
Um passo fundamental é se convencer de que a organização é importante. Se não está convencido, não precisa seguir lendo. Se ainda está lendo, a minha primeira pergunta é:
— Você usa sua agenda?!
A pergunta certa é “usa”, pois todos temos agendas de contatos. Sim, todos! Qualquer celular, por mais simples que seja, permite a inclusão e organização de contatos. O mesmo vale para o Gmail, Hotmail, Outlook, Contacts do Mac e assim por diante. Se não gosta de tecnologia eletrônica, compre uma agenda de papel. Mas tenha e mantenha uma agenda!
Se você nunca organizou seus contatos na vida, essa será uma etapa chata, mas seja forte! Vai ser bom! Recomendo que encare todos, do familiar e pessoal ao profissional, com a mesma seriedade. Vasculhe todos os seus recantos digitais e analógicos e anote todo tipo de informação que você tem de cada pessoa na sua nova agenda. Comece pelo nome e sobrenome. Nada de “filho”, “papai”, “Pedro da academia”, André amigo da pós etc.
As pessoas tem nome e sobrenome e é educado conhecer e trata-las dessa forma. Uma dica, as redes sociais estão repletas de informações. Entre nos contatos das pessoas e colete tudo que ainda não tem das pessoas próximas a você: telefone, e-mail, endereço etc. E deste ponto em diante, sempre anote o maior número de informações quando conhecer alguém.
No caso de contatos profissionais, coloque sempre o nome da empresa onde a pessoa trabalha, pois se esquecer o nome dela poderá fazer uma busca pela empresa. E preencha sempre (SEMPRE!) o campo de endereço profissional. Maior vergonha que esquecer o nome do seu cliente é ter que ligar para pedir o endereço do escritório no qual você já esteve.
E como fazer tudo isso? Não há outra opção, como eu já disse é preciso treinar o cérebro. Sempre que conhecer alguém (ao vivo, por telefone, rede social etc.), pare tudo que está fazendo e anote a maior quantidade de informações possíveis. Mas pare mesmo! Peça desculpas para a pessoa e diga: — um momento, vou apenas anotar seus dados na minha agenda. Você não estará sendo mal educado. Ao contrário, estará passando a impressão de alguém organizado. Mas lembre-se, nome e sobrenome! Não tenha vergonha! Pergunte!
Faça a mesma coisa assim que trocar o primeiro e-mail com aquele novo colega de trabalho ou pessoa de outro setor que está te ajudando em uma tarefa temporária. A mesma regra vale para os colegas da escola, graduação ou pós. Anote tudo imediatamente. Se deixar para depois, não fará. Você sabe disso!
Eu costumo sempre usar o campo de anotação na parte de baixo do contato (quase todos os programas têm esse campo) para escrever algum lembrete se aquela for uma pessoa que eu sei que verei poucas vezes na vida. Normalmente escrevo o nome do projeto ou a circunstância do encontro. Uma única frase é suficiente para ativar sua memória no futuro.
Minha regra básica é sair de uma conversa com ao menos o nome, sobrenome, telefone e e-mail. Com o tempo perceberá que sua agenda ficará mais recheada. Logo passei a anotar também a data de aniversário, nome dos filhos ou outros membros da família e assim por diante. Varia de caso para acaso, mas posso dizer tranqüilamente que hoje eu tenho um verdadeiro CRM do bolso.
Você pode agora estar pensado que varias dessas informações estão no Facebook. Estão sim, mas o Facebook não é sua agenda e nada te garante que ele existirá para sempre. Anote e guarde suas própria informações relevantes!
Mas como organizar a agenda no nosso dia a dia tão agitado e corrido? Repito, com treinamento! Você precisa ensinar seu cérebro que isso é importante. Evidentemente neste primeiro momento você esquecerá de anotar várias vezes. O segredo é se esforçar ao máximo até criar o hábito. Quando esquecer, pare tudo que está fazendo no exato momento em que a lembrança do esquecimento bater à sua porta. Pare tudo e tente resgatar as informações daquele contato e crie uma entrada na sua agenda. Revire o mundo e encontre os dados que deveria ter coletado. Este será o seu castigo! A punição que te fará lembrar da próxima vez.
Você pode também colocar um lembrete na ferramenta ou caderno que utiliza para realizar suas anotações em reuniões. Enfim, encontre um artifício que te faça lembrar e use.
Porém, para que funcione bem, é importante que sua ferramenta seja eficiente e prática. Precisa ser fácil anotar os dados com velocidade, caso contrário você continuará “esquecendo”. E qual a melhor ferramenta? A que for melhor para você! Eu gosto muito do celular pois ele está sempre à mão, mas experimente as opções que têm a disposição, escolha uma e foque nela!
O celular também me permite usar soluções de sincronismo via rede. Utilizo o sistema iCloud da Apple e assim tenho tudo sempre no Mac, iPhone e iPad. Para os adeptos do Android, o Google cumpre a mesma tarefa muito bem. Aliás, os contatos do Gmail podem ser sincronizados com diversos tipos de telefone. Mas se você for do tipo que prefere o papel, use o papel.
Em outubro de 2011 comecei a experimentar o Evernote Hello e continuo bastante satisfeito com o resultado. Há muito tempo adquiri o hábito de sempre anotar os dados das pessoas, mas um novo problema surgiu.
Em algumas situações, quando eu recebia o contato de uma pessoa através de uma outra ou quando anotava os dados de alguém que era “coadjuvante” em uma reunião eu eventualmente esquecia o nome e até mesmo a letra inicial daquela pessoa incluída na minha agenda. Uma vez que o Hello organiza tudo cronologicamente, fica muito mais fácil voltar no tempo e encontrar alguém, mesmo sem sequer lembrar do seu nome.
Mas este é um assunto mais avançado. Comece focando no básico! Comece anotando os dados dos seus contatos! Os antigos e os novos.
Em resumo, pare de ser a pessoa que sempre pergunta para os outros: “— você tem o telefone do fulano?” Isso é extremamente desagradável. Você está tomando tempo da outra pessoa e se apresentando como alguém que nunca anota as coisas. Você é certamente visto como o desorganizado.
Passe a treinar sua mente para se transformar na pessoa que tem o telefone do “fulano”! Lembre-se, a organização pessoal te levará a ganhar tempo e tempo é algo muito valioso que você pode usar tanto para trabalhar mais como para simplesmente curtir a vida!
E quando as pessoas começarem a te pedir contatos, perceberá o quanto você já foi desorganizado um dia.
