Sempre que surge a ideia de um novo livro eu imediatamente crio no meu Evernote um Bloco de Notas com seu título dentro da pilha “Meus Textos”. Essa pilha, como você já deve ter imaginado, abriga também meus artigos em construção e qualquer outra coisa que escrevo para publicação.
Quando o livro deixa de ser uma ideia e começa a ser escrito, ele ganha um espaço na seção de atalhos do Evernote juntamente com outros assuntos e projetos em andamento (vide item 1 na imagem abaixo). Veja na imagem que além do livro, tenho a “Lista de Compras”, as pautas do iTech Hoje e os roteiros da minha próxima viagem (ao Equador).
Voltemos ao trabalho no livro…
O Bloco de Notas de cada livro me acompanhará pelo resto da vida. Em cada um deles guardo tudo. Desde as ideias iniciais, passando por teste de capas, fotos que os leitores me mandam lendo o livro, sugestões de correções e/ou alterações, até os artigos que são publicados sobre ele na mídia. Enfim, é um histórico enorme daquela obra. Mas tudo começa com anotações bem simples em conjunto (até ontem!) com as minhas etiquetas (TAGs) de GTD.
Quando escrevei o “Organizando organizando a vida com o Evernote® eu usava um conjunto de três TAGs e recentemente havia surgido uma nova, a “follow-up”. Não entrarei em detalhes sobre o que eu fazia (até porque está tudo descrito no livro), mas com a chegada do Lembretes mudei completamente meus procedimentos!
O item 2 da foto mostra as duas primeiras Notas do Bloco do livro “Viajando com o Evernote®” que está agora em produção. Como se trata de uma obra interativa, serão vários os vídeos que preciso criar. Já produzi alguns deles, porém ainda há muitos na fila. Iniciei então uma Nota chamada “Vídeos” e uma outra com o nome de “Notas” para as ideias de conteúdo e estrutura do livro que vão surgindo aleatoriamente.
Uma vez que o Bloco de Notas começará a crescer a medida que o livro for ganhando corpo, ativei o Lembretes dessas duas Notas como pode ser visto no item 3 da imagem. Agora essas duas tarefas ficarão sempre no topo da lista deste Bloco de Notas até a conclusão e publicação do livro. Será muito mais fácil ver tanto o que tenho para fazer, quanto incluir novas atividades. E em paralelo, toda nova tarefa que for surgindo ganhará um Lembrete.
Uma curiosidade – Dê uma olhada no item 4 da imagem. São as incríveis Notas relacionadas que o Evernote nos mostra automaticamente. As duas primeiras são antigos roteiros de viagem e a terceira é a Nota da relação de vídeos sobre o Evernote que venho produzindo para meu canal no YouTube. Perfeita a conexão entre Notas, não acha?
Ainda sobre o Lembretes, hoje substitui todas as minhas antigas tarefas baseadas no esquema das TAGs pelo novo recurso. Farei diversos testes de uso no meu dia a dia para um post mais específico no futuro, mas adianto que estou adorando a nova funcionalidade do Evernote. Simples e elegante como tudo que é bom!
Em primeiro lugar cabe um rápido esclarecimento para os que não conhecem o serviço. Trata-se de uma carteira digital. Basta se cadastrar e poderá realizar transações em diversos estabelecimentos virtuais sem precisar digitar o número do seu cartão de crédito. (saiba mais no site oficial)
Eu utilizo o serviço há anos, mesmo antes dele existir oficialmente no Brasil. Porém desde a chegada da empresa por aqui, tenho notado um crescente aumento do número de estabelecimentos que aceitam este meio de pagamento e em paralelo tenho utilizado ele cada vez mais para assuntos relacionados às minhas viagens.
No meu livro Rapa Nui eu conto a história do pagamento da conta do hotel na ilha via PayPal. Mas depois disso já utilizei o serviço inúmeras outras vezes. Por exemplo, no Airbnb, quando das minhas reservas de flats e apartamentos, eu sempre realizo os pagamentos com o PayPal. E mais recentemente andei experimentando o serviço para aquisição de passagens aéreas da Gol e tudo transcorreu sem problemas.
Tenho também lido muito sobre o crescente uso do serviço na Europa, mas por lá nunca cheguei a testar. Enfim, é mais uma opção para quem viaja por conta própria (sem excursão) e deseja ter a disposição mais alternativas para o caso de uma eventual falha, perda ou roubo do principal meio de pagamento.
No dia 09 de maio aconteceu na Fujitsu Brasil o primeiro meetup da Evernote em 2013. Além da Ana Merighe, responsável pelo marketing da Evernote Brasil, estávamos presentes eu e a Bia Kunze, Embaixadores de Viagem e Mobilidade respectivamente.
Na minha fala optei por não realizar uma apresentação tradicional e preferi demonstrar meu uso diretamente no Evernote. O tempo era curto e precisei compactar o que pretendia dizer, mas creio que consegui passar uma visão geral de como usar o Evernote para planejar viagens.
Estávamos usando um microfone, porém em alguns momentos eu me encontrava mais perto e em outros mais longe do computador. Isso acabou interferindo na gravação. Por essa razão há uma constante variação no volume do vídeo.
No caso das perguntas dos presentes, nem sempre foi utilizado um microfone e a gravação na maioria das vezes ficou muito baixa. Por isso eu escrevo em tela cheia no vídeo (no momento de cada pergunta) um resumo do que está sendo questionado.
Por fim, há um tom sonoro ao longo de toda a apresentação. Trata-se do serviço Connect do Evernote Hello. A Ana solicitou que os presentes ativassem o recurso e começou uma sinfonia de troca de contatos que só terminou quando o evento acabou. Foi muito divertido!
Quando comecei minha vida profissional eu acreditava que conseguia lembrar de tudo que era dito e tratado em reuniões. Mas minha mente, mesmo jovem, evidentemente não tinha esse poder e constantemente esquecia das coisas que precisava fazer.
Tive, entretanto, dois mentores muito bons. Um no meu estágio e outro no meu segundo emprego. Aprendi lições valiosas com ambos, pois eles estavam dispostos a ensinar e eu queria aprender. E uma das melhores dicas que recebi na vida foi: “— Compre uma agenda!”. Meu pai há muito já dizia para eu me organizar assim com os deveres de casa, datas das provas etc. Mas que jovem ouve e aplica os bons conselhos dos pais?!
A agenda sugerida pelo chefe foi uma daquelas grandes, quase do tamanho de um caderno, que têm uma página para cada dia e os dois dias do final de semana em uma única página. Não sei se ainda existem. Eu anotava de tudo nela. Tarefas, pequenas pautas de reunião e até compromissos. Aliás, foi o hábito de utilização dessas agendas que me fez comprar o Palm Pilot anos depois.
Se você não teve um bom mentor, obrigue-se a tomar notas em todas as reuniões e ocasiões importantes da sua vida. Hoje utilizo o Evernote para isso, mas o mais importante são as notas em si e o ideal é utilizar a ferramenta que te deixa mas confortável. Vale o papel, é claro!
Por que tomar notas?
A resposta mais óbvia é: para não esquecer do que foi tratado. Mas existem outras razões. Quantas vezes você já saiu de uma reunião com a sensação de que nada se resolveria nos próximos dias? Infelizmente é mais comum do que se imagina. Hoje procuro ser o mais eficiente possível nas minhas reuniões pois considero meu tempo um recurso muito importante. E sei claramente que uma reunião não chegará a lugar algum se vejo que a outra parte não está tomando notas. Nestes casos fico MUITO preocupado! A primeira coisa que vem a minha mente é:
“— É muito provável que eu esteja perdendo meu tempo aqui hoje!”
Uma dica! Se o outro lado não fez o dever de casa anotando, e o cliente vale a pena, tente salvar seu tempo dedicado àquela reunião. No mesmo dia mais tarde escreva um resumo do que foi tratado em pouquíssimos parágrafos, adicione as tarefas da outra parte e envie por e-mail!
Portanto, já temos dois importantes aspectos:
para lembrar
para demonstrar respeito
Mas há um terceiro motivo que me faz anotar as coisas!
Uma conversa ou reunião bem fundamentada e preparada tem começo meio e fim como aquela redação que a professora primária te ensinou a escrever. Na linguagem moderna das reuniões: A Pauta!
É por isso que não gravamos o iTech Hoje sem uma pauta! Se não fizemos a pauta, não há porque fazer com que os ouvintes percam seu tempo ouvindo uma conversa “sem pé nem cabeça”.
Anotar de forma estruturada o que está sendo dito na reunião ou conversa vai te ajudar a entender o que o outro lado está transmitindo e te fará enxergar se há realmente algo com sentido sendo dito. Em outras palavras, ao anotar você conseguirá fazer as perguntas certas para preencher as lacunas do que está faltando.
Por essa razão anotar é muito melhor que pedir os slides do PowerPoint ou tirar uma fotografia do quadro na sala de aula. Você pode até fazer estas duas coisas, mas anote! Vai te manter conectado à reunião e ao fluxo das coisas. Prestar atenção de verdade já é meio caminho andado!
Seguindo essa lógica das três coisas mais importantes, eu divido o corpo da minha anotação da seguinte forma:
local e data
participantes
assuntos tratados
tarefas
Como uso o Evernote sempre, não preencho mais os dois dados do item um. O aplicativo atribui automaticamente à nota a data e a localização geográfica. Portanto, sempre começo os textos com a lista dos participantes incluindo nome e sobrenome. A propósito, não esqueça dessa lição!.
Coloco uma linha divisória e escrevo a palavra “Ata”. Imediatamente pulo algumas linhas e escrevo “Tarefas”. Simples assim! Não complique! Para estabelecer rotinas, o mais simples normalmente é mais eficiente.
Começo a anotar as informações da reunião tentando estruturar o que está sendo dito. Quando surge uma tarefa (de responsabilidade de qualquer dos lados), incluo uma caixa de tarefa e escrevo ao lado a tarefa.
Tudo isso é feito no Evernote, mas é muito simples de fazer em qualquer outro programa ou mesmo no papel. Você pode usar um lado do papel para os três primeiros itens e o verso para as tarefas, por exemplo. Se você gosta de mapas mentais, a lógica é a mesma. Pouco importa como fará suas anotações, desde que consiga entender o que foi tratado e quais são as tarefas de cada parte dali por diante. É claro que algumas tarefas têm data e outros aspectos envolvidos, mas não vamos chegar a este nível de detalhamento neste artigo.
É preciso fazer!
Porém, se estruturar para anotar é apenas uma das partes. As coisas não acontecem sozinhas! Por essa razão eu sugiro usar sempre o mesmo local para anotações. Se optar pelo Evernote, use sempre o software e crie um padrão. Se o papel é sua escolha, anote num mesmo caderno sempre ou separe uma pastas ou fichário para colocar as folhas de um bloco de notas. Descuidar da nota é o mesmo que não ter anotado nada!
Não utilizo papel há muito tempo para reuniões, mas quando eu utilizava, eu simplesmente ia riscando tudo que foi no pós-reunião. Para o próximo encontro eu compilava o que precisava ser retomado e usava o papel riscado para conversar sobre o que foi realizado.
Porém em aulas, palestras e apresentações, ainda prefiro só o papel. Tenho a impressão que fica mais fácil prestar atenção na pessoa que está transmitindo. Com uma pessoa só expondo, as cosias normalmente são mais estruturadas e rápidas. Normalmente!
Divido o papel em duas metades imaginárias. A da esquerda serve para anotações avulsas: dicas de livros, ideias que tive durante a apresentação e coisa não relacionadas ao fluxo que está sendo exposto. No lado direito anoto cronologicamente o que está sendo dito. Em alguns casos há conexões que surgem entre o lado esquerdo e direito que são fisicamente estabelecidas com linhas, setas ou outro ícone que me venha a mente naquele momento. Neste caso anoto no topo do papel a data e local e ao fim do processo tiro uma foto com o scaner do Evernote para iPhone. Tenho me esforçado muito para sempre usar a letra de forma nestes casos, pois dessa forma o conteúdo aparecerá nas buscas do Evernote.
Voltemos ao assunto das reuniões… No Evernote eu marco a nota com a tag “fazer” (para saber mais, vide meu livro) e assim posso acompanhar diariamente minhas atividades. Na reunião seguinte abro uma nova nota e repasso o que foi feito através das anotações da antiga nota.
Resumindo
Escolha a melhor forma de tomar nota, pois anotações em reuniões são extremamente importantes para estruturar as ideias, lembrar do que precisa ser feito depois e para demonstrar respeito. Mas lembre-se, é preciso fazer! E se você não anota, fazer é muito mais difícil.
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Episódio 130 do meu antigo podcast gravado com Rodrigo Henriques sobre Mapas Mentais em abril de 2010. Atualmente Rodrigo trabalha na Dif3rente. Ainda sobre este tema, sugiro os avançados conhecimento de Lis Kimura. E é claro, recomendo também meu livro “Organizando a vida com o Evernote”.
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